6 vinkkiä etäryhmien onnistuneeseen käyttöoikeuksien suunnitteluun ja hallintaan

Etätyö on yleistymässä, ja
16%
yrityksistä Yhdysvalloissa, jotka palkkaavat yksinomaan etäryhmiä. Ja hyvästä syystä.

Etätyöntekijät ovat onnellisempia ja tuottavampia kuin työtoverinsa, jotka tekevät samoja tehtäviä toimistolla. On kuitenkin selvää, että
etätiimit
on omat ainutlaatuiset haasteensa – varsinkin kun hallinnoit tiimejä, jotka toimivat fyysisten seinien ulkopuolella.

Kulkuyhteyksien suunnittelu ja hallinta on monimutkainen prosessi, joka edellyttää monien eri osastojen ja tekniikoiden yhteistyötä.

Mutta älä huoli. Tässä postauksessa jaamme kuusi vinkkiä, joiden avulla voit ottaa käyttöön onnistuneen käyttöoikeuksien suunnittelu- ja hallintajärjestelmän etäryhmille.

Sukelletaanpa sisään.

1. Kattaa kaikki työntekijän elinkaaren vaiheet

Pääsynsuunnittelu- ja hallintasuunnitelman luominen on olennainen osa arkaluonteisten tietojen suojaamista organisaatiossasi, koska se:

• Tarjoaa jäsennellyn lähestymistavan työntekijöiden valtakirjojen hallintaan koko organisaatiossa.
• Auttaa vähentämään tietoturvariskejä tunnistamalla ja hallinnoimalla etuoikeutettuja käyttäjiä (esim. ylläpitäjät vs. kehittäjät vs. myyntitiimit).
• Takaamme, että organisaatiosi arkaluonteiset tiedot ovat GDPR:n ja HIPAA:n kaltaisten säännösten mukaisia.

Jos arkaluonteiset tiedot joutuvat luvattoman käyttäjän käsiin, se voi aiheuttaa vakavaa vahinkoa organisaatiosi maineelle. Ja mainetta on vaikea rakentaa uudelleen.

Pääsysuunnittelun tulisi alkaa palvelukseen ottamisprosessista ja seurata työntekijän elinkaarta loppuun asti. Sen olisi katettava nämä kuusi elinkaaren jaksoa:

1. Pääsyn pyytäminen
2. Tarkastus
3. Oikeuksien tarjoaminen
4. Identiteetin tilan seuranta
5. Kirjaaminen ja käyttöoikeuksien seuranta
6. Käyttöoikeuksien poistaminen tai rajoittaminen

Kuusivaiheinen strategia auttaa välttämään arkaluonteisten tietojen lipsahtamisen, ja yksi kriittisimmistä vaiheista on käyttöoikeuksien välitön poistaminen, kun etätyöntekijä lähtee yrityksestä.

2. Hyödynnä asianmukaisia välineitä ja teknologiaa

Etätiimejä hallinnoitaessa voi olla haastavaa varmistaa, että työntekijöilläsi on käytettävissään oikeat resurssit. Siksi sinun on investoitava aikaa kulkuyhteyksien suunnitteluun ja hallintaan.

Käyttöoikeuksien suunnitteluun kuuluu suunnitelman laatiminen siitä, miten työntekijäsi saavat käyttöönsä tiedot, joita he tarvitsevat työnsä hoitamiseen. Tähän suunnitteluun kuuluu kaikki heidän sähköpostitileihinsä pääsemisestä ja seurantaan. sähköpostin toimitettavuus siihen, miten he käyttävät yrityksesi intranet-sivustoa tai pilvipohjaista ohjelmistoalustaa.

Pääsynhallinta on sitten sen varmistamista, että näitä suunnitelmia noudatetaan.
salasanat on suojattu asianmukaisesti
ja että työntekijät käyttävät kaksitekijätodennusta silloin, kun se on käytettävissä. Voit myös käyttää IAM-työkaluja (Identity and Access Management), joilla työntekijöille voidaan antaa asianmukaiset käyttöoikeustasot ja lopettaa manuaaliset hyväksymisprosessit.

Etätiimi ei tarkoita, että voit luottaa vain teknologiaan, joka vapauttaa sinut fyysisistä rajoitteista. Joskus on tarpeen toimittaa arkaluonteisia tietoja sisältäviä fyysisiä asiakirjoja muille tiimin jäsenille tai asiakkaille. Näissä tapauksissa kannattaa tehdä yhteistyötä turvallisia kuriiripalveluja tarjoavan yrityksen kanssa.

Tärkeintä on löytää työkaluja, jotka tehostavat työnkulkuja vaarantamatta tietojen eheyttä.

3. Varmista, että politiikkasi ovat ajan tasalla

Tarkista käyttöoikeuskäytännöt säännöllisesti (esim. neljännesvuosittain tai vuosittain) tai silloin, kun teknologia tai olosuhteet muuttuvat niin, että ne voivat vaikuttaa nykyisten käytäntöjen tehokkuuteen. Esimerkiksi kun uusi jäsen liittyy organisaatioonne.

Käyttöoikeuskäytäntöjen jakaminen etätyöntekijöiden kanssa voi olla vaikeaa, kun et voi järjestää henkilökohtaista tapaamista tai täysimittaista perehdytystä. Tämän vuoksi video on erinomainen vaihtoehto etäryhmien opastamiseen.

Jos et tunne videoeditointia, Picsartin QuickTools on yksinkertainen ja helppokäyttöinen editointiominaisuus, jonka avulla voit tehdä opetusvideon, jonka voit jakaa tiimiesi kanssa. Oletetaan, että haluat sisällyttää videotietoja jokaista uutta työntekijää varten. Tällöin voit käyttää tekoälytyökaluja, kuten parafraasigeneraattoria, ja lisätä räätälöidyn viestin jokaiselle työntekijälle, kun hän siirtyy omaan tiimiinsä.

