BOOKAFY BLOG
Werken op afstand neemt toe, met
16%
van de bedrijven in de VS die uitsluitend teams op afstand inhuren. En met een goede reden.
Werknemers op afstand zijn gelukkiger en productiever dan hun collega’s die dezelfde taken op kantoor uitvoeren. Er bestaat echter geen twijfel over dat
externe teams
hebben hun eigen unieke uitdagingen – vooral omdat u leiding geeft aan teams die buiten uw fysieke muren opereren.
Toegangsplanning en -beheer is een complex proces waarbij veel verschillende afdelingen en technologieën moeten samenwerken.
Maar wees niet bang. In dit bericht delen we zes tips om u te helpen een succesvol systeem voor toegangsplanning en -beheer voor externe teams te implementeren.
Laten we erin duiken.
Het opstellen van een plan voor toegangsplanning en -beheer is een essentieel onderdeel van de beveiliging van gevoelige gegevens binnen uw organisatie, omdat het:
Als gevoelige gegevens in handen vallen van een onbevoegde gebruiker, kan dit ernstige schade toebrengen aan de reputatie van uw organisatie. En een reputatie is moeilijk te herstellen.
Uw toegangsplanning moet beginnen met het onboardingproces en de levenscyclus van de werknemer volgen tot het einde. Het moet deze zes levenscyclussequenties bestrijken:
De strategie in zes stappen helpt voorkomen dat gevoelige informatie door de mazen van het net glipt, waarbij een van de belangrijkste stappen de onmiddellijke verwijdering van de toegang is wanneer een werknemer op afstand het bedrijf verlaat.
Wanneer u teams op afstand beheert, kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat uw werknemers toegang hebben tot de juiste middelen. Daarom moet u tijd investeren in toegangsplanning en -beheer.
Toegangsplanning houdt in dat u een plan opstelt voor de manier waarop uw werknemers toegang krijgen tot de informatie die zij nodig hebben om hun werk te doen. Deze planning omvat alles van het binnendringen in hun e-mail accounts en het volgen van e-mail deliverability tot hoe ze toegang krijgen tot de intranetsite of het softwareplatform in de cloud van uw bedrijf.
Bij toegangsbeheer gaat het er vervolgens om ervoor te zorgen dat deze plannen worden gevolgd, wat onder meer inhoudt dat ervoor wordt gezorgd dat
wachtwoorden voldoende beveiligd zijn
en dat werknemers gebruik maken van twee-factor authenticatie, indien beschikbaar. Of u kunt tools voor identiteits- en toegangsbeheer (IAM) gebruiken om werknemers de juiste toegangsniveaus te geven en een einde te maken aan de noodzaak van handmatige goedkeuringsprocessen.
Een team op afstand betekent niet dat u alleen op technologie kunt vertrouwen om u van fysieke beperkingen te bevrijden. Soms is het nodig om fysieke documenten met gevoelige informatie aan andere teamleden of klanten te bezorgen. In deze gevallen is een samenwerking met een bedrijf dat beveiligde koeriersdiensten aanbiedt de aangewezen weg.
Het komt erop aan hulpmiddelen te vinden die de workflows stroomlijnen zonder de integriteit van de gegevens aan te tasten.
Herzie het toegangsbeleid regelmatig (bv. elk kwartaal of elk jaar) of wanneer er een wijziging is in de technologie of de omstandigheden die de doeltreffendheid van uw bestaande beleid kan beïnvloeden. Bijvoorbeeld, wanneer een nieuw lid zich aansluit bij uw organisatie.
Het kan moeilijk zijn om het toegangsbeleid te delen met werknemers op afstand wanneer u geen persoonlijke vergadering of volledige oriëntatie kunt houden. Dat maakt video een uitstekende optie voor het instrueren van teams op afstand.
