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Fernarbeit ist auf dem Vormarsch, mit
16%
der Unternehmen in den USA, die ausschließlich Remote-Teams einstellen. Und das aus gutem Grund.
Fernarbeitskräfte sind zufriedener und produktiver als ihre Kollegen, die die gleichen Aufgaben in einem Büro erledigen. Es besteht jedoch kein Zweifel, dass
Remote-Teams
haben ihre ganz eigenen Herausforderungen – vor allem, wenn Sie Teams leiten, die außerhalb der eigenen vier Wände arbeiten.
Die Zugangsplanung und -verwaltung ist ein komplexer Prozess, bei dem viele verschiedene Abteilungen und Technologien zusammenarbeiten müssen.
Aber keine Sorge. In diesem Beitrag geben wir Ihnen sechs Tipps, wie Sie ein erfolgreiches System zur Planung und Verwaltung des Zugangs für Remote-Teams einrichten können.
Lassen Sie uns eintauchen.
Die Erstellung eines Plans zur Planung und Verwaltung des Zugriffs ist ein wesentlicher Bestandteil des Schutzes sensibler Daten in Ihrem Unternehmen, da er:
Wenn sensible Daten in die Hände eines unbefugten Benutzers gelangen, kann dies dem Ruf Ihres Unternehmens schweren Schaden zufügen. Und ein Ruf lässt sich nur schwer wiederherstellen.
Ihre Zugangsplanung sollte mit dem Onboarding-Prozess beginnen und den Lebenszyklus der Mitarbeiter bis zum Ende verfolgen. Sie sollte diese sechs Lebenszyklussequenzen abdecken:
Die sechsstufige Strategie hilft zu verhindern, dass sensible Informationen durch die Maschen fallen, wobei einer der kritischsten Schritte die sofortige Entfernung des Zugriffs ist, wenn ein Remote-Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Bei der Verwaltung von Remote-Teams kann es eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu den richtigen Ressourcen haben. Deshalb müssen Sie Zeit in die Planung und Verwaltung des Zugangs investieren.
Bei der Zugangsplanung geht es darum, einen Plan zu erstellen, wie Ihre Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Diese Planung umfasst alles, von der Einsicht in ihre E-Mail-Konten bis zur Verfolgung E-Mail-Zustellbarkeit bis hin zur Art und Weise, wie sie auf die Intranetseite oder die Cloud-basierte Softwareplattform Ihres Unternehmens zugreifen.
Bei der Zugangsverwaltung geht es dann darum, sicherzustellen, dass diese Pläne befolgt werden, was u. a. bedeutet, dass sichergestellt wird, dass
Passwörter angemessen gesichert sind
und dass die Mitarbeiter eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden, sofern verfügbar. Oder Sie verwenden Tools für das Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM), um Mitarbeitern angemessene Zugriffsrechte zu gewähren und die Notwendigkeit manueller Genehmigungsverfahren zu beenden.
Ein Remote-Team zu haben, bedeutet nicht, dass Sie sich nur auf die Technologie verlassen können, um sich von physischen Einschränkungen zu befreien. Manchmal ist es notwendig, physische Dokumente mit sensiblen Informationen an andere Teammitglieder oder Kunden zu übermitteln. In diesen Fällen ist die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das sichere Kurierdienste anbietet, der richtige Weg.
Der Schlüssel liegt darin, Werkzeuge zu finden, die Arbeitsabläufe rationalisieren, ohne die Datenintegrität zu gefährden.
Überprüfen Sie die Zugangsrichtlinien regelmäßig (z. B. vierteljährlich oder jährlich) oder wenn sich die Technologie oder die Umstände ändern, die sich auf die Wirksamkeit Ihrer bestehenden Richtlinien auswirken könnten. Zum Beispiel, wenn ein neues Mitglied Ihrer Organisation beitritt.
Es kann schwierig sein, Zugriffsrichtlinien mit Mitarbeitern an entfernten Standorten zu teilen, wenn Sie keine persönliche Besprechung oder eine umfassende Einweisung durchführen können. Das macht Video zu einer ausgezeichneten Option für die Schulung von Teams an entfernten Standorten.
