দূরবর্তী দলগুলির সফল অ্যাক্সেস পরিকল্পনা এবং পরিচালনার জন্য 6 টি টিপস

দূরবর্তী কাজ বাড়ছে, 16% সহ মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের কোম্পানিগুলি একচেটিয়াভাবে দূরবর্তী দল নিয়োগ করে। এবং একটি ভাল কারণে.

অফিসের অবস্থানে একই কাজ সম্পাদনকারী সহকর্মীদের তুলনায় দূরবর্তী কর্মীরা সুখী এবং আরও বেশি উত্পাদনশীল। যাইহোক, এতে কোন সন্দেহ নেই দূরবর্তী দলগুলির নিজস্ব অনন্য চ্যালেঞ্জ রয়েছে - বিশেষত যেহেতু আপনি এমন দলগুলি পরিচালনা করছেন যা আপনার শারীরিক দেয়ালের বাইরে কাজ করে।

অ্যাক্সেস পরিকল্পনা এবং পরিচালনা একটি জটিল প্রক্রিয়া যার জন্য একসাথে কাজ করার জন্য অনেকগুলি বিভাগ এবং প্রযুক্তি প্রয়োজন।

কিন্তু মন খারাপ করবেন না। এই পোস্টে, আমরা আপনাকে দূরবর্তী দলগুলির জন্য একটি সফল অ্যাক্সেস প্ল্যানিং এবং ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নে সহায়তা করার জন্য ছয়টি টিপস শেয়ার করেছি।

এর মধ্যে ডুব দিন.

1. কর্মচারী জীবনচক্রের সমস্ত স্তর কভার করুন

একটি অ্যাক্সেস প্ল্যানিং এবং ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান তৈরি করা আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত করার একটি অপরিহার্য অংশ কারণ এটি:

• একটি সংস্থা জুড়ে কর্মচারী শংসাপত্রগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি কাঠামোগত পদ্ধতি প্রদান করে।
• বিশেষ সুবিধাপ্রাপ্ত ব্যবহারকারীদের (যেমন, অ্যাডমিন বনাম ডেভেলপার বনাম সেলস টিম) শনাক্ত ও পরিচালনা করে নিরাপত্তা ঝুঁকি কমাতে সাহায্য করে।
• আপনার প্রতিষ্ঠানের সংবেদনশীল ডেটার জন্য GDPR এবং HIPAA-এর মতো প্রবিধান মেনে চলার গ্যারান্টি দেয়।

যদি সংবেদনশীল তথ্য কোনো অননুমোদিত ব্যবহারকারীর হাতে পড়ে, তাহলে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সুনামের মারাত্মক ক্ষতি করতে পারে। এবং একটি খ্যাতি পুনর্নির্মাণ কঠিন.

আপনার অ্যাক্সেস পরিকল্পনাটি অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু হওয়া উচিত এবং শেষ পর্যন্ত কর্মচারীর জীবনচক্র অনুসরণ করা উচিত। এটি এই ছয়টি জীবনচক্রের ক্রমগুলিকে কভার করবে:

1. অ্যাক্সেসের অনুরোধ করা হচ্ছে
2. প্রতিপাদন
3. অধিকার প্রদান
4. পরিচয় স্থিতি নিরীক্ষণ
5. লগিং এবং ট্র্যাকিং অ্যাক্সেস
6. অ্যাক্সেস অধিকার অপসারণ বা সীমাবদ্ধ করা

ছয়-পদক্ষেপের কৌশলটি কোনও সংবেদনশীল তথ্যকে ফাটলের মধ্য দিয়ে পিছলে যাওয়া থেকে এড়াতে সাহায্য করে, যখন কোনও দূরবর্তী কর্মী কোম্পানি ছেড়ে চলে যায় তখন তাৎক্ষণিক অ্যাক্সেস অপসারণের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি।

2. সঠিক সরঞ্জাম এবং প্রযুক্তি ব্যবহার করুন

দূরবর্তী দলগুলি পরিচালনা করার সময়, আপনার কর্মীদের সঠিক সংস্থানগুলিতে অ্যাক্সেস রয়েছে তা নিশ্চিত করা চ্যালেঞ্জিং হতে পারে। এজন্য আপনাকে অ্যাক্সেস পরিকল্পনা এবং পরিচালনায় সময় বিনিয়োগ করতে হবে।

