6 tips til vellykket planlægning og styring af adgang for fjernte teams

Fjernarbejde er i vækst, med
16%
af de virksomheder i USA, der udelukkende ansætter eksterne teams. Og det er der en god grund til.

Fjernarbejdere er gladere og mere produktive end deres kolleger, der udfører de samme opgaver på et kontor. Der er dog ingen tvivl om, at
fjernhold
har deres egne unikke udfordringer – især fordi du leder teams, der opererer uden for dine fysiske vægge.

Adgangsplanlægning og -styring er en kompleks proces, der kræver, at mange forskellige afdelinger og teknologier arbejder sammen.

Men du skal ikke være bekymret. I dette indlæg deler vi seks tips, der kan hjælpe dig med at implementere et vellykket system til planlægning og styring af adgang til fjernteams.

Lad os gå i dybden.

1. Dæk alle faser af medarbejdernes livscyklus

Oprettelse af en plan for planlægning og styring af adgang er en vigtig del af beskyttelsen af følsomme data i din organisation, fordi det:

• Giver en struktureret tilgang til at administrere medarbejdernes legitimationsoplysninger på tværs af en organisation.
• Hjælper dig med at mindske sikkerhedsrisici ved at identificere og administrere privilegerede brugere (f.eks. administratorer vs. udviklere vs. salgsteams).
• Garanterer overholdelse af regler som GDPR og HIPAA for følsomme data i din organisation.

Hvis følsomme data falder i hænderne på en uautoriseret bruger, kan det forårsage alvorlig skade på din virksomheds omdømme. Og det er svært at genopbygge et omdømme.

Din adgangsplanlægning bør starte med onboarding-processen og følge medarbejderens livscyklus til slut. Den bør dække disse seks livscyklussekvenser:

1. Anmodning om adgang
2. Verifikation
3. Giver rettigheder
4. Overvågning af identitetsstatus
5. Logning og sporing af adgang
6. Fjernelse eller begrænsning af adgangsrettigheder

Strategien i seks trin hjælper med at undgå, at følsomme oplysninger slipper igennem, og et af de mest kritiske trin er den øjeblikkelige fjernelse af adgangen, når en fjernarbejder forlader virksomheden.

2. Udnytte de rette værktøjer og den rette teknologi

Når du administrerer fjernte teams, kan det være en udfordring at sikre, at dine medarbejdere har adgang til de rigtige ressourcer. Derfor skal du investere tid i planlægning og styring af adgang.

Planlægning af adgang indebærer, at du udarbejder en plan for, hvordan dine medarbejdere får adgang til de oplysninger, de har brug for for at udføre deres arbejde. Denne planlægning omfatter alt fra at komme ind på deres e-mail-konti og spore levering af e-mail til den måde, de får adgang til din virksomheds intranetwebsted eller cloud-baserede softwareplatform.

Adgangsstyring handler derefter om at sikre, at disse planer bliver fulgt, hvilket omfatter ting som at sikre, at
at adgangskoderne er tilstrækkeligt sikret
og at medarbejderne bruger to-faktor-autentifikation, når det er muligt. Eller du kan bruge IAM-værktøjer (Identity and Access Management) til at give medarbejderne passende adgangsniveauer og gøre det unødvendigt at bruge manuelle godkendelsesprocesser.

At have et fjernteam betyder ikke, at du kun kan stole på teknologi til at frigøre dig fra fysiske begrænsninger. Nogle gange er det nødvendigt at levere fysiske dokumenter med følsomme oplysninger til andre teammedlemmer eller kunder. I disse tilfælde er det en god idé at samarbejde med en virksomhed, der tilbyder sikre kurertjenester.

Nøglen er at finde værktøjer, der strømliner arbejdsgangene uden at gå på kompromis med dataintegriteten.

3. Sørg for, at dine politikker er opdaterede

Gennemgå adgangspolitikkerne regelmæssigt (f.eks. kvartalsvis eller årligt), eller når der sker ændringer i teknologien eller omstændighederne, som kan påvirke effektiviteten af dine eksisterende politikker. For eksempel når et nyt medlem bliver medlem af din organisation.

Det kan være svært at dele adgangspolitikker med eksterne medarbejdere, når du ikke kan holde et personligt møde eller en komplet orientering. Det er det, der gør video til en fremragende mulighed for at undervise fjernhold.

