बुकाफी ब्लॉग
दूरस्थ कार्य बढ़ रहा है, 16% के साथ अमेरिका में विशेष रूप से दूरस्थ टीमों को काम पर रखने वाली कंपनियों की संख्या। और अच्छे कारण के लिए।
दूरस्थ कर्मचारी अपने सहकर्मियों की तुलना में एक कार्यालय स्थान में समान कार्य करने से अधिक खुश और अधिक उत्पादक होते हैं। हालांकि, इसमें कोई शक नहीं है दूरस्थ टीमों के पास चुनौतियों का अपना अनूठा सेट होता है — खासकर जब से आप ऐसी टीमों का प्रबंधन कर रहे हैं जो आपकी भौतिक दीवारों के बाहर काम करती हैं।
एक्सेस योजना और प्रबंधन एक जटिल प्रक्रिया है जिसके लिए एक साथ काम करने के लिए कई अलग-अलग विभागों और तकनीकों की आवश्यकता होती है।
लेकिन चिंता मत करो। इस पोस्ट में, हम दूरस्थ टीमों के लिए एक सफल पहुँच योजना और प्रबंधन प्रणाली को लागू करने में आपकी मदद करने के लिए छह युक्तियाँ साझा करते हैं।
चलो गोता लगाएँ।
एक्सेस प्लानिंग और मैनेजमेंट प्लान बनाना आपके संगठन के भीतर संवेदनशील डेटा की सुरक्षा का एक अनिवार्य हिस्सा है क्योंकि यह:
यदि संवेदनशील डेटा किसी अनधिकृत उपयोगकर्ता के हाथों में पड़ जाता है, तो यह आपके संगठन की प्रतिष्ठा को गंभीर नुकसान पहुंचा सकता है। और एक प्रतिष्ठा का पुनर्निर्माण करना कठिन है।
आपकी पहुंच योजना ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से शुरू होनी चाहिए और अंत तक कर्मचारी जीवनचक्र का पालन करना चाहिए। इसमें इन छह जीवनचक्र क्रमों को शामिल किया जाना चाहिए:
छह-चरण की रणनीति किसी भी संवेदनशील जानकारी को दरारों से फिसलने से बचाने में मदद करती है, सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक तत्काल पहुंच हटाने पर पड़ता है जब एक दूरस्थ कर्मचारी कंपनी छोड़ देता है।
दूरस्थ टीमों का प्रबंधन करते समय, यह सुनिश्चित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है कि आपके कर्मचारियों के पास सही संसाधनों तक पहुंच हो। इसलिए आपको एक्सेस प्लानिंग और मैनेजमेंट में समय लगाने की जरूरत है।
एक्सेस प्लानिंग में एक योजना बनाना शामिल है कि आपके कर्मचारी अपने काम करने के लिए आवश्यक जानकारी तक कैसे पहुंचेंगे। इस योजना में उनके ईमेल खातों में जाने से लेकर ट्रैकिंग तक सब कुछ शामिल है ईमेल सुपुर्दगी कि वे आपकी कंपनी की इंट्रानेट साइट या क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म तक कैसे पहुँचते हैं।
पहुँच प्रबंधन तब यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि इन योजनाओं का पालन किया जाता है, जिसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि पासवर्ड पर्याप्त रूप से सुरक्षित हैं और कर्मचारी उपलब्ध होने पर दो-कारक प्रमाणीकरण का उपयोग कर रहे हैं। या आप कर्मचारियों को उचित पहुँच स्तर प्रदान करने और मैन्युअल अनुमोदन प्रक्रियाओं की आवश्यकता को समाप्त करने के लिए पहचान और पहुँच प्रबंधन (IAM) उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।
एक दूरस्थ टीम होने का मतलब यह नहीं है कि आप केवल भौतिक बाधाओं से मुक्त होने के लिए प्रौद्योगिकी पर भरोसा कर सकते हैं। कभी-कभी टीम के अन्य सदस्यों या ग्राहकों को संवेदनशील जानकारी रखने वाले भौतिक दस्तावेज़ वितरित करना आवश्यक होता है। इन मामलों में, सुरक्षित कूरियर सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनी के साथ साझेदारी करना ही सही तरीका है।
कुंजी उपकरण ढूंढ रही है जो डेटा अखंडता से समझौता किए बिना वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करती है।
एक्सेस नीतियों की नियमित रूप से समीक्षा करें (जैसे, त्रैमासिक या वार्षिक) या जब तकनीक या परिस्थितियों में कोई बदलाव हो जो आपकी मौजूदा नीतियों की प्रभावशीलता को प्रभावित कर सकता है। उदाहरण के लिए, जब कोई नया सदस्य आपके संगठन में शामिल होता है।
दूरस्थ कर्मचारियों के साथ पहुँच नीतियों को साझा करना कठिन हो सकता है जब आप व्यक्तिगत रूप से मीटिंग या पूरी तरह से ओरिएंटेशन नहीं कर सकते। यही कारण है कि दूरस्थ टीमों को निर्देश देने के लिए वीडियो एक उत्कृष्ट विकल्प है।