অ্যাক্সেস পরিকল্পনার মধ্যে আপনার কর্মীরা কীভাবে তাদের কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য অ্যাক্সেস করবে তার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করা জড়িত। এই পরিকল্পনায় তাদের ইমেল অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করা এবং ট্র্যাক করা থেকে শুরু করে সবকিছুই অন্তর্ভুক্ত তারা কীভাবে আপনার কোম্পানির ইন্ট্রানেট সাইট বা ক্লাউড-ভিত্তিক সফ্টওয়্যার প্ল্যাটফর্ম অ্যাক্সেস করে তার ইমেল বিতরণযোগ্যতা ।

অ্যাক্সেস ম্যানেজমেন্ট হল এই পরিকল্পনাগুলি অনুসরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা, যার মধ্যে পাসওয়ার্ডগুলি পর্যাপ্তভাবে সুরক্ষিত রয়েছে তা নিশ্চিত করার মতো বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং যে কর্মীরা উপলব্ধ হলে দ্বি-ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণ ব্যবহার করছেন। অথবা আপনি কর্মীদের যথাযথ অ্যাক্সেস লেভেল প্রদান করতে এবং ম্যানুয়াল অনুমোদন প্রক্রিয়ার প্রয়োজনীয়তা শেষ করতে পরিচয় এবং অ্যাক্সেস ম্যানেজমেন্ট (IAM) সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

একটি দূরবর্তী দল থাকার অর্থ এই নয় যে আপনি শারীরিক সীমাবদ্ধতা থেকে মুক্ত করার জন্য শুধুমাত্র প্রযুক্তির উপর নির্ভর করতে পারেন। কখনও কখনও এটি অন্যান্য দলের সদস্য বা ক্লায়েন্টদের কাছে সংবেদনশীল তথ্য ধারণ করে এমন শারীরিক নথি সরবরাহ করা প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, নিরাপদ কুরিয়ার পরিষেবা অফার করে এমন একটি কোম্পানির সাথে অংশীদারিত্ব করাই হল পথ।

মূল জিনিসটি এমন সরঞ্জামগুলি সন্ধান করা যা ডেটা অখণ্ডতার সাথে আপস না করে কর্মপ্রবাহকে স্ট্রিমলাইন করে।

3. নিশ্চিত করুন যে আপনার নীতিগুলি আপ-টু-ডেট

অ্যাক্সেস নীতিগুলি নিয়মিত পর্যালোচনা করুন (যেমন, ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক) বা যখন প্রযুক্তি বা পরিস্থিতিতে পরিবর্তন হয় যা আপনার বিদ্যমান নীতিগুলির কার্যকারিতাকে প্রভাবিত করতে পারে৷ উদাহরণস্বরূপ, যখন একজন নতুন সদস্য আপনার প্রতিষ্ঠানে যোগদান করেন।

দূরবর্তী কর্মচারীদের সাথে অ্যাক্সেস নীতিগুলি ভাগ করা কঠিন হতে পারে যখন আপনি ব্যক্তিগতভাবে মিটিং বা সম্পূর্ণরূপে প্রসারিত অভিযোজন করতে পারবেন না। এটিই ভিডিওটিকে দূরবর্তী দলকে নির্দেশ দেওয়ার জন্য একটি দুর্দান্ত বিকল্প করে তোলে।

আপনি যদি ভিডিও সম্পাদনার সাথে অপরিচিত হন, Picsart দ্বারা Quicktools একটি সহজ এবং সহজেই ব্যবহারযোগ্য সম্পাদনা বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে আপনার টিমের সাথে ভাগ করার জন্য একটি শিক্ষামূলক ভিডিও তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে৷ এবং ধরুন আপনি প্রতিটি নতুন কর্মচারীর জন্য আপনার ভিডিওগুলিতে অতিরিক্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে চান৷ সেক্ষেত্রে, আপনি AI সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারেন একটি প্যারাফ্রেজ জেনারেটরের মতো প্রতিটি কর্মচারীকে একটি উপযুক্ত বার্তা যোগ করতে যখন তারা তাদের উপযুক্ত দলে জাহাজে থাকে।