Käyttäjien käyttöoikeudet ovat tietysti erilaiset jokaisella tiimin jäsenellä organisaatiossasi. Näiden työkalujen avulla voit luoda henkilökohtaisen videon, jonka avulla uudet työntekijät saadaan nopeasti vauhtiin ja integroitumaan saumattomasti tiimiinsä ilman suurempia viiveitä.

4. Kohdista yleiset tietoturva-, tietosuoja- ja vaatimustenmukaisuustavoitteesi.

Varmista, että käyttöoikeussuunnitelmasi on hyvin linjassa sinun
tietoturva
, yksityisyyden suojaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevat tavoitteet. Tähän prosessiin kuuluu sen ymmärtäminen, mitä tietoa käyttäjät tarvitsevat ja miten he haluavat käyttää sitä.

Esimerkiksi käyttöoikeuksien suunnittelu ja hallinta riippuvat siitä, miten tallennat yrityksesi tiedot. Onko teillä oma datakeskus vai käytättekö palveluntarjoajaa? colocation-datakeskus? Millainen on datakeskuksen infrastruktuurin hallinta? Eri järjestelmissä on erilaisia ominaisuuksia, jotka muuttavat näkemystäsi kulkuyhteyksien suunnittelusta ja hallinnasta.

Muita mielessä pidettäviä kysymyksiä:

• Mitkä ovat sääntöjen noudattamista koskevat politiikkanne?
• Onko sinun noudatettava erityisiä tietosuojalakeja?
• Mitä tietoturvatoimia teillä on jo käytössä?
• Onko sinulla yksi keskusjärjestelmä vai useita erillisiä järjestelmiä?

5. Luodaan yhteistyötä eri osastojen välillä

Organisaation jokaisen osaston olisi osallistuttava käyttöoikeuksien hallintaprosessin suunnitteluun ja toteuttamiseen. Esimerkiksi tietotekniikka- ja henkilöstöosastojen tulisi tehdä yhteistyötä roolien, vastuualueiden ja menettelyjen määrittelemiseksi. Yhteistyön avulla on helpompi keskustella käyttöoikeuksien suunnitteluprosesseista, mukaan lukien uusien käyttäjien hyväksynnät, roolien/vastuualueiden muutokset tai järjestelmästä poistamiset.

Yhteistyötä tarvitaan myös sen määrittämiseksi, minkä tyyppinen hyväksyntä tai epääminen on annettava organisaatiossasi olevien käyttäjäroolien ja vastuualueiden perusteella. Usein esimerkiksi työskentelet projektin parissa ja sinulla on mahdollisuus työskennellä ulkopuolisten freelancereiden, kuten graafisten suunnittelijoiden, projektipäälliköiden ja muiden freelancereiden kanssa. virtuaaliset vastaanottovirkailijat. Miten siis toimitaan sopimussuhteisten työntekijöiden kanssa, jotka tarvitsevat myös yrityksen pääsyn järjestelmiin?

Voit myöntää hyväksyntöjä useiden tekijöiden perusteella, mukaan lukien:

• Työntekijän rooli organisaatiossa
• työtehtävien luonne
• Heidän yleinen toimikautensa yrityksessä

Yhteistyö näiden tekijöiden määrittämiseksi auttaa takaamaan asianmukaiset varotoimet ja parantamaan organisaatiosi yleistä turvallisuutta.

6. Pidä tarkasti silmällä käyttöoikeuksien raportointia ja seurantaa.

Seuranta ja raportointi siitä, kenellä on pääsy mihinkin tietoihin, on yhtä tärkeää käyttöoikeuksien suunnittelun ja hallintastrategian onnistumisen kannalta. Miten muuten voitte tietää, jos joku käyttää etuoikeuksiaan väärin?

• Seuraa, kenellä on pääsy mihin järjestelmiin: Kuinka usein ihmiset käyttävät kutakin järjestelmää? Onko olemassa käyttämätön järjestelmä, jota tietty osasto ei juuri käytä? Onko pääsy tarpeen?
• Tarkasta käyttöoikeudet säännöllisesti: Varmista, että kaikki käyttäjät noudattavat käytäntöjäsi tarkastamalla kirjautumiset ja muutokset säännöllisesti ja vertaamalla niitä käytäntöjen vaatimuksiin.
• Peruuta käyttöoikeudet, kun ihmiset lähtevät yrityksestä: Älä anna epärehellisten työntekijöiden jatkaa etuoikeutettujen käyttöoikeuksiensa käyttämistä irtisanomisen jälkeen.

On tärkeää ymmärtää ohjelmasi tehokkuus mittaamalla pyyntöjen, hyväksyntöjen ja epäämisten määrää sekä näiden toimien syitä.

Pakkaaminen

Tärkeintä on rakentaa tehokas käyttöoikeuksien suunnittelujärjestelmä, joka skaalautuu organisaatiosi mukana sen kasvaessa ja laajentuessa. Kehitä prosessi, joka on helppokäyttöinen ja johon osallistuvat kaikki tarvittavat sidosryhmät organisaatiossasi.

Pääsynhallinnan on myös oltava riittävän joustavaa kehittyäkseen ja samalla varmistettava, että se on alan säännösten, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) tai sairausvakuutuksen siirrettävyyttä ja vastuuvelvollisuutta koskevan lain (Health Insurance Portability Accountability Act, HIPAA), mukainen.

Kun käytössäsi on asianmukainen käyttöoikeuksien suunnittelu, voit tehostaa käyttöoikeuksien hallintaa uhraamatta yrityksen luottamuksellisten tietojen turvallisuutta.