6 tipů pro úspěšné plánování přístupu a řízení vzdálených týmů

Práce na dálku je na vzestupu.
16%
společností v USA, které najímají výhradně týmy na dálku. A to z dobrého důvodu.

Pracovníci na dálku jsou spokojenější a produktivnější než jejich kolegové, kteří vykonávají stejné úkoly v kanceláři. Není však pochyb o tom, že
vzdálené týmy
mají své vlastní jedinečné problémy – zejména proto, že řídíte týmy, které působí mimo vaše fyzické zdi.

Plánování a správa přístupu je složitý proces, který vyžaduje spolupráci mnoha různých oddělení a technologií.

Ale nezoufejte. V tomto příspěvku se s vámi podělíme o šest tipů, které vám pomohou zavést úspěšný systém plánování a správy přístupu pro vzdálené týmy.

Pojďme se do toho ponořit.

1. Pokrytí všech fází životního cyklu zaměstnance

Vytvoření plánu plánování a správy přístupu je nezbytnou součástí ochrany citlivých dat ve vaší organizaci, protože:

• Poskytuje strukturovaný přístup ke správě pověření zaměstnanců v rámci organizace.
• Pomáhá zmírnit bezpečnostní rizika identifikací a správou privilegovaných uživatelů (např. administrátoři vs. vývojáři vs. obchodní týmy).
• Zaručuje soulad s předpisy, jako je GDPR a HIPAA, pro citlivá data ve vaší organizaci.

Pokud se citlivá data dostanou do rukou neoprávněného uživatele, může to vážně poškodit pověst vaší organizace. A pověst se těžko obnovuje.

Plánování přístupu by mělo začínat procesem nástupu a sledovat životní cyklus zaměstnance až do konce. Měla by zahrnovat těchto šest sekvencí životního cyklu:

1. Žádost o přístup
2. Ověřování
3. Poskytování práv
4. Sledování stavu identity
5. Zaznamenávání a sledování přístupu
6. Odebrání nebo omezení přístupových práv

Strategie šesti kroků pomáhá zabránit úniku citlivých informací, přičemž jeden z nejdůležitějších kroků spočívá v okamžitém odebrání přístupu, když vzdálený pracovník opustí firmu.

2. Využívejte vhodné nástroje a technologie

Při řízení vzdálených týmů může být náročné zajistit, aby zaměstnanci měli přístup ke správným zdrojům. Proto je třeba investovat čas do plánování a správy přístupu.

Plánování přístupu zahrnuje vytvoření plánu, jak budou vaši zaměstnanci přistupovat k informacím, které potřebují ke své práci. Toto plánování zahrnuje vše od vstupu do jejich e-mailových účtů a sledování. doručitelnost e-mailů na to, jak přistupují k intranetovým stránkám vaší společnosti nebo ke cloudové softwarové platformě.

Řízení přístupu pak spočívá v zajištění dodržování těchto plánů, což zahrnuje například zajištění toho, aby se
že hesla jsou dostatečně zabezpečena
a že zaměstnanci používají dvoufaktorové ověřování, pokud je k dispozici. Nebo můžete použít nástroje pro správu identit a přístupu (IAM), které zaměstnancům poskytnou odpovídající úrovně přístupu a ukončí potřebu manuálních schvalovacích procesů.

To, že máte vzdálený tým, neznamená, že se můžete spolehnout pouze na technologie, které vás zbaví fyzických omezení. Někdy je nutné doručit ostatním členům týmu nebo klientům fyzické dokumenty, které obsahují citlivé informace. V těchto případech je vhodné spolupracovat se společností, která nabízí bezpečné kurýrní služby.

Klíčem je najít nástroje, které zefektivní pracovní postupy, aniž by byla ohrožena integrita dat.

3. Ujistěte se, že jsou vaše zásady aktuální

Pravidelně (např. čtvrtletně nebo ročně) nebo při změně technologie či okolností, které by mohly ovlivnit účinnost stávajících zásad, revidujte zásady přístupu. Například když do vaší organizace vstoupí nový člen.

Může být obtížné sdílet zásady přístupu se vzdálenými zaměstnanci, pokud nemůžete uspořádat osobní schůzku nebo plnohodnotné seznámení. Právě díky tomu je video vynikající volbou pro výuku vzdálených týmů.

