BLOG BOOKAFY
Kerja jauh semakin meningkat, dengan 16% syarikat di AS mengupah pasukan terpencil secara eksklusif. Dan untuk alasan yang baik.
Pekerja jauh lebih gembira dan lebih produktif daripada rakan sekerja mereka yang melakukan tugas yang sama di lokasi pejabat. Walau bagaimanapun, tidak syak lagi pasukan terpencil mempunyai set cabaran unik mereka sendiri — terutamanya kerana anda menguruskan pasukan yang beroperasi di luar dinding fizikal anda.
Perancangan dan pengurusan akses ialah proses yang kompleks yang memerlukan banyak jabatan dan teknologi yang berbeza untuk bekerjasama.
Tetapi jangan risau. Dalam siaran ini, kami berkongsi enam petua untuk membantu anda melaksanakan perancangan akses dan sistem pengurusan yang berjaya untuk pasukan jauh.
Jom selami.
Membuat perancangan akses dan pelan pengurusan adalah bahagian penting dalam melindungi data sensitif dalam organisasi anda kerana ia:
Jika data sensitif jatuh ke tangan pengguna yang tidak dibenarkan, ia boleh menyebabkan kerosakan teruk pada reputasi organisasi anda. Dan reputasi adalah sukar untuk dibina semula.
Perancangan akses anda harus bermula dengan proses penerimaan dan mengikuti kitaran hayat pekerja hingga akhir. Ia harus meliputi enam urutan kitaran hayat ini:
Strategi enam langkah membantu mengelakkan sebarang maklumat sensitif daripada tergelincir melalui celah-celah, dengan salah satu langkah paling kritikal jatuh pada penyingkiran akses segera apabila pekerja jauh meninggalkan syarikat.
Apabila mengurus pasukan jauh, memastikan pekerja anda mempunyai akses kepada sumber yang betul boleh menjadi mencabar. Itulah sebabnya anda perlu melaburkan masa ke dalam perancangan dan pengurusan akses.
Perancangan capaian melibatkan membuat rancangan untuk cara pekerja anda mengakses maklumat yang mereka perlukan untuk melakukan tugas mereka. Perancangan ini merangkumi segala-galanya daripada masuk ke akaun e-mel dan penjejakan mereka kebolehhantaran e-mel kepada cara mereka mengakses tapak intranet syarikat anda atau platform perisian berasaskan awan.
Pengurusan akses kemudiannya adalah tentang memastikan pelan ini diikuti, termasuk perkara seperti memastikan kata laluan dilindungi dengan secukupnya dan bahawa pekerja menggunakan pengesahan dua faktor apabila tersedia. Atau anda boleh menggunakan alat pengurusan identiti dan akses (IAM) untuk menyediakan pekerja tahap akses yang sesuai dan menamatkan keperluan untuk proses kelulusan manual.
Mempunyai pasukan jauh tidak bermakna anda hanya boleh bergantung pada teknologi untuk membebaskan anda daripada kekangan fizikal. Kadangkala perlu menghantar dokumen fizikal yang menyimpan maklumat sensitif kepada ahli pasukan atau pelanggan lain. Dalam kes ini, bekerjasama dengan syarikat yang menawarkan perkhidmatan kurier selamat adalah cara yang perlu dilakukan.
Perkara utama ialah mencari alat yang menyelaraskan aliran kerja tanpa menjejaskan integriti data.
Semak dasar akses dengan kerap (cth, suku tahunan atau tahunan) atau apabila terdapat perubahan dalam teknologi atau keadaan yang boleh memberi kesan kepada keberkesanan dasar sedia ada anda. Contohnya, apabila ahli baharu menyertai organisasi anda.
Sukar untuk berkongsi dasar akses dengan pekerja jauh apabila anda tidak boleh mengadakan pertemuan secara bersemuka atau orientasi penuh. Itulah yang menjadikan video sebagai pilihan terbaik untuk mengarahkan pasukan jauh.