Wenn Sie mit der Videobearbeitung nicht vertraut sind, Quicktools von Picsart verfügt über eine einfache und leicht zu bedienende Bearbeitungsfunktion, mit der Sie ein Lehrvideo erstellen können, das Sie an Ihre Teams weitergeben können. Und nehmen wir an, Sie möchten für jeden neuen Mitarbeiter zusätzliche Informationen in Ihre Videos aufnehmen. In diesem Fall können Sie KI-Tools wie einen Umschreibungsgenerator verwenden, um jedem Mitarbeiter eine maßgeschneiderte Nachricht zukommen zu lassen, wenn er in sein entsprechendes Team aufgenommen wird.
Natürlich ist der Benutzerzugang für jedes Teammitglied innerhalb Ihres Unternehmens unterschiedlich. Mit diesen Tools können Sie ein personalisiertes Video erstellen, mit dem Sie Ihre neuen Mitarbeiter schnell einarbeiten und nahtlos in ihr Team integrieren können – ohne große Verzögerung.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Zugriffsplan gut mit Ihrer
Datensicherheit
Datenschutz und Einhaltung von Vorschriften. Zu diesem Prozess gehört es, zu verstehen, welche Informationen Ihre Nutzer benötigen und wie sie diese konsumieren wollen.
Die Planung und Verwaltung des Zugriffs hängt zum Beispiel davon ab, wie Sie Ihre Unternehmensdaten speichern. Haben Sie Ihr eigenes Rechenzentrum oder nutzen Sie ein Colocation-Rechenzentrum? Wie sieht die Verwaltung Ihrer Rechenzentrumsinfrastruktur aus? Die verschiedenen Systeme haben unterschiedliche Funktionen, die Ihre Sichtweise auf die Zugangsplanung und -verwaltung verändern werden.
Andere Fragen, die Sie im Auge behalten sollten:
Jede Abteilung in Ihrem Unternehmen sollte sich an der Planung und Umsetzung des Zugangsmanagementprozesses beteiligen. So sollten beispielsweise die Abteilungen für Informationstechnologie (IT) und Personalwesen (HR) zusammenarbeiten, um Rollen, Zuständigkeiten und Verfahren festzulegen. Durch die Zusammenarbeit ist es einfacher, die Zugriffsplanungsprozesse zu besprechen, einschließlich der Genehmigungen für neue Benutzer, Änderungen von Rollen/Zuständigkeiten oder das Entfernen von Benutzern aus dem System.
Eine Zusammenarbeit ist auch erforderlich, um zu bestimmen, welche Art von Genehmigung oder Verweigerung auf der Grundlage der Benutzerrollen und Zuständigkeiten innerhalb Ihrer Organisation erteilt werden soll. Oftmals arbeiten Sie beispielsweise an einem Projekt und haben die Möglichkeit, mit externen Freiberuflern zusammenzuarbeiten, z. B. mit Grafikdesignern, Projektmanagern und virtuelle Empfangsdamen. Wie gehen Sie also mit Vertragsbediensteten um, die ebenfalls Zugang zu den Systemen des Unternehmens benötigen?
Sie können Genehmigungen auf der Grundlage verschiedener Faktoren erteilen, darunter:
Die gemeinsame Ermittlung dieser Faktoren trägt dazu bei, die richtigen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen und die Sicherheit Ihres Unternehmens insgesamt zu verbessern.
Ebenso wichtig für den Erfolg Ihrer Strategie zur Zugangsplanung und -verwaltung ist es, zu verfolgen und zu berichten, wer Zugang zu welchen Informationen hat. Wie können Sie sonst erkennen, ob jemand seine Privilegien missbraucht?
Es ist wichtig, die Wirksamkeit Ihres Programms zu verstehen, indem Sie die Anzahl der Anträge, Genehmigungen und Ablehnungen sowie die Gründe für diese Maßnahmen messen.
Der Schlüssel liegt im Aufbau eines effektiven Zugangsplanungssystems, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst und expandiert. Entwickeln Sie einen Prozess, der einfach zu handhaben ist und alle notwendigen Interessengruppen in Ihrem Unternehmen einbezieht.
Die Zugriffsverwaltung sollte außerdem flexibel genug sein, um sich weiterzuentwickeln und gleichzeitig die Einhaltung von Branchenvorschriften wie der General Data Protection Regulation (GDPR) oder dem Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA) zu gewährleisten.
Mit einer angemessenen Zugangsplanung können Sie Ihre Zugangsverwaltung rationalisieren, ohne die Sicherheit Ihrer geschützten Unternehmensdaten zu beeinträchtigen.
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