অবশ্যই, ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি দলের সদস্যের জন্য আলাদা। এই টুলগুলি আপনাকে আপনার নতুন কর্মীদের দ্রুত গতিতে আনতে এবং খুব বেশি দেরি না করে তাদের দলে নির্বিঘ্নে একত্রিত করার জন্য একটি ব্যক্তিগতকৃত ভিডিও তৈরি করতে দেয়।

4. আপনার সামগ্রিক ডেটা নিরাপত্তা, গোপনীয়তা এবং সম্মতি লক্ষ্যগুলি সারিবদ্ধ করুন৷

নিশ্চিত করুন যে আপনার অ্যাক্সেস প্ল্যান আপনার ডেটা সুরক্ষার সাথে ভালভাবে সারিবদ্ধ হয়েছে, গোপনীয়তা, এবং সম্মতি লক্ষ্য। এই প্রক্রিয়ার মধ্যে আপনার ব্যবহারকারীদের কোন তথ্য প্রয়োজন এবং তারা কীভাবে এটি ব্যবহার করতে চায় তা বোঝার অন্তর্ভুক্ত।

উদাহরণস্বরূপ, অ্যাক্সেস পরিকল্পনা এবং ব্যবস্থাপনা নির্ভর করে আপনি কীভাবে আপনার কোম্পানির ডেটা সংরক্ষণ করেন তার উপর। আপনার কি নিজের ডেটা সেন্টার আছে, নাকি আপনি একটি ব্যবহার করেন? কোলোকেশন ডেটা সেন্টার? আপনার ডেটা সেন্টার অবকাঠামো ব্যবস্থাপনা কেমন দেখাচ্ছে? বিভিন্ন সিস্টেমের বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনি কীভাবে অ্যাক্সেস পরিকল্পনা এবং পরিচালনা দেখেন তা পরিবর্তন করবে।

মনে রাখতে অন্যান্য প্রশ্ন:

• আপনার সম্মতি নীতি কি?
• আপনাকে কি নির্দিষ্ট ডেটা গোপনীয়তা আইন মেনে চলতে হবে?
• আপনার কাছে ইতিমধ্যে কী ডেটা সুরক্ষা ব্যবস্থা রয়েছে?
• আপনার কি একটি কেন্দ্রীয় সিস্টেম বা একাধিক সাইলড সিস্টেম আছে?

5. বিভাগ জুড়ে একটি সহযোগিতামূলক প্রচেষ্টা তৈরি করুন

আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগকে অ্যাক্সেস ম্যানেজমেন্ট প্রক্রিয়ার পরিকল্পনা ও বাস্তবায়নে অংশগ্রহণ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনার তথ্য প্রযুক্তি (আইটি) এবং মানব সম্পদ (এইচআর) বিভাগগুলিকে ভূমিকা, দায়িত্ব এবং পদ্ধতিগুলি সংজ্ঞায়িত করতে একসাথে কাজ করা উচিত। একসাথে কাজ করার মাধ্যমে, নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য অনুমোদন, ভূমিকা/দায়িত্বের পরিবর্তন বা সিস্টেম থেকে অপসারণ সহ অ্যাক্সেস পরিকল্পনা প্রক্রিয়াগুলির মাধ্যমে কথা বলা সহজ।

আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবহারকারীর ভূমিকা এবং দায়িত্বের উপর ভিত্তি করে কোন ধরনের অনুমোদন বা অস্বীকৃতি জারি করা হবে তা নির্ধারণ করার জন্য একটি সহযোগিতামূলক প্রচেষ্টাও প্রয়োজনীয়। উদাহরণস্বরূপ, অনেক সময়, আপনি একটি প্রকল্পে কাজ করছেন এবং বাইরের ফ্রিল্যান্সারদের সাথে কাজ করার সুযোগ রয়েছে, যেমন গ্রাফিক ডিজাইনার, প্রজেক্ট ম্যানেজার এবং ভার্চুয়াল রিসেপশনিস্ট. তাহলে আপনি কীভাবে চুক্তির কর্মচারীদের সাথে মোকাবিলা করবেন যাদের সিস্টেমে কোম্পানির অ্যাক্সেস প্রয়োজন?

