وبلاگ BOOKAFY
کار از راه دور در حال افزایش است، با 16٪ شرکت هایی در ایالات متحده که تیم های منحصراً از راه دور را استخدام می کنند. و برای یک دلیل خوب.
کارگران از راه دور نسبت به همکاران خود که وظایف مشابهی را در یک مکان اداری انجام می دهند، شادتر و بهره ورتر هستند. با این حال، در این شکی نیست تیم های راه دور مجموعه چالش های منحصر به فرد خود را دارند – به ویژه از آنجایی که شما تیم هایی را مدیریت می کنید که خارج از دیوارهای فیزیکی شما فعالیت می کنند.
برنامه ریزی و مدیریت دسترسی فرآیند پیچیده ای است که نیاز به بخش ها و فناوری های مختلف دارد تا با هم کار کنند.
اما ناراحت نباش در این پست، شش نکته را به اشتراک می گذاریم که به شما کمک می کند یک سیستم برنامه ریزی و مدیریت دسترسی موفق برای تیم های راه دور را پیاده سازی کنید.
بیایید شیرجه بزنیم
ایجاد یک برنامه ریزی و مدیریت دسترسی بخش مهمی از حفاظت از داده های حساس در سازمان شما است زیرا:
اگر داده های حساس به دست یک کاربر غیرمجاز بیفتد، می تواند به اعتبار سازمان شما آسیب جدی وارد کند. و بازسازی شهرت سخت است.
برنامه ریزی دسترسی شما باید با فرآیند سوار شدن شروع شود و چرخه عمر کارمند را تا انتها دنبال کند. باید این شش توالی چرخه زندگی را پوشش دهد:
استراتژی شش مرحله ای کمک می کند تا از لغزش هرگونه اطلاعات حساس از میان شکاف ها جلوگیری شود، با یکی از حیاتی ترین مراحل حذف دسترسی فوری زمانی که یک کارگر از راه دور شرکت را ترک می کند.
هنگام مدیریت تیم های راه دور، اطمینان از دسترسی کارکنان شما به منابع مناسب می تواند چالش برانگیز باشد. به همین دلیل است که باید برای برنامه ریزی و مدیریت دسترسی وقت بگذارید.
برنامه ریزی دسترسی شامل ایجاد طرحی برای نحوه دسترسی کارکنان شما به اطلاعاتی است که برای انجام کارهای خود نیاز دارند. این برنامه ریزی شامل همه چیز از ورود به حساب های ایمیل آنها و ردیابی است قابلیت تحویل ایمیل به نحوه دسترسی آنها به سایت اینترانت شرکت یا پلت فرم نرم افزار مبتنی بر ابر.
مدیریت دسترسی به این معنی است که اطمینان حاصل شود که این برنامه‌ها دنبال می‌شوند، که شامل مواردی مانند اطمینان از ایمن بودن گذرواژه‌ها می‌شود. و اینکه کارکنان در صورت وجود از احراز هویت دو مرحله ای استفاده می کنند. یا می توانید از ابزارهای مدیریت هویت و دسترسی (IAM) برای ارائه سطوح دسترسی مناسب به کارکنان و پایان دادن به نیاز به فرآیندهای تأیید دستی استفاده کنید.
داشتن یک تیم از راه دور به این معنی نیست که شما فقط می توانید به فناوری تکیه کنید تا شما را از محدودیت های فیزیکی رها کند. گاهی اوقات لازم است اسناد فیزیکی حاوی اطلاعات حساس به سایر اعضای تیم یا مشتریان ارائه شود. در این موارد، شراکت با شرکتی که خدمات پیک ایمن را ارائه می دهد راه حلی است.
نکته کلیدی یافتن ابزارهایی است که جریان کار را بدون به خطر انداختن یکپارچگی داده ها ساده می کند.
خط‌مشی‌های دسترسی را به طور منظم مرور کنید (به عنوان مثال، فصلی یا سالانه) یا زمانی که تغییری در فناوری یا شرایطی وجود دارد که می‌تواند بر اثربخشی خط‌مشی‌های موجود شما تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، زمانی که یک عضو جدید به سازمان شما می پیوندد.
وقتی نمی‌توانید یک جلسه حضوری یا جهت‌گیری کامل داشته باشید، اشتراک‌گذاری خط‌مشی‌های دسترسی با کارمندان از راه دور ممکن است دشوار باشد. این چیزی است که ویدیو را به گزینه ای عالی برای آموزش تیم های راه دور تبدیل می کند.
