العمل عن بعد آخذ في الارتفاع بنسبة 16٪ من الشركات في الولايات المتحدة التي توظف فرقًا عن بُعد حصريًا. ولسبب جيد.
العمال عن بعد أكثر سعادة وإنتاجية من زملائهم في العمل الذين يؤدون نفس المهام في موقع المكتب. ومع ذلك ، ليس هناك شك في ذلك لدى الفرق البعيدة مجموعة تحديات فريدة خاصة بها – خاصة وأنك تدير فرقًا تعمل خارج جدرانك المادية.
يعد تخطيط الوصول وإدارته عملية معقدة تتطلب العديد من الأقسام والتقنيات المختلفة للعمل معًا.
لكن لا تأكل. في هذا المنشور ، نشارك ست نصائح لمساعدتك في تنفيذ نظام إدارة وتخطيط وصول ناجح للفرق البعيدة.
دعنا نتعمق.
يعد إنشاء خطة لتخطيط وإدارة الوصول جزءًا أساسيًا من حماية البيانات الحساسة داخل مؤسستك لأنها:
إذا وقعت البيانات الحساسة في أيدي مستخدم غير مصرح له ، فقد يتسبب ذلك في إلحاق ضرر جسيم بسمعة مؤسستك. ومن الصعب إعادة بناء السمعة.
يجب أن يبدأ تخطيط الوصول الخاص بك بعملية الإعداد واتباع دورة حياة الموظف حتى النهاية. يجب أن تغطي تسلسلات دورة الحياة الستة هذه:
تساعد الإستراتيجية المكونة من ست خطوات على تجنب أي معلومات حساسة من الانزلاق عبر الثغرات ، مع واحدة من أهم الخطوات التي تقع في إزالة الوصول الفوري عندما يغادر عامل عن بعد الشركة.
عند إدارة الفرق البعيدة ، قد يكون ضمان وصول موظفيك إلى الموارد المناسبة أمرًا صعبًا. لهذا السبب تحتاج إلى استثمار الوقت في تخطيط وإدارة الوصول.
يتضمن تخطيط الوصول إنشاء خطة لكيفية وصول موظفيك إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم. يتضمن هذا التخطيط كل شيء بدءًا من الدخول إلى حسابات البريد الإلكتروني والتتبع إمكانية تسليم البريد الإلكتروني لكيفية وصولهم إلى موقع الإنترانت الخاص بشركتك أو النظام الأساسي للبرامج المستندة إلى مجموعة النظراء.
تتعلق إدارة الوصول بعد ذلك بضمان اتباع هذه الخطط ، والتي تتضمن أشياء مثل التأكد من تأمين كلمات المرور بشكل كافٍ وأن الموظفين يستخدمون المصادقة ذات العاملين عند توفرها. أو يمكنك استخدام أدوات إدارة الهوية والوصول (IAM) لتزويد الموظفين بمستويات وصول مناسبة وإنهاء الحاجة إلى عمليات الموافقة اليدوية.
لا يعني وجود فريق بعيد أنه يمكنك الاعتماد فقط على التكنولوجيا لتحريرك من القيود المادية. في بعض الأحيان يكون من الضروري تسليم المستندات المادية التي تحتوي على معلومات حساسة لأعضاء الفريق أو العملاء الآخرين. في هذه الحالات ، تعد الشراكة مع شركة تقدم خدمات بريد سريع آمنة هي السبيل للذهاب.
المفتاح هو العثور على الأدوات التي تبسط سير العمل دون المساومة على تكامل البيانات.
قم بمراجعة سياسات الوصول بانتظام (على سبيل المثال ، كل ثلاثة أشهر أو سنويًا) أو عندما يكون هناك تغيير في التكنولوجيا أو الظروف التي قد تؤثر على فعالية سياساتك الحالية. على سبيل المثال ، عندما ينضم عضو جديد إلى مؤسستك.
قد يكون من الصعب مشاركة سياسات الوصول مع الموظفين عن بُعد عندما لا يكون لديك اجتماع شخصي أو توجيه كامل. هذا ما يجعل الفيديو خيارًا ممتازًا لتوجيه الفرق البعيدة.
