BOOKAFY BLOG
A távmunka egyre nagyobb teret hódít, a
16%
az Egyesült Államokban a kizárólag távoli csapatokat alkalmazó vállalatok közül. És jó okkal.
A távmunkások boldogabbak és termelékenyebbek, mint az irodában ugyanazokat a feladatokat végző munkatársaik. Kétségtelen azonban, hogy
távoli csapatok
sajátos kihívásokkal járnak – különösen azért, mert olyan csapatokat irányít, amelyek az Ön fizikai falain kívül működnek.
A hozzáférés-tervezés és -kezelés összetett folyamat, amely számos különböző részleg és technológia együttműködését igényli.
De ne bosszankodjon. Ebben a bejegyzésben hat tippet osztunk meg, amelyek segítenek a távoli csapatok sikeres hozzáférés-tervezési és -kezelési rendszerének megvalósításában.
Merüljünk el benne.
A hozzáférés-tervezési és -kezelési terv elkészítése a szervezeten belüli érzékeny adatok védelmének alapvető része, mivel:
Ha az érzékeny adatok illetéktelen felhasználók kezébe kerülnek, az súlyos károkat okozhat a szervezet hírnevének. És a hírnevet nehéz újraépíteni.
A hozzáférés tervezésének a belépési folyamattal kell kezdődnie, és végig kell követnie a munkavállaló életciklusát. Ennek le kell fednie ezt a hat életciklus-sorozatot:
A hatlépcsős stratégia segít elkerülni, hogy bármilyen érzékeny információ kicsússzon a kezünkből, és az egyik legkritikusabb lépés az azonnali hozzáférés megszüntetése, amikor a távmunkás elhagyja a vállalatot.
Távoli csapatok irányításakor kihívást jelenthet annak biztosítása, hogy alkalmazottai hozzáférjenek a megfelelő erőforrásokhoz. Ezért kell időt fektetnie a hozzáférés tervezésébe és kezelésébe.
A hozzáférési tervezés magában foglalja egy terv elkészítését arra vonatkozóan, hogy az alkalmazottak hogyan férnek hozzá a munkájuk elvégzéséhez szükséges információkhoz. Ez a tervezés magában foglal mindent, az e-mail fiókjaikba való bejutástól és a nyomon követéstől kezdve e-mail kézbesíthetőség a vállalat intranetes webhelyének vagy felhőalapú szoftverplatformjának elérésétől.
A hozzáférés-kezelés ezután annak biztosításáról szól, hogy ezeket a terveket kövessék, ami olyan dolgokat foglal magában, mint például annak biztosítása, hogy
a jelszavak megfelelően biztosítottak
és hogy az alkalmazottak kétfaktoros hitelesítést használnak, amennyiben az rendelkezésre áll. Vagy használhat személyazonosság- és hozzáférés-kezelő (IAM) eszközöket, hogy megfelelő hozzáférési szinteket biztosítson az alkalmazottak számára, és megszüntesse a kézi jóváhagyási folyamatok szükségességét.
A távoli csapat nem jelenti azt, hogy csak a technológiára támaszkodhat, hogy megszabaduljon a fizikai korlátoktól. Néha szükség van arra, hogy érzékeny információkat tartalmazó fizikai dokumentumokat juttasson el a csapat többi tagjának vagy az ügyfeleknek. Ezekben az esetekben a biztonságos futárszolgálatot nyújtó céggel való együttműködés a legjobb megoldás.
A kulcs az olyan eszközök megtalálása, amelyek az adatintegritás veszélyeztetése nélkül egyszerűsítik a munkafolyamatokat.
Rendszeresen (pl. negyedévente vagy évente), illetve a technológiában vagy a körülményekben bekövetkező olyan változások esetén, amelyek hatással lehetnek a meglévő irányelvek hatékonyságára, vizsgálja felül a hozzáférési irányelveket. Például, amikor egy új tag csatlakozik a szervezethez.
Nehéz lehet megosztani a hozzáférési irányelveket a távoli alkalmazottakkal, ha nem lehet személyes megbeszélést vagy teljes körű eligazítást tartani. Ez teszi a videót kiváló lehetőséggé a távoli csapatok oktatására.
