BLOG DI BOOKAFY
Il lavoro a distanza è in aumento, con
16%
delle aziende statunitensi che assumono esclusivamente team remoti. E per una buona ragione.
I lavoratori a distanza sono più felici e produttivi dei loro colleghi che svolgono le stesse mansioni in un ufficio. Tuttavia, non c’è dubbio che
i team remoti
hanno una serie di sfide uniche, soprattutto se si tratta di gestire team che operano al di fuori delle mura domestiche.
La pianificazione e la gestione degli accessi è un processo complesso che richiede la collaborazione di diversi reparti e tecnologie.
Ma non preoccupatevi. In questo post condividiamo sei suggerimenti per aiutarvi a implementare un sistema di pianificazione e gestione degli accessi di successo per i team remoti.
Immergiamoci in questa storia.
La creazione di un piano di pianificazione e gestione degli accessi è una parte essenziale della salvaguardia dei dati sensibili all’interno dell’organizzazione, perché:
Se i dati sensibili finiscono nelle mani di un utente non autorizzato, possono causare gravi danni alla reputazione dell’azienda. E una reputazione è difficile da ricostruire.
La pianificazione degli accessi deve iniziare con il processo di onboarding e seguire il ciclo di vita del dipendente fino alla fine. Dovrebbe coprire le sei sequenze del ciclo di vita:
La strategia in sei fasi aiuta a evitare che le informazioni sensibili sfuggano, e una delle fasi più critiche è la rimozione immediata dell’accesso quando un lavoratore remoto lascia l’azienda.
Quando si gestiscono team remoti, garantire che i dipendenti abbiano accesso alle risorse giuste può essere una sfida. Ecco perché è necessario investire tempo nella pianificazione e nella gestione degli accessi.
La pianificazione degli accessi prevede la creazione di un piano per l’accesso dei dipendenti alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Questa pianificazione comprende tutto, dall’accesso ai loro account di posta elettronica al monitoraggio la deliverability delle e-mail al modo in cui accedono al sito intranet della vostra azienda o alla piattaforma software basata sul cloud.
La gestione degli accessi consiste nel garantire il rispetto di questi piani, ad esempio assicurandosi che le password siano adeguatamente protette.
le password siano adeguatamente protette
e che i dipendenti utilizzino l’autenticazione a due fattori, quando disponibile. Oppure si possono utilizzare strumenti di gestione dell’identità e dell’accesso (IAM) per fornire ai dipendenti livelli di accesso appropriati ed eliminare la necessità di processi di approvazione manuali.
Avere un team remoto non significa affidarsi solo alla tecnologia per liberarsi dai vincoli fisici. A volte è necessario consegnare documenti fisici contenenti informazioni sensibili ad altri membri del team o ai clienti. In questi casi, la collaborazione con un’azienda che offre servizi di corriere sicuri è la soluzione migliore.
La chiave è trovare strumenti che snelliscano i flussi di lavoro senza compromettere l’integrità dei dati.
Rivedere le politiche di accesso regolarmente (ad esempio, trimestralmente o annualmente) o quando si verificano cambiamenti nella tecnologia o nelle circostanze che potrebbero influire sull’efficacia delle politiche esistenti. Ad esempio, quando un nuovo membro si unisce alla vostra organizzazione.
Può essere difficile condividere le politiche di accesso con i dipendenti remoti quando non è possibile organizzare un incontro di persona o un vero e proprio orientamento. È questo che rende il video un’opzione eccellente per istruire i team remoti.
Se non avete familiarità con l’editing video, Quicktools di Picsart ha una funzione di editing semplice e facile da usare che può aiutarvi a realizzare un video didattico da condividere con i vostri team. E supponiamo che vogliate includere nei vostri video informazioni aggiuntive per ogni nuovo dipendente. In questo caso, è possibile utilizzare strumenti di intelligenza artificiale come un generatore di parafrasi per aggiungere un messaggio personalizzato a ciascun dipendente nel momento in cui viene inserito nel team di appartenenza.
Naturalmente, l’accesso degli utenti è diverso per ogni membro del team all’interno dell’organizzazione. Questi strumenti consentono di creare un video personalizzato per far sì che i nuovi dipendenti siano rapidamente aggiornati e integrati nel team senza ritardi.
Assicuratevi che il vostro piano di accesso sia in linea con la vostra sicurezza dei dati.
sicurezza dei dati
privacy e gli obiettivi di conformità. Questo processo comprende la comprensione delle informazioni di cui i vostri utenti hanno bisogno e del modo in cui vogliono consumarle.
Ad esempio, la pianificazione e la gestione degli accessi dipendono dal modo in cui vengono archiviati i dati aziendali. Disponete di un vostro centro dati o utilizzate un centro dati di colocazione? Come si presenta la gestione dell’infrastruttura del data center? I diversi sistemi hanno caratteristiche diverse che cambiano il modo di concepire la pianificazione e la gestione degli accessi.
Altre domande da tenere a mente:
Ogni reparto dell’organizzazione deve partecipare alla pianificazione e all’implementazione del processo di gestione degli accessi. Ad esempio, i dipartimenti di informatica (IT) e di risorse umane (HR) dovrebbero collaborare per definire ruoli, responsabilità e procedure. Lavorando insieme, è più facile discutere i processi di pianificazione degli accessi, comprese le approvazioni per i nuovi utenti, le modifiche dei ruoli/responsabilità o le rimozioni dal sistema.
È inoltre necessario uno sforzo di collaborazione per determinare il tipo di approvazione o rifiuto da rilasciare in base ai ruoli e alle responsabilità degli utenti all’interno dell’organizzazione. Ad esempio, molte volte si lavora a un progetto e si ha la possibilità di collaborare con freelance esterni, come grafici, project manager e collaboratori. receptionist virtuali. Come gestire i dipendenti a contratto che hanno bisogno di accedere ai sistemi aziendali?
È possibile concedere approvazioni in base a diversi fattori, tra cui:
Uno sforzo collaborativo per determinare questi fattori aiuterà a garantire le giuste precauzioni e a migliorare la sicurezza complessiva dell’organizzazione.
Tracciare e segnalare chi ha accesso a quali informazioni è altrettanto fondamentale per il successo della vostra strategia di pianificazione e gestione degli accessi. Altrimenti, come si fa a sapere se qualcuno abusa dei suoi privilegi?
È essenziale capire l’efficacia del vostro programma misurando il numero di richieste, approvazioni e rifiuti, nonché le ragioni di queste azioni.
La chiave è costruire un sistema di pianificazione degli accessi efficace, in grado di adattarsi alla crescita e all’espansione dell’organizzazione. Sviluppate un processo facile da usare e che coinvolga tutti gli stakeholder necessari della vostra organizzazione.
La gestione degli accessi deve essere sufficientemente flessibile da evolversi, pur garantendo la conformità alle normative di settore come il General Data Protection Regulation (GDPR) o l’Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA).
Con una corretta pianificazione degli accessi, è possibile semplificare la gestione degli accessi senza sacrificare la sicurezza delle informazioni aziendali proprietarie.
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