BOOKAFY BLOG
Rad na daljinu je u porastu, sa 16% tvrtki u SAD-u zapošljavaju isključivo timove na daljinu. I to s dobrim razlogom.
Radnici na daljinu su sretniji i produktivniji od svojih suradnika koji obavljaju iste zadatke u uredu. Međutim, u to nema sumnje udaljeni timovi imaju svoj vlastiti jedinstveni skup izazova — pogotovo jer upravljate timovima koji rade izvan vaših fizičkih zidova.
Planiranje i upravljanje pristupom složen je proces koji zahtijeva zajednički rad različitih odjela i tehnologija.
Ali nemoj se uzrujavati. U ovom postu dijelimo šest savjeta koji će vam pomoći implementirati uspješan sustav planiranja pristupa i upravljanja za udaljene timove.
Zaronimo.
Stvaranje planiranja pristupa i plana upravljanja bitan je dio zaštite osjetljivih podataka unutar vaše organizacije jer:
Ako osjetljivi podaci dospiju u ruke neovlaštenog korisnika, to može ozbiljno naštetiti ugledu vaše organizacije. A reputaciju je teško obnoviti.
Vaše planiranje pristupa trebalo bi započeti procesom uključivanja i pratiti životni ciklus zaposlenika do kraja. Trebao bi pokriti ovih šest sekvenci životnog ciklusa:
Strategija u šest koraka pomaže u izbjegavanju da osjetljive informacije procure kroz pukotine, pri čemu je jedan od najkritičnijih koraka trenutačno uklanjanje pristupa kada udaljeni radnik napusti tvrtku.
Kada upravljate udaljenim timovima, osigurati da vaši zaposlenici imaju pristup pravim resursima može biti izazovno. Zato morate uložiti vrijeme u planiranje i upravljanje pristupom.
Planiranje pristupa uključuje izradu plana o tome kako će vaši zaposlenici pristupiti informacijama koje su im potrebne za obavljanje posla. Ovo planiranje uključuje sve, od pristupa njihovim računima e-pošte do praćenja isporučivost e-pošte na način na koji pristupaju intranetskoj stranici vaše tvrtke ili softverskoj platformi temeljenoj na oblaku.
Upravljanje pristupom znači osigurati da se ti planovi slijede, što uključuje stvari kao što je provjera jesu li lozinke primjereno zaštićene te da zaposlenici koriste dvofaktornu autentifikaciju kada je dostupna. Ili možete koristiti alate za upravljanje identitetom i pristupom (IAM) kako biste zaposlenicima pružili odgovarajuće razine pristupa i uklonili potrebu za ručnim procesima odobravanja.
Imati udaljeni tim ne znači da se možete osloniti samo na tehnologiju koja će vas osloboditi fizičkih ograničenja. Ponekad je drugim članovima tima ili klijentima potrebno dostaviti fizičke dokumente koji sadrže osjetljive podatke. U tim slučajevima najbolji je način partnerstvo s tvrtkom koja nudi sigurne kurirske usluge.
Ključ je pronalaženje alata koji pojednostavljuju tijek rada bez ugrožavanja integriteta podataka.
Redovito pregledavajte pravila pristupa (npr. kvartalno ili godišnje) ili kada dođe do promjene u tehnologiji ili okolnostima koje bi mogle utjecati na učinkovitost vaših postojećih pravila. Na primjer, kada se novi član pridruži vašoj organizaciji.
Može biti teško dijeliti pravila pristupa s udaljenim zaposlenicima kada ne možete imati osobni sastanak ili potpunu orijentaciju. To je ono što video čini izvrsnom opcijom za podučavanje udaljenih timova.
