リモートチームのアクセスプランニングと管理を成功させるための6つのヒント

リモートワークは増加傾向にあり
16%
米国でリモートチームのみを採用する企業の割合が高い。 そして、それなりの理由がある。

リモートワーカーは、オフィスで同じ仕事をする同僚よりも幸せで、生産性が高いのです。 ただし、間違いなく
リモートチーム
特に、物理的な壁の外で活動するチームを管理することになるため、独自の課題が発生します。

アクセス計画や管理は、さまざまな部門や技術が連携して行われる複雑なプロセスです。

でも、悩むことはありません。 この記事では、リモートチームのためのアクセス計画・管理システムを成功させるための6つのヒントを紹介します。

潜入してみましょう。

1.従業員ライフサイクルの全段階をカバーする

アクセス計画および管理計画を作成することは、組織内の機密データを保護するために不可欠な要素です。

• 組織全体で従業員のクレデンシャルを管理するための構造的なアプローチを提供します。
• 特権ユーザー（管理者、開発者、営業チームなど）を特定し管理することで、セキュリティリスクを軽減することができます。
• 組織内の機密データについて、GDPRやHIPAAなどの規制への準拠を保証します。

機密データが不正なユーザーの手に渡ると、組織の評判に大きなダメージを与える可能性があります。 そして、評判を立て直すのは大変です。

アクセスプランニングは、オンボーディングプロセスから始まり、従業員のライフサイクルに沿って、最後まで行う必要があります。 この6つのライフサイクルの流れを網羅する必要があります。

1. アクセス権を要求する
2. 検証
3. 権利の提供
4. アイデンティティの状態を監視する
5. アクセスの記録と追跡
6. アクセス権を削除または制限する

6つのステップを踏むことで、機密情報の漏えいを防ぐことができます。その中でも特に重要なのが、リモートワーカーが退社する際の即時アクセス削除です。

2.適切なツールやテクノロジーを活用する

リモートチームを管理する場合、従業員が適切なリソースにアクセスできるようにすることは困難です。 そのため、アクセス計画や管理に時間を割く必要があるのです。

アクセスプランニングでは、従業員が業務に必要な情報にアクセスする方法について計画を立てます。 この計画には、相手のメールアカウントに侵入して追跡することまで含まれます。 メールデリバビリティを、イントラネットサイトやクラウドベースのソフトウェアプラットフォームへのアクセス方法と同じように考えています。

アクセス管理は、これらの計画が確実に実行されるようにすることであり、これには次のようなことが含まれます。
パスワードは適切に保護されている
また、従業員が二要素認証を利用できる場合は利用していること。 また、ID・アクセス管理（IAM）ツールを使って、従業員に適切なアクセスレベルを与え、手作業による承認プロセスの必要性をなくすことも可能です。

リモートチームだからといって、物理的な制約から解放されるためにテクノロジーに頼るばかりではありません。 機密情報が記載された書類を、他のチームメンバーやクライアントに届ける必要がある場合もあります。 このような場合、安全なクーリエサービスを提供する会社と提携することが効果的です。

重要なのは、データの完全性を損なわずにワークフローを効率化するツールを見つけることです。

3.ポリシーが最新であることを確認する

アクセスポリシーを定期的に（四半期ごと、年1回など）、または既存のポリシーの有効性に影響を与える可能性のある技術や状況の変化があった場合に見直す。 例えば、新しいメンバーが組織に加わったとき。

遠隔地の従業員とアクセスポリシーを共有するのは、直接会ってのミーティングや本格的なオリエンテーションができない場合、難しいことがあります。 そのため、ビデオは遠隔地のチームへの指導に最適な選択肢となります。

動画編集に不慣れな方は Picsart社製Quicktools は、シンプルで使いやすい編集機能を備えており、チームで共有するための教育ビデオを作成するのに役立ちます。 また、新入社員一人ひとりに向けて、ビデオに追加情報を盛り込みたいと考えたとします。 その場合、言い換えジェネレーターのようなAIツールを使って、社員が適切なチームにオンボードする際に、それぞれの社員に合わせたメッセージを追加することができます。