Ha nem ismeri a videoszerkesztést, Quick Tools by Picsart egy egyszerű és könnyen használható szerkesztési funkcióval rendelkezik, amely segíthet elkészíteni egy oktatóvideót, amelyet megoszthat a csapataival. És tegyük fel, hogy minden új munkavállaló számára további információkat szeretne felvenni a videókba. Ebben az esetben olyan mesterséges intelligencia-eszközökkel, mint például egy parafrázis-generátor, személyre szabott üzenetet adhat minden egyes alkalmazottnak, amikor a megfelelő csapatba kerül.
Természetesen a felhasználói hozzáférés a szervezeten belül minden egyes csapattag számára eltérő. Ezek az eszközök lehetővé teszik, hogy személyre szabott videót készítsen, hogy új alkalmazottai gyorsan, késedelem nélkül, zökkenőmentesen beilleszkedhessenek a csapatukba.
Győződjön meg róla, hogy a hozzáférési terv jól illeszkedik az Ön
adatbiztonságával
, adatvédelmi és megfelelőségi célok. Ez a folyamat magában foglalja annak megértését, hogy a felhasználóknak milyen információkra van szükségük, és hogyan akarják azokat fogyasztani.
A hozzáférés tervezése és kezelése például attól függ, hogyan tárolja a vállalati adatokat. Van saját adatközpontja, vagy egy másik adatszolgáltatót használ? kolokációs adatközpont? Hogyan néz ki az Ön adatközponti infrastruktúrájának kezelése? A különböző rendszerek különböző funkciókkal rendelkeznek, amelyek megváltoztatják a hozzáférés tervezésének és kezelésének megítélését.
Egyéb kérdések, amelyeket érdemes szem előtt tartani:
A szervezeten belül minden részlegnek részt kell vennie a hozzáférés-kezelési folyamat tervezésében és végrehajtásában. Például az informatikai (IT) és a humánerőforrás (HR) részlegnek együtt kell működnie a szerepek, felelősségi körök és eljárások meghatározásában. A közös munka révén könnyebb megbeszélni a hozzáférés-tervezési folyamatokat, beleértve az új felhasználók jóváhagyását, a szerepkörök/felelősségek módosítását vagy a rendszerből való eltávolítást.
Együttműködésre van szükség annak meghatározásához is, hogy a szervezeten belüli felhasználói szerepkörök és felelősségi körök alapján milyen típusú jóváhagyást vagy elutasítást kell kiadni. Például sokszor előfordul, hogy egy projekten dolgozol, és lehetőséged van külső szabadúszókkal, például grafikusokkal, projektmenedzserekkel, és virtuális recepciósok. Hogyan kezelje tehát a szerződéses alkalmazottakat, akiknek szintén szükségük van vállalati hozzáférésre a rendszerekhez?
A jóváhagyásokat több tényező alapján is megadhatja, többek között:
Az e tényezők meghatározására irányuló közös erőfeszítés segít garantálni a megfelelő óvintézkedéseket és javítani a szervezet általános biztonságát.
A hozzáférés-tervezési és -kezelési stratégia sikere szempontjából ugyanilyen fontos annak nyomon követése és jelentése, hogy ki milyen információhoz fér hozzá. Máskülönben honnan fogja tudni, ha valaki visszaél a kiváltságaival?
A kérelmek, jóváhagyások és elutasítások számának, valamint az intézkedések okainak mérésével fontos megérteni a program hatékonyságát.
A kulcs egy hatékony hozzáférési tervezési rendszer kiépítése, amely a szervezet növekedésével és bővülésével együtt skálázható. Fejlesszen ki egy olyan folyamatot, amely könnyen használható, és amely bevonja a szervezet összes szükséges érdekeltjét.
A hozzáférés-kezelésnek elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy fejlődni tudjon, miközben biztosítja az olyan iparági szabályozásoknak való megfelelést, mint az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) vagy az egészségbiztosítási hordozhatósági elszámoltathatósági törvény (HIPAA).
A megfelelő hozzáférés-tervezéssel racionalizálhatja a hozzáférés-kezelést anélkül, hogy feláldozná a védett vállalati információk biztonságát.
Spóroljon időt és pénzt csapatának a Bookafy segítségével!
Az online időpontfoglaló szoftver segítségével automatizálhatja a foglalást, az emlékeztetőket, a naptárakkal való szinkronizálást, a videós találkozók URL-címének lekérdezését és még sok mást. Próbálja ki a Bookafy-t ingyenesen még ma!