Hvis du ikke er fortrolig med videoredigering, Quicktools fra Picsart har en enkel og brugervenlig redigeringsfunktion, der kan hjælpe dig med at lave en uddannelsesvideo, som du kan dele med dine teams. Og tænk, hvis du ønsker at inkludere yderligere oplysninger i dine videoer for hver ny medarbejder. I så fald kan du bruge AI-værktøjer som f.eks. en omskrivningsgenerator til at tilføje et skræddersyet budskab til hver enkelt medarbejder, når han/hun bliver tilknyttet det relevante team.

Brugeradgang er naturligvis forskellig for hvert enkelt teammedlem i din organisation. Disse værktøjer giver dig mulighed for at oprette en personlig video, så du hurtigt kan få dine nye medarbejdere i gang og få dem integreret i deres team uden forsinkelse.

4. Tilpas dine overordnede mål for datasikkerhed, beskyttelse af personlige oplysninger og overholdelse af reglerne

Sørg for, at din adgangsplan stemmer overens med din
datasikkerhed
, privatlivets fred og mål for overholdelse. Denne proces omfatter en forståelse af, hvilke oplysninger dine brugere har brug for, og hvordan de ønsker at bruge dem.

Planlægning og styring af adgang afhænger f.eks. af, hvordan du gemmer dine virksomhedsdata. Har du dit eget datacenter, eller bruger du en colocation datacenter? Hvordan ser din infrastrukturstyring i datacenteret ud? Forskellige systemer har forskellige funktioner, der ændrer din opfattelse af adgangsplanlægning og -styring.

Andre spørgsmål, du skal huske på:

• Hvad er dine politikker for overholdelse af reglerne?
• Er du forpligtet til at overholde specifikke love om databeskyttelse?
• Hvilke datasikkerhedsforanstaltninger har du allerede indført?
• Har du ét centralt system eller flere silo-systemer?

5. Skabe et samarbejde på tværs af afdelingerne

Alle afdelinger i din organisation bør deltage i planlægningen og implementeringen af adgangsstyringsprocessen. F.eks. bør din it- og personaleafdeling arbejde sammen om at definere roller, ansvarsområder og procedurer. Ved at arbejde sammen er det nemmere at drøfte adgangsplanlægningsprocesserne, herunder godkendelser af nye brugere, ændringer i roller/ansvarsområder eller fjernelse af brugere fra systemet.

Det er også nødvendigt med et samarbejde for at afgøre, hvilken type godkendelse eller afvisning der skal udstedes baseret på brugerroller og ansvarsområder i din organisation. Du arbejder f.eks. ofte på et projekt og har mulighed for at samarbejde med eksterne freelancere, f.eks. grafiske designere, projektledere og virtuelle receptionister. Så hvordan håndterer du kontraktansatte, der også har brug for virksomhedens adgang til systemer?

Du kan give godkendelser på baggrund af flere faktorer, herunder:

• Medarbejderens rolle i organisationen
• arten af deres arbejdsopgaver
• Deres samlede ansættelsestid i virksomheden

En fælles indsats for at fastlægge disse faktorer vil være med til at sikre de rette forholdsregler og forbedre din organisations overordnede sikkerhed.

6. Hold nøje øje med rapportering og sporing af adgang

Det er lige så vigtigt for succesen af din strategi for planlægning og styring af adgang at spore og rapportere, hvem der har adgang til hvilke oplysninger. Hvordan kan du ellers vide, om nogen misbruger deres privilegier?

• Spor, hvem der har adgang til hvilke systemer: Hvor ofte bruger folk de enkelte systemer? Er der et system, der ikke bruges meget af en bestemt afdeling? Er det nødvendigt med adgang?
• Kontroller adgangen regelmæssigt: Sørg for, at alle brugere følger dine politikker ved regelmæssigt at kontrollere logins og ændringer og sammenligne dem med politikkravene.
• Tilbagekald rettigheder, når folk forlader virksomheden: Lad ikke uærlige medarbejdere fortsætte med at bruge deres privilegerede adgang, efter at de har sagt op.

Det er vigtigt at forstå effektiviteten af dit program ved at måle antallet af anmodninger, godkendelser og afvisninger samt årsagerne til disse handlinger.

Afslutning

Nøglen er at opbygge et effektivt adgangsplanlægningssystem, der kan skaleres med din organisation, når den vokser og udvides. Udvikl en proces, der er nem at bruge, og som involverer alle de nødvendige interessenter i din organisation.

Adgangshåndtering skal også være fleksibel nok til at kunne udvikle sig og samtidig sikre overholdelse af branchebestemmelser som GDPR (General Data Protection Regulation) eller HIPAA (Health Insurance Portability Accountability Act).

Med den rette adgangsplanlægning kan du strømline din adgangsstyring uden at ofre sikkerheden for dine fortrolige virksomhedsoplysninger.