Pokud nejste obeznámeni se střihem videa, QuickTools by Picsart má jednoduchou a snadno použitelnou editační funkci, která vám pomůže vytvořit vzdělávací video, které můžete sdílet se svými týmy. A předpokládejme, že chcete do svých videí zahrnout další informace pro každého nového zaměstnance. V takovém případě můžete použít nástroje umělé inteligence, jako je generátor parafrází, a přidat každému zaměstnanci při nástupu do příslušného týmu zprávu na míru.

Přístup uživatelů je samozřejmě pro každého člena týmu v organizaci jiný. Tyto nástroje umožňují vytvořit personalizované video, které rychle a bez velkých průtahů uvede nové zaměstnance do pracovního procesu a umožní jim bezproblémové začlenění do týmu.

4. Sladění celkových cílů v oblasti zabezpečení dat, ochrany soukromí a dodržování předpisů

Ujistěte se, že váš plán přístupu je v souladu s vaším
zabezpečení dat
, ochrany soukromí a cílů v oblasti dodržování předpisů. Tento proces zahrnuje pochopení toho, jaké informace vaši uživatelé potřebují a jak je chtějí využívat.

Například plánování a správa přístupu závisí na způsobu ukládání firemních dat. Máte vlastní datové centrum, nebo využíváte kolokační datové centrum? Jak vypadá správa infrastruktury vašeho datového centra? Různé systémy mají různé funkce, které změní váš pohled na plánování a správu přístupu.

Další otázky, které je třeba mít na paměti:

• Jaké jsou vaše zásady dodržování předpisů?
• Musíte dodržovat konkrétní zákony o ochraně osobních údajů?
• Jaká opatření pro zabezpečení dat již máte zavedena?
• Máte jeden centrální systém nebo více oddělených systémů?

5. Vytvoření spolupráce napříč odděleními

Na plánování a implementaci procesu správy přístupu by se mělo podílet každé oddělení organizace. Například oddělení informačních technologií (IT) a oddělení lidských zdrojů (HR) by měla spolupracovat na definování rolí, odpovědností a postupů. Díky spolupráci je snazší projednat procesy plánování přístupu, včetně schvalování nových uživatelů, změn rolí/odpovědností nebo odebrání ze systému.

Je také nutné spolupracovat na určení typu schválení nebo zamítnutí na základě rolí a odpovědností uživatelů v organizaci. Mnohokrát například pracujete na projektu a máte možnost spolupracovat s externisty, jako jsou grafici, projektoví manažeři a další. virtuální recepční. Jak se tedy vypořádat se smluvními zaměstnanci, kteří také potřebují firemní přístup do systémů?

Schválení můžete udělit na základě několika faktorů, včetně:

• Role zaměstnance v organizaci
• Povaha jejich pracovních povinností
• Jejich celkové působení ve společnosti

Společné úsilí o určení těchto faktorů pomůže zaručit správná bezpečnostní opatření a zlepšit celkovou bezpečnost vaší organizace.

6. Pečlivě sledujte hlášení o přístupu a jeho sledování.

Stejně důležité pro úspěch strategie plánování a správy přístupu je sledování a vykazování toho, kdo má k jakým informacím přístup. Jak jinak poznáte, že někdo zneužívá svá práva?

• Sledování, kdo má přístup k jakým systémům: Jak často lidé používají jednotlivé systémy? Existuje nečinný systém, který určité oddělení příliš nevyužívá? Je přístup nezbytný?
• Pravidelně kontrolujte přístup: Pravidelným auditem přihlašování a změn a jejich porovnáváním s požadavky zásad zajistěte, aby všichni uživatelé dodržovali zásady.
• Odebrání oprávnění při odchodu ze společnosti: Nedovolte nepoctivým zaměstnancům, aby po odchodu z firmy nadále používali svůj privilegovaný přístup.

Je nezbytné pochopit účinnost vašeho programu měřením počtu žádostí, schválení a zamítnutí, jakož i důvodů těchto opatření.

Závěrečné shrnutí

Klíčem k úspěchu je vybudovat efektivní systém plánování přístupu, který se bude rozšiřovat spolu s růstem a rozšiřováním organizace. Vytvořte proces, který se snadno používá a do kterého se zapojí všechny potřebné zainteresované strany ve vaší organizaci.

Správa přístupu by měla být také dostatečně flexibilní, aby se mohla vyvíjet a zároveň zajistit soulad s oborovými předpisy, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) nebo zákon o přenositelnosti zdravotního pojištění (HIPAA).

Správné plánování přístupu vám umožní zefektivnit správu přístupu, aniž byste museli obětovat bezpečnost vlastních firemních informací.