Ako niste upoznati s video uređivanjem, Quicktools by Picsart ima jednostavnu i laku značajku za uređivanje koja vam može pomoći da napravite obrazovni video za dijeljenje sa svojim timovima. Pretpostavimo da u svoje videozapise želite uključiti dodatne informacije za svakog novog zaposlenika. U tom slučaju možete upotrijebiti alate umjetne inteligencije poput generatora parafraza kako biste dodali prilagođenu poruku svakom zaposleniku dok se uključuje u svoj odgovarajući tim.
Naravno, korisnički pristup je različit za svakog člana tima unutar vaše organizacije. Ovi vam alati omogućuju stvaranje personaliziranog videa kako biste svoje nove zaposlenike brzo upoznali i neprimjetno integrirali u njihov tim bez puno odgađanja.
Provjerite je li vaš plan pristupa dobro usklađen sa sigurnošću vaših podataka, privatnost i ciljevi usklađenosti. Ovaj proces uključuje razumijevanje informacija koje vaši korisnici trebaju i kako ih žele koristiti.
Na primjer, planiranje pristupa i upravljanje ovise o tome kako pohranjujete podatke svoje tvrtke. Imate li vlastiti podatkovni centar ili koristite a kolokacijski podatkovni centar? Kako izgleda upravljanje infrastrukturom vašeg podatkovnog centra? Različiti sustavi imaju različite značajke koje će promijeniti način na koji gledate planiranje pristupa i upravljanje.
Ostala pitanja koja treba imati na umu:
Svaki odjel unutar vaše organizacije trebao bi sudjelovati u planiranju i provedbi procesa upravljanja pristupom. Na primjer, vaši odjeli za informacijsku tehnologiju (IT) i ljudske resurse (HR) trebali bi surađivati kako bi definirali uloge, odgovornosti i procedure. Radeći zajedno, lakše je razgovarati o procesima planiranja pristupa, uključujući odobrenja za nove korisnike, promjene u ulogama/odgovornostima ili uklanjanja iz sustava.
Zajednički napor također je neophodan kako bi se utvrdilo koju vrstu odobrenja ili odbijanja izdati na temelju korisničkih uloga i odgovornosti unutar vaše organizacije. Na primjer, mnogo puta radite na projektu i imate priliku raditi s vanjskim slobodnjacima, kao što su grafički dizajneri, voditelji projekata i virtualni recepcioneri. Dakle, kako se nositi s ugovornim zaposlenicima koji također trebaju pristup tvrtki sustavima?
Odobrenja možete dati na temelju nekoliko čimbenika, uključujući:
Zajednički napor da se utvrde ti čimbenici pomoći će jamčiti odgovarajuće mjere opreza i poboljšati ukupnu sigurnost vaše organizacije.
Praćenje i izvješćivanje o tome tko ima pristup kojim informacijama jednako je kritično za uspjeh vašeg planiranja pristupa i strategije upravljanja. Inače, kako ćete znati da netko zlorabi svoje privilegije?
Bitno je razumjeti učinkovitost vašeg programa mjerenjem broja zahtjeva, odobrenja i odbijanja, kao i razloge za te radnje.
Ključ je izgraditi učinkovit sustav planiranja pristupa koji će se prilagođavati vašoj organizaciji kako bude rasla i širila se. Razvijte proces koji je jednostavan za korištenje i uključuje sve potrebne dionike u vašoj organizaciji.
Upravljanje pristupom također bi trebalo biti dovoljno fleksibilno da se može razvijati, a istovremeno osiguravati usklađenost s industrijskim propisima kao što su Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) ili Zakon o prenosivosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA) .
S pravilnim planiranjem pristupa možete pojednostaviti svoje upravljanje pristupom bez žrtvovanja sigurnosti vlasničkih podataka vaše tvrtke.
Uštedite vrijeme i novac svom timu uz Bookafy!
Pomoću softvera za mrežno zakazivanje sastanaka možete automatizirati rezervacije, podsjetnike, sinkronizaciju s kalendarima, dohvaćanje URL-ova videosastanaka i još mnogo toga. Isprobajte Bookafy besplatno danas!
