BOOKAFY BLOGG
Fjernarbeid er på vei opp, med 16 % av selskaper i USA som utelukkende ansetter eksterne team. Og av en god grunn.
Eksternt ansatte er lykkeligere og mer produktive enn sine medarbeidere som utfører de samme oppgavene på et kontor. Det er det imidlertid ingen tvil om eksterne team har sitt eget unike sett med utfordringer – spesielt siden du administrerer team som opererer utenfor dine fysiske vegger.
Tilgangsplanlegging og -administrasjon er en kompleks prosess som krever at mange forskjellige avdelinger og teknologier jobber sammen.
Men ikke bekymre deg. I dette innlegget deler vi seks tips for å hjelpe deg med å implementere et vellykket tilgangsplanleggings- og administrasjonssystem for eksterne team.
La oss dykke inn.
Å lage en tilgangsplanlegging og -administrasjonsplan er en viktig del av å beskytte sensitive data i organisasjonen din fordi det:
Hvis sensitive data kommer i hendene på en uautorisert bruker, kan det forårsake alvorlig skade på organisasjonens omdømme. Og et rykte er vanskelig å bygge opp igjen.
Tilgangsplanleggingen din bør starte med innføringsprosessen og følge ansattes livssyklus til slutten. Den skal dekke disse seks livssyklussekvensene:
Seks-trinnsstrategien hjelper til med å unngå at sensitiv informasjon sklir gjennom sprekkene, med et av de mest kritiske trinnene som faller på umiddelbar fjerning av tilgang når en ekstern medarbeider forlater selskapet.
Når du administrerer eksterne team, kan det være utfordrende å sikre at dine ansatte har tilgang til de riktige ressursene. Det er derfor du må investere tid i tilgangsplanlegging og -administrasjon.
Tilgangsplanlegging innebærer å lage en plan for hvordan dine ansatte skal få tilgang til informasjonen de trenger for å utføre jobben sin. Denne planleggingen inkluderer alt fra å komme inn på e-postkontoene deres og sporing e-postlevering til hvordan de får tilgang til bedriftens intranettside eller skybaserte programvareplattform.
Tilgangsadministrasjon handler da om å sikre at disse planene følges, som inkluderer ting som å sørge for at passord er tilstrekkelig sikret og at ansatte bruker tofaktorautentisering når tilgjengelig. Eller du kan bruke verktøy for identitets- og tilgangsadministrasjon (IAM) for å gi ansatte passende tilgangsnivåer og avslutte behovet for manuelle godkjenningsprosesser.
Å ha et eksternt team betyr ikke at du bare kan stole på teknologi for å frigjøre deg fra fysiske begrensninger. Noen ganger er det nødvendig å levere fysiske dokumenter som inneholder sensitiv informasjon til andre teammedlemmer eller klienter. I disse tilfellene er partnerskap med et selskap som tilbyr sikre budtjenester veien å gå.
Nøkkelen er å finne verktøy som effektiviserer arbeidsflyten uten å gå på bekostning av dataintegriteten.
Gjennomgå tilgangsretningslinjer regelmessig (f.eks. kvartalsvis eller årlig) eller når det er en endring i teknologi eller omstendigheter som kan påvirke effektiviteten til de eksisterende retningslinjene dine. For eksempel når et nytt medlem blir med i organisasjonen din.
Det kan være vanskelig å dele tilgangspolicyer med eksterne ansatte når du ikke kan ha et personlig møte eller full orientering. Det er det som gjør video til et utmerket alternativ for å instruere eksterne team.
Hvis du ikke er kjent med videoredigering, Quicktools by Picsart har en enkel og brukervennlig redigeringsfunksjon som kan hjelpe deg med å lage en pedagogisk video du kan dele med teamene dine. Og anta at du vil inkludere tilleggsinformasjon i videoene dine for hver nye ansatte. I så fall kan du bruke AI-verktøy som en parafrasegenerator for å legge til en skreddersydd melding til hver ansatt når de er ombord i sitt passende team.
Selvfølgelig er brukertilgang forskjellig for hvert teammedlem i organisasjonen din. Disse verktøyene lar deg lage en personlig tilpasset video for raskt å få de nye ansatte i gang og sømløst integrert i teamet deres uten mye forsinkelse.
Sørg for at tilgangsplanen din stemmer godt overens med datasikkerheten din, personvern og overholdelsesmål. Denne prosessen inkluderer å forstå hvilken informasjon brukerne dine trenger og hvordan de ønsker å konsumere den.
For eksempel avhenger tilgangsplanlegging og administrasjon av hvordan du lagrer bedriftsdataene dine. Har du eget datasenter, eller bruker du en colocation datasenter? Hvordan ser administrasjonen av datasenterets infrastruktur ut? Ulike systemer har forskjellige funksjoner som vil endre hvordan du ser på tilgangsplanlegging og -administrasjon.
Andre spørsmål å huske på:
Hver avdeling i organisasjonen din bør delta i planleggingen og implementeringen av tilgangsadministrasjonsprosessen. For eksempel bør avdelingene for informasjonsteknologi (IT) og menneskelige ressurser (HR) jobbe sammen for å definere roller, ansvar og prosedyrer. Ved å samarbeide er det lettere å snakke gjennom tilgangsplanleggingsprosessene, inkludert godkjenninger for nye brukere, endringer i roller/ansvar eller fjerning fra systemet.
En samarbeidsinnsats er også nødvendig for å finne ut hvilken type godkjenning eller avslag som skal utstedes basert på brukerroller og -ansvar i organisasjonen din. Mange ganger jobber du for eksempel med et prosjekt og har muligheten til å jobbe med eksterne frilansere, som grafiske designere, prosjektledere og virtuelle resepsjonister. Så hvordan håndterer du kontraktsansatte som også trenger bedriftstilgang til systemer?
Du kan gi godkjenninger basert på flere faktorer, inkludert:
Et samarbeid for å bestemme disse faktorene vil bidra til å garantere de riktige forholdsreglene og forbedre organisasjonens generelle sikkerhet.
Sporing og rapportering av hvem som har tilgang til hvilken informasjon er like avgjørende for suksessen til tilgangsplanleggingen og administrasjonsstrategien din. Ellers, hvordan vil du vite om noen misbruker privilegiene sine?
Det er viktig å forstå effektiviteten til programmet ditt ved å måle antall forespørsler, godkjenninger og avslag, samt årsakene til disse handlingene.
Nøkkelen er å bygge et effektivt tilgangsplanleggingssystem som vil skalere med organisasjonen din etter hvert som den vokser og ekspanderer. Utvikle en prosess som er enkel å bruke og involverer alle nødvendige interessenter i organisasjonen din.
Tilgangsadministrasjonen bør også være fleksibel nok til å utvikle seg samtidig som den sikrer overholdelse av bransjeforskrifter som General Data Protection Regulation (GDPR) eller Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA) .
Med riktig tilgangsplanlegging på plass kan du strømlinjeforme tilgangsadministrasjonen din uten å ofre sikkerheten til din proprietære selskapsinformasjon.
Spar teamet ditt tid og penger med Bookafy!
Ved hjelp av online avtaleplanleggingsprogramvare kan du automatisere bestilling, påminnelser, synkronisering til kalendere, hente nettadresser til videomøter og mye mer. Prøv Bookafy gratis i dag!