Jika anda tidak biasa dengan penyuntingan video, Quicktools oleh Picsart mempunyai ciri pengeditan yang ringkas dan mudah digunakan yang boleh membantu anda membuat video pendidikan untuk dikongsi dengan pasukan anda. Dan katakan anda ingin memasukkan maklumat tambahan dalam video anda untuk setiap pekerja baharu. Dalam kes itu, anda boleh menggunakan alatan AI seperti penjana parafrasa untuk menambah mesej yang disesuaikan kepada setiap pekerja semasa mereka masuk ke pasukan yang sesuai.
Sudah tentu, akses pengguna adalah berbeza untuk setiap ahli pasukan dalam organisasi anda. Alat ini membolehkan anda membuat video yang diperibadikan untuk mempercepatkan pekerja baharu anda dan disepadukan dengan lancar ke dalam pasukan mereka tanpa berlengah-lengah.
Pastikan pelan akses anda sejajar dengan keselamatan data anda, privasi dan matlamat pematuhan. Proses ini termasuk memahami maklumat yang pengguna perlukan dan cara mereka mahu menggunakannya.
Sebagai contoh, perancangan dan pengurusan akses bergantung pada cara anda menyimpan data syarikat anda. Adakah anda mempunyai pusat data anda sendiri, atau adakah anda menggunakan a pusat data colocation? Apakah rupa pengurusan infrastruktur pusat data anda? Sistem yang berbeza mempunyai ciri berbeza yang akan mengubah cara anda melihat perancangan dan pengurusan akses.
Soalan lain yang perlu diingat:
Setiap jabatan dalam organisasi anda harus mengambil bahagian dalam perancangan dan pelaksanaan proses pengurusan akses. Sebagai contoh, jabatan teknologi maklumat (IT) dan sumber manusia (HR) anda harus bekerjasama untuk menentukan peranan, tanggungjawab dan prosedur. Dengan bekerjasama, lebih mudah untuk membincangkan proses perancangan akses, termasuk kelulusan untuk pengguna baharu, perubahan dalam peranan/tanggungjawab atau pengalihan keluar daripada sistem.
Usaha kerjasama juga perlu untuk menentukan jenis kelulusan atau penafian yang akan dikeluarkan berdasarkan peranan dan tanggungjawab pengguna dalam organisasi anda. Sebagai contoh, banyak kali, anda sedang mengusahakan projek dan berpeluang bekerja dengan pekerja bebas luar, seperti pereka grafik, pengurus projek dan penyambut tetamu maya. Jadi bagaimana anda berurusan dengan pekerja kontrak yang juga memerlukan akses syarikat kepada sistem?
Anda boleh memberikan kelulusan berdasarkan beberapa faktor, termasuk:
Usaha kolaboratif untuk menentukan faktor ini akan membantu menjamin langkah berjaga-jaga yang betul dan meningkatkan keselamatan keseluruhan organisasi anda.
Menjejak dan melaporkan siapa yang mempunyai akses kepada maklumat yang sama pentingnya dengan kejayaan strategi perancangan dan pengurusan akses anda. Jika tidak, bagaimana anda akan tahu jika seseorang menyalahgunakan keistimewaan mereka?
Adalah penting untuk memahami keberkesanan program anda dengan mengukur bilangan permintaan, kelulusan dan penolakan, serta sebab untuk tindakan ini.
Kuncinya ialah membina sistem perancangan akses yang berkesan yang akan berskala dengan organisasi anda apabila ia berkembang dan berkembang. Membangunkan proses yang mudah digunakan dan melibatkan semua pihak berkepentingan yang diperlukan dalam organisasi anda.
Pengurusan akses juga harus cukup fleksibel untuk berkembang sambil memastikan pematuhan terhadap peraturan industri seperti Peraturan Perlindungan Data Am (GDPR) atau Akta Akauntabiliti Mudah Alih Insurans Kesihatan (HIPAA) .
Dengan adanya perancangan akses yang betul, anda boleh menyelaraskan pengurusan akses anda tanpa mengorbankan keselamatan maklumat syarikat proprietari anda.
Jimat masa dan wang pasukan anda dengan Bookafy!
Menggunakan perisian penjadualan janji temu dalam talian, anda boleh mengautomasikan tempahan, peringatan, penyegerakan ke kalendar, mengambil URL mesyuarat video dan banyak lagi. Cuba Bookafy percuma hari ini!
