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El trabajo a distancia va en aumento, con
16%
de empresas en EE.UU. que contratan exclusivamente equipos remotos. Y por una buena razón.
Los trabajadores a distancia son más felices y productivos que sus compañeros que realizan las mismas tareas en una oficina. Sin embargo, no cabe duda de que
equipos remotos
tienen sus propios retos, sobre todo porque gestionas equipos que operan fuera de tus límites físicos.
La planificación y gestión del acceso es un proceso complejo que requiere la colaboración de muchos departamentos y tecnologías diferentes.
Pero no se preocupe. En este post, compartimos seis consejos que le ayudarán a implantar con éxito un sistema de planificación y gestión de accesos para equipos remotos.
Vamos a sumergirnos.
La creación de un plan de planificación y gestión de accesos es una parte esencial de la protección de datos confidenciales dentro de su organización, ya que:
Si los datos confidenciales caen en manos de un usuario no autorizado, pueden causar graves daños a la reputación de su organización. Y una reputación es difícil de reconstruir.
La planificación del acceso debe comenzar con el proceso de incorporación y seguir el ciclo de vida del empleado hasta el final. Debe abarcar estas seis secuencias del ciclo de vida:
La estrategia de seis pasos ayuda a evitar que cualquier información sensible se escape, y uno de los pasos más críticos recae en la eliminación inmediata del acceso cuando un trabajador remoto abandona la empresa.
Cuando se gestionan equipos remotos, garantizar que los empleados tengan acceso a los recursos adecuados puede ser todo un reto. Por eso hay que invertir tiempo en planificar y gestionar el acceso.
La planificación del acceso implica crear un plan sobre cómo accederán sus empleados a la información que necesitan para hacer su trabajo. Esta planificación incluye todo, desde entrar en sus cuentas de correo electrónico y rastrear entregabilidad del correo electrónico a cómo acceden al sitio de la intranet de su empresa o a la plataforma de software basada en la nube.
La gestión del acceso consiste en garantizar que se siguen estos planes, lo que incluye cosas como asegurarse de que
que las contraseñas están protegidas
y que los empleados utilicen la autenticación de dos factores cuando esté disponible. O puede utilizar herramientas de gestión de identidades y accesos (IAM) para proporcionar a los empleados los niveles de acceso adecuados y acabar con la necesidad de procesos de aprobación manuales.
Tener un equipo remoto no significa que sólo pueda confiar en la tecnología para liberarse de las limitaciones físicas. A veces es necesario entregar documentos físicos que contienen información sensible a otros miembros del equipo o a clientes. En estos casos, lo mejor es asociarse con una empresa que ofrezca servicios de mensajería seguros.
La clave está en encontrar herramientas que agilicen los flujos de trabajo sin comprometer la integridad de los datos.
Revise las políticas de acceso periódicamente (por ejemplo, trimestral o anualmente) o cuando se produzca un cambio en la tecnología o en las circunstancias que pueda afectar a la eficacia de sus políticas actuales. Por ejemplo, cuando un nuevo miembro se afilia a su organización.
Puede ser difícil compartir las políticas de acceso con los empleados remotos cuando no se puede celebrar una reunión en persona o una orientación completa. Por eso el vídeo es una opción excelente para instruir a equipos remotos.
Si no estás familiarizado con la edición de vídeo, Quicktools de Picsart tiene una función de edición sencilla y fácil de usar que puede ayudarte a crear un vídeo educativo para compartir con tus equipos. Y supongamos que desea incluir información adicional en sus vídeos para cada nuevo empleado. En ese caso, puede utilizar herramientas de IA, como un generador de paráfrasis, para añadir un mensaje personalizado a cada empleado cuando se incorpore al equipo que le corresponda.
Por supuesto, el acceso de los usuarios es diferente para cada miembro del equipo dentro de su organización. Estas herramientas le permiten crear un vídeo personalizado para que sus nuevos empleados se pongan al día rápidamente y se integren en su equipo sin mucho retraso.
Asegúrese de que su plan de acceso coincide con su plan de
seguridad de datos
de la privacidad y el cumplimiento de la normativa. Este proceso incluye comprender qué información necesitan sus usuarios y cómo quieren consumirla.
Por ejemplo, la planificación y gestión del acceso dependen de cómo almacene los datos de su empresa. ¿Tiene su propio centro de datos o utiliza un centro de datos de colocación? ¿Cómo es la gestión de la infraestructura de su centro de datos? Los distintos sistemas tienen características diferentes que cambiarán su forma de ver la planificación y la gestión de los accesos.
Otras cuestiones a tener en cuenta:
Cada departamento de su organización debe participar en la planificación y aplicación del proceso de gestión de accesos. Por ejemplo, los departamentos de tecnologías de la información (TI) y recursos humanos (RRHH) deben colaborar para definir funciones, responsabilidades y procedimientos. Al trabajar juntos, es más fácil hablar sobre los procesos de planificación del acceso, incluidas las aprobaciones de nuevos usuarios, los cambios de funciones/responsabilidades o las bajas del sistema.
También es necesario un esfuerzo de colaboración para determinar qué tipo de aprobación o denegación emitir en función de las funciones y responsabilidades de los usuarios dentro de su organización. Por ejemplo, muchas veces, está trabajando en un proyecto y tiene la oportunidad de trabajar con autónomos externos, como diseñadores gráficos, gestores de proyectos y recepcionistas virtuales. ¿Qué hacer con los empleados contratados que también necesitan acceso a los sistemas de la empresa?
Puede conceder autorizaciones en función de varios factores, entre ellos:
Un esfuerzo de colaboración para determinar estos factores ayudará a garantizar las precauciones adecuadas y a mejorar la seguridad general de su organización.
El seguimiento y la notificación de quién tiene acceso a qué información son igualmente fundamentales para el éxito de su estrategia de planificación y gestión del acceso. De lo contrario, ¿cómo sabrá si alguien abusa de sus privilegios?
Es esencial conocer la eficacia de su programa midiendo el número de solicitudes, aprobaciones y denegaciones, así como los motivos de estas acciones.
La clave está en crear un sistema eficaz de planificación del acceso que se adapte al crecimiento y la expansión de su organización. Desarrolle un proceso que sea fácil de utilizar y en el que participen todas las partes interesadas necesarias de su organización.
La gestión del acceso también debe ser lo suficientemente flexible como para evolucionar sin dejar de garantizar el cumplimiento de las normativas del sector, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).
Con una planificación de accesos adecuada, puede agilizar la gestión de accesos sin sacrificar la seguridad de la información confidencial de su empresa.
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