اگر با ویرایش ویدیو آشنایی ندارید، Quicktools توسط Picsart دارای یک ویژگی ویرایش ساده و کاربردی است که می تواند به شما کمک کند یک ویدیوی آموزشی بسازید تا با تیم خود به اشتراک بگذارید. و فرض کنید می خواهید برای هر کارمند جدید اطلاعات بیشتری را در ویدیوهای خود قرار دهید. در این صورت، می‌توانید از ابزارهای هوش مصنوعی مانند تولیدکننده‌ی پارافراسی برای اضافه کردن پیامی متناسب به هر کارمند در هنگام ورود به تیم مناسب خود استفاده کنید.
البته دسترسی کاربر برای هر یک از اعضای تیم در سازمان شما متفاوت است. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که یک ویدیوی شخصی ایجاد کنید تا سریعاً کارمندان جدید خود را سریع و بدون تاخیر در تیم خود ادغام کنید.
اطمینان حاصل کنید که طرح دسترسی شما به خوبی با امنیت داده های شما هماهنگ است، حریم خصوصی و اهداف انطباق. این فرآیند شامل درک اینکه کاربران شما به چه اطلاعاتی نیاز دارند و چگونه می‌خواهند آن را مصرف کنند، می‌شود.
برای مثال، برنامه ریزی و مدیریت دسترسی به نحوه ذخیره داده های شرکت شما بستگی دارد. آیا مرکز داده خود را دارید یا از a استفاده می کنید مرکز داده کولوکیشن? مدیریت زیرساخت مرکز داده شما چگونه است؟ سیستم های مختلف ویژگی های متفاوتی دارند که نحوه نگرش شما به برنامه ریزی و مدیریت دسترسی را تغییر می دهد.
سوالات دیگری که باید در نظر داشت:
هر بخش در سازمان شما باید در برنامه ریزی و اجرای فرآیند مدیریت دسترسی مشارکت کند. برای مثال، بخش‌های فناوری اطلاعات (IT) و منابع انسانی (HR) شما باید برای تعریف نقش‌ها، مسئولیت‌ها و رویه‌ها با هم کار کنند. با کار کردن با یکدیگر، صحبت در مورد فرآیندهای برنامه ریزی دسترسی، از جمله تاییدیه برای کاربران جدید، تغییر در نقش ها/مسئولیت ها، یا حذف از سیستم آسان تر است.
همچنین برای تعیین نوع تأیید یا رد بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌های کاربر در سازمان شما، تلاش مشترک لازم است. به عنوان مثال، بسیاری از اوقات، شما در حال کار بر روی یک پروژه هستید و فرصت کار با فریلنسرهای خارجی مانند طراحان گرافیک، مدیران پروژه و … را دارید. پذیرش مجازی. پس چگونه با کارمندان قراردادی که نیاز به دسترسی شرکت به سیستم دارند، برخورد می کنید؟
شما می توانید بر اساس چندین عامل، از جمله:
تلاش مشترک برای تعیین این عوامل به تضمین اقدامات احتیاطی مناسب و بهبود امنیت کلی سازمان شما کمک می کند.
ردیابی و گزارش دادن افرادی که به چه اطلاعاتی دسترسی دارند به همان اندازه برای موفقیت برنامه ریزی دسترسی و استراتژی مدیریت شما حیاتی است. در غیر این صورت، چگونه متوجه می شوید که شخصی از امتیازات خود سوء استفاده می کند؟
درک اثربخشی برنامه خود با اندازه‌گیری تعداد درخواست‌ها، تأییدها و ردها و همچنین دلایل این اقدامات ضروری است.
کلید این است که یک سیستم برنامه ریزی دسترسی موثر بسازید که با رشد و گسترش سازمان شما مقیاس شود. فرآیندی را توسعه دهید که استفاده از آن آسان باشد و تمام ذینفعان لازم در سازمان شما را درگیر کند.
مدیریت دسترسی نیز باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا تکامل یابد و در عین حال از انطباق با مقررات صنعتی مانند مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) یا قانون مسئولیت پذیری حمل و نقل بیمه سلامت (HIPAA) اطمینان حاصل کند.
با برنامه ریزی دسترسی مناسب، می توانید مدیریت دسترسی خود را بدون به خطر انداختن امنیت اطلاعات شرکت اختصاصی خود ساده کنید.
با Bookafy در وقت و هزینه تیم خود صرفه جویی کنید!
با استفاده از نرم‌افزار زمان‌بندی قرار آنلاین، می‌توانید رزرو، یادآوری‌ها، همگام‌سازی با تقویم‌ها، واکشی آدرس‌های اینترنتی جلسه ویدیویی و موارد دیگر را خودکار کنید. امروز Bookafy را رایگان امتحان کنید!