إذا لم تكن معتادًا على تحرير الفيديو ، فإن Quicktools بواسطة Picsart لديه ميزة تحرير بسيطة وسهلة الاستخدام يمكن أن تساعدك في إنشاء فيديو تعليمي لمشاركته مع فرقك. وافترض أنك تريد تضمين معلومات إضافية في مقاطع الفيديو الخاصة بك لكل موظف جديد. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل منشئ إعادة الصياغة لإضافة رسالة مخصصة لكل موظف أثناء انضمامه إلى فريقه المناسب.
بالطبع ، يختلف وصول المستخدم لكل عضو في الفريق داخل مؤسستك. تتيح لك هذه الأدوات إنشاء مقطع فيديو مخصص لإضفاء السرعة على الموظفين الجدد وإدماجهم بسلاسة في فريقهم دون تأخير كبير.
تأكد من أن خطة الوصول الخاصة بك تتوافق بشكل جيد مع أمان بياناتكوأهداف الخصوصية والامتثال. تتضمن هذه العملية فهم المعلومات التي يحتاجها المستخدمون وكيف يريدون استهلاكها.
على سبيل المثال ، يعتمد تخطيط الوصول وإدارته على كيفية تخزين بيانات شركتك. هل لديك مركز بيانات خاص بك ، أو هل تستخدم ملف مركز بيانات الموقع المشترك؟ كيف تبدو إدارة البنية التحتية لمركز البيانات لديك؟ تحتوي الأنظمة المختلفة على ميزات مختلفة ستغير طريقة عرضك لتخطيط وإدارة الوصول.
أسئلة أخرى يجب وضعها في الاعتبار:
يجب أن يشارك كل قسم داخل مؤسستك في تخطيط وتنفيذ عملية إدارة الوصول. على سبيل المثال ، يجب أن تعمل أقسام تكنولوجيا المعلومات (IT) والموارد البشرية (HR) معًا لتحديد الأدوار والمسؤوليات والإجراءات. من خلال العمل معًا ، يسهل التحدث خلال عمليات تخطيط الوصول ، بما في ذلك الموافقات للمستخدمين الجدد أو التغييرات في الأدوار / المسؤوليات أو عمليات الإزالة من النظام.
الجهد التعاوني ضروري أيضًا لتحديد نوع الموافقة أو الرفض للإصدار بناءً على أدوار المستخدم والمسؤوليات داخل مؤسستك. على سبيل المثال ، في كثير من الأحيان ، تعمل في مشروع ولديك فرصة للعمل مع مستقلين خارجيين ، مثل مصممي الجرافيك ومديري المشاريع و موظفو استقبال افتراضي. إذن كيف تتعامل مع موظفي العقود الذين يحتاجون أيضًا إلى وصول الشركة إلى الأنظمة؟
يمكنك منح الموافقات بناءً على عدة عوامل ، بما في ذلك:
سيساعد الجهد التعاوني لتحديد هذه العوامل في ضمان اتخاذ الاحتياطات المناسبة وتحسين الأمان العام لمؤسستك.
تتبع والإبلاغ عن من لديه حق الوصول إلى المعلومات التي تعتبر بنفس القدر من الأهمية لنجاح استراتيجية التخطيط والإدارة الخاصة بك. وإلا ، كيف ستعرف ما إذا كان شخص ما يسيء استخدام امتيازاته؟
من الضروري فهم فعالية برنامجك من خلال قياس عدد الطلبات والموافقات والرفض ، بالإضافة إلى أسباب هذه الإجراءات.
المفتاح هو بناء نظام تخطيط وصول فعال يتناسب مع مؤسستك أثناء نموها وتوسعها. طوّر عملية سهلة الاستخدام وتشرك جميع أصحاب المصلحة الضروريين في مؤسستك.
يجب أن تكون إدارة الوصول مرنة بما يكفي للتطور مع ضمان الامتثال للوائح الصناعة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أو قانون محاسبة نقل التأمين الصحي (HIPAA) .
من خلال التخطيط الصحيح للوصول ، يمكنك تبسيط إدارة الوصول دون التضحية بأمن معلومات الشركة المملوكة لك.
وفر وقت فريقك وأموالك مع Bookafy!
باستخدام برنامج جدولة المواعيد عبر الإنترنت ، يمكنك أتمتة الحجز والتذكيرات والمزامنة مع التقويمات وجلب عناوين URL لاجتماعات الفيديو وغير ذلك الكثير. جرب Bookafy مجانًا اليوم!