यदि आप वीडियो संपादन से अपरिचित हैं, तो Picsart द्वारा Quicktools एक सरल और उपयोग में आसान संपादन सुविधा है जो आपकी टीमों के साथ साझा करने के लिए एक शैक्षिक वीडियो बनाने में आपकी सहायता कर सकती है। और मान लीजिए आप प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए अपने वीडियो में अतिरिक्त जानकारी शामिल करना चाहते हैं। उस स्थिति में, आप प्रत्येक कर्मचारी को अपनी उपयुक्त टीम में ऑनबोर्ड करने के लिए एक अनुरूप संदेश जोड़ने के लिए एक पैराफ़्रेज़ जनरेटर जैसे एआई टूल का उपयोग कर सकते हैं।
बेशक, आपके संगठन के भीतर टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए उपयोगकर्ता की पहुंच अलग है। ये उपकरण आपको एक व्यक्तिगत वीडियो बनाने की अनुमति देते हैं ताकि आपके नए कर्मचारियों को तेजी से और बिना किसी देरी के उनकी टीम में समेकित रूप से एकीकृत किया जा सके।
सुनिश्चित करें कि आपकी पहुंच योजना आपकी डेटा सुरक्षा के साथ अच्छी तरह से मेल खाती है, गोपनीयता और अनुपालन लक्ष्य। इस प्रक्रिया में यह समझना शामिल है कि आपके उपयोगकर्ताओं को किस जानकारी की आवश्यकता है और वे इसका उपभोग कैसे करना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, एक्सेस प्लानिंग और मैनेजमेंट इस बात पर निर्भर करता है कि आप अपनी कंपनी का डेटा कैसे स्टोर करते हैं। क्या आपका अपना डेटा सेंटर है, या आप a कोलोकेशन डेटा सेंटर? आपका डेटा सेंटर इंफ्रास्ट्रक्चर प्रबंधन कैसा दिखता है? अलग-अलग सिस्टम में अलग-अलग सुविधाएं होती हैं, जो आपके एक्सेस प्लानिंग और प्रबंधन को देखने के तरीके को बदल देंगी.
अन्य प्रश्नों को ध्यान में रखना:
आपके संगठन के प्रत्येक विभाग को एक्सेस प्रबंधन प्रक्रिया की योजना और कार्यान्वयन में भाग लेना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपकी सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) और मानव संसाधन (एचआर) विभागों को भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और प्रक्रियाओं को परिभाषित करने के लिए मिलकर काम करना चाहिए। एक साथ काम करके, नए उपयोगकर्ताओं के लिए अनुमोदन, भूमिकाओं/जिम्मेदारियों में बदलाव, या सिस्टम से निष्कासन सहित एक्सेस प्लानिंग प्रक्रियाओं के माध्यम से बात करना आसान हो जाता है।
आपके संगठन के भीतर उपयोगकर्ता भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के आधार पर जारी करने के लिए किस प्रकार की स्वीकृति या अस्वीकृति निर्धारित करने के लिए एक सहयोगी प्रयास भी आवश्यक है। उदाहरण के लिए, कई बार, आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे होते हैं और आपके पास बाहर के फ्रीलांसरों के साथ काम करने का अवसर होता है, जैसे कि ग्राफिक डिजाइनर, प्रोजेक्ट मैनेजर और वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट. तो आप अनुबंधित कर्मचारियों से कैसे निपटते हैं जिन्हें सिस्टम तक कंपनी की पहुंच की भी आवश्यकता है?
आप कई कारकों के आधार पर मंज़ूरी दे सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:
इन कारकों को निर्धारित करने के लिए एक सहयोगी प्रयास उचित सावधानियों की गारंटी देने और आपके संगठन की समग्र सुरक्षा में सुधार करने में मदद करेगा।
ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग किसके पास किस जानकारी तक पहुंच है, आपकी पहुंच योजना और प्रबंधन रणनीति की सफलता के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण है। अन्यथा, आपको कैसे पता चलेगा कि कोई अपने विशेषाधिकारों का दुरुपयोग कर रहा है?
अनुरोधों, स्वीकृतियों और अस्वीकरणों की संख्या के साथ-साथ इन कार्रवाइयों के कारणों को मापकर अपने कार्यक्रम की प्रभावशीलता को समझना आवश्यक है।
कुंजी एक प्रभावी पहुँच नियोजन प्रणाली का निर्माण करना है जो आपके संगठन के साथ बढ़ने और विस्तार करने के साथ-साथ बढ़ेगी। ऐसी प्रक्रिया विकसित करें जिसका उपयोग करना आसान हो और जिसमें आपके संगठन के सभी आवश्यक हितधारक शामिल हों।
जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन (GDPR) या हेल्थ इंश्योरेंस पोर्टेबिलिटी एकाउंटेबिलिटी एक्ट (HIPAA) जैसे उद्योग के नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करते हुए भी एक्सेस प्रबंधन को विकसित करने के लिए पर्याप्त लचीला होना चाहिए।
उचित पहुँच योजना के साथ, आप अपनी मालिकाना कंपनी की जानकारी की सुरक्षा का त्याग किए बिना अपने पहुँच प्रबंधन को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।
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