もちろん、ユーザーアクセスは、組織内のチームメンバーごとに異なります。 これらのツールでは、パーソナライズされたビデオを作成することで、新入社員を素早くスピードアップさせ、それほど遅れることなくシームレスにチームに溶け込ませることができます。

4.データセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスに関する全体的な目標の整合性

アクセスプランが、お客様のご要望に沿ったものであることを確認してください。
データ機密保護
個人情報保護、コンプライアンスに関する目標 このプロセスには、ユーザーがどのような情報を必要とし、どのようにそれを消費したいのかを理解することが含まれます。

例えば、アクセス計画や管理は、会社のデータをどのように保存するかによって異なります。 自社でデータセンターを持っているのか、それとも コロケーションデータセンター? データセンターのインフラ管理はどうなっているのでしょうか？ システムによって機能が異なるため、アクセス計画や管理に対する考え方が変わってきます。

その他、気をつけるべき質問

• コンプライアンスポリシーはどうなっていますか？
• 特定のデータプライバシー法を遵守する必要がありますか？
• すでに導入しているデータセキュリティ対策は？
• 1つのセントラルシステムか、複数のサイロ化されたシステムか？

5.部門を超えた協働を実現する

組織内の各部門は、アクセス管理プロセスの計画と実施に参加する必要があります。 例えば、情報技術（IT）部門と人事（HR）部門が連携して、役割、責任、手順を定義する必要があります。 新規ユーザーの承認、役割・責任の変更、システムからの削除など、アクセスプランニングのプロセスを一緒に考えることで、より簡単に話ができるようになります。

また、組織内のユーザーの役割と責任に基づいて、どのような承認や拒否を行うかを決定するための共同作業も必要です。 例えば、プロジェクトを進める中で、グラフィックデザイナーやプロジェクトマネージャーなど、外部のフリーランサーと仕事をする機会が多くあります。 バーチャルレセプション. では、契約社員も会社のシステムにアクセスする必要がある場合、どのように対処すればいいのでしょうか。

など、いくつかの要素に基づいて承認を与えることができます。

• 組織における従業員の役割
• その職務の内容
• 会社での総合的な勤続年数

これらの要素を判断するための共同作業は、適切な予防策を保証し、組織全体のセキュリティを向上させるのに役立ちます。

6.アクセスレポートとトラッキングに目を光らせる

誰がどのような情報にアクセスできるかを追跡し、報告することは、アクセス計画および管理戦略の成功に同じくらい重要です。 そうでなければ、誰かが特権を乱用していることをどうやって知ることができるのでしょうか？

• 誰がどのシステムにアクセスできるかを把握する:各システムの使用頻度について教えてください。 特定の部署であまり使われていない遊休システムがあるのでしょうか？ アクセスは必要ですか？
• 定期的にアクセスを監査する。 ログインや変更を定期的に監査し、ポリシー要件と比較することで、すべてのユーザーがポリシーに従っていることを確認します。
• 退社時に権限を剥奪する。 不正な従業員が退職した後も、特権的なアクセスを使い続けさせないようにしましょう。

リクエスト、承認、拒否の回数とその理由を測定することで、プログラムの有効性を把握することが不可欠です。

ラッピング

重要なのは、組織の成長・拡大に合わせて拡張できる、効果的なアクセスプランニングシステムを構築することです。 使いやすく、組織内の必要なステークホルダーがすべて参加するプロセスを開発する。

また、アクセス管理は、一般データ保護規則（GDPR）や医療保険の携行性説明責任法（HIPAA）などの業界規制への準拠を確保しながらも、進化できる柔軟性を持つ必要があります。

適切なアクセスプランニングを行うことで、企業独自の情報のセキュリティを犠牲にすることなく、アクセス管理を効率化することができます。