Als u niet bekend bent met videobewerking, Quicktools van Picsart heeft een eenvoudige en gemakkelijk te gebruiken bewerkingsfunctie waarmee u een educatieve video kunt maken om met uw teams te delen. En stel dat u extra informatie wilt opnemen in uw video’s voor elke nieuwe werknemer. In dat geval kunt u AI-tools gebruiken, zoals een parafrasegenerator, om elke werknemer een boodschap op maat mee te geven wanneer hij of zij bij het juiste team in dienst treedt.
Natuurlijk is de gebruikerstoegang verschillend voor elk teamlid binnen uw organisatie. Met deze tools kunt u een gepersonaliseerde video maken om uw nieuwe werknemers snel op de hoogte te brengen en naadloos te integreren in hun team zonder veel vertraging.
Zorg ervoor dat uw toegangsplan goed aansluit bij uw
gegevensbeveiliging
, privacy en compliance doelstellingen. Dit proces omvat het begrijpen welke informatie uw gebruikers nodig hebben en hoe zij die willen consumeren.
De planning en het beheer van de toegang zijn bijvoorbeeld afhankelijk van de manier waarop u uw bedrijfsgegevens opslaat. Heeft u uw eigen datacenter, of maakt u gebruik van een colocatie datacentrum? Hoe ziet het beheer van uw datacenterinfrastructuur eruit? Verschillende systemen hebben verschillende functies die uw kijk op toegangsplanning en -beheer veranderen.
Andere vragen om in gedachten te houden:
Elke afdeling binnen uw organisatie moet deelnemen aan de planning en uitvoering van het toegangsbeheerproces. Uw afdelingen informatietechnologie (IT) en personeelszaken (HR) moeten bijvoorbeeld samenwerken om rollen, verantwoordelijkheden en procedures vast te stellen. Door samen te werken is het gemakkelijker om de processen voor toegangsplanning door te spreken, inclusief goedkeuringen voor nieuwe gebruikers, wijzigingen in rollen/verantwoordelijkheden of verwijderingen uit het systeem.
Er moet ook worden samengewerkt om te bepalen welk type goedkeuring of weigering moet worden afgegeven op basis van de rollen en verantwoordelijkheden van de gebruikers binnen uw organisatie. Vaak werkt u bijvoorbeeld aan een project en hebt u de mogelijkheid om samen te werken met externe freelancers, zoals grafisch ontwerpers, projectmanagers, en virtuele receptionisten. Dus hoe gaat u om met werknemers op contractbasis die ook bedrijfstoegang tot systemen nodig hebben?
U kunt goedkeuringen verlenen op basis van verschillende factoren, waaronder:
Een gezamenlijke inspanning om deze factoren te bepalen zal helpen de juiste voorzorgsmaatregelen te garanderen en de algemene beveiliging van uw organisatie verbeteren.
Bijhouden en rapporteren wie toegang heeft tot welke informatie is net zo belangrijk voor het succes van uw strategie voor toegangsplanning en -beheer. Hoe weet je anders of iemand zijn privileges misbruikt?
Het is essentieel om inzicht te krijgen in de effectiviteit van uw programma door het aantal aanvragen, goedkeuringen en afwijzingen te meten, evenals de redenen voor deze acties.
De sleutel is om een effectief toegangsplanningssysteem te bouwen dat met uw organisatie meegroeit en uitbreidt. Ontwikkel een proces dat gemakkelijk te gebruiken is en waarbij alle noodzakelijke belanghebbenden in uw organisatie betrokken zijn.
Toegangsbeheer moet ook flexibel genoeg zijn om te evolueren en toch te voldoen aan industriële voorschriften zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) of de Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA).
Met een goede toegangsplanning kunt u uw toegangsbeheer stroomlijnen zonder de veiligheid van uw bedrijfseigen informatie op te offeren.
Bespaar uw team tijd en geld met Bookafy!
Met online afsprakensoftware kunt u het maken van reserveringen, herinneringen, het synchroniseren met agenda's, het ophalen van URL's voor videovergaderingen en nog veel meer automatiseren. Probeer Bookafy vandaag nog gratis uit!