আপনি বিভিন্ন কারণের উপর ভিত্তি করে অনুমোদন দিতে পারেন, যার মধ্যে রয়েছে:

• প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কর্মচারীর ভূমিকা
• তাদের কাজের দায়িত্বের প্রকৃতি
• কোম্পানির সাথে তাদের সামগ্রিক মেয়াদ

এই বিষয়গুলি নির্ধারণ করার জন্য একটি সহযোগিতামূলক প্রচেষ্টা সঠিক সতর্কতা নিশ্চিত করতে এবং আপনার সংস্থার সামগ্রিক নিরাপত্তা উন্নত করতে সাহায্য করবে৷

6. অ্যাক্সেস রিপোর্টিং এবং ট্র্যাকিং উপর ঘনিষ্ঠ নজর রাখুন

কার কী তথ্যের অ্যাক্সেস আছে তা ট্র্যাক করা এবং রিপোর্ট করা আপনার অ্যাক্সেস পরিকল্পনা এবং পরিচালনার কৌশলের সাফল্যের জন্য সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ। অন্যথায়, কেউ যদি তাদের বিশেষাধিকারের অপব্যবহার করে তবে আপনি কীভাবে জানবেন?

• কার কী সিস্টেমে অ্যাক্সেস আছে তা ট্র্যাক করুন: মানুষ কত ঘন ঘন প্রতিটি সিস্টেম ব্যবহার করে? এমন একটি নিষ্ক্রিয় সিস্টেম আছে যা একটি নির্দিষ্ট বিভাগের দ্বারা খুব বেশি ব্যবহার হয় না? অ্যাক্সেস প্রয়োজনীয়?
• নিয়মিতভাবে অডিট অ্যাক্সেস: নিশ্চিত করুন যে সমস্ত ব্যবহারকারী নিয়মিতভাবে লগইন এবং পরিবর্তনগুলি নিরীক্ষণ করে এবং নীতির প্রয়োজনীয়তার সাথে তাদের তুলনা করে আপনার নীতিগুলি অনুসরণ করে৷
• লোকেরা যখন কোম্পানি ছেড়ে চলে যায় তখন সুযোগ-সুবিধা প্রত্যাহার করুন: দুর্বৃত্ত কর্মচারীরা প্রস্থান করার পরে তাদের বিশেষ সুবিধাপ্রাপ্ত অ্যাক্সেস ব্যবহার চালিয়ে যেতে দেবেন না।

অনুরোধ, অনুমোদন এবং অস্বীকারের সংখ্যা এবং সেইসাথে এই ক্রিয়াগুলির কারণগুলি পরিমাপ করে আপনার প্রোগ্রামের কার্যকারিতা বোঝা অপরিহার্য।

মোড়ক উম্মচন

চাবিকাঠি হল একটি কার্যকর অ্যাক্সেস প্ল্যানিং সিস্টেম তৈরি করা যা আপনার সংস্থার বৃদ্ধি এবং প্রসারিত হওয়ার সাথে সাথে স্কেল করবে। এমন একটি প্রক্রিয়া বিকাশ করুন যা ব্যবহার করা সহজ এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত প্রয়োজনীয় স্টেকহোল্ডারদের জড়িত।

সাধারণ ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (GDPR) বা হেলথ ইন্স্যুরেন্স পোর্টেবিলিটি অ্যাকাউন্টিবিলিটি অ্যাক্ট (HIPAA) এর মতো শিল্পের বিধি-বিধানের সাথে সম্মতি নিশ্চিত করার সাথে সাথে অ্যাক্সেস ম্যানেজমেন্টও যথেষ্ট নমনীয় হওয়া উচিত।

সঠিক অ্যাক্সেস পরিকল্পনার সাথে, আপনি আপনার মালিকানাধীন কোম্পানির তথ্যের নিরাপত্তা বিসর্জন না করে আপনার অ্যাক্সেস ব্যবস্থাপনাকে স্ট্রিমলাইন করতে পারেন।