BLOG BOOKAFY
Praca zdalna jest coraz częstszym zjawiskiem
16%
firm w USA zatrudniających wyłącznie zespoły zdalne. I to z dobrego powodu.
Pracownicy zdalni są szczęśliwsi i bardziej produktywni niż ich współpracownicy wykonujący te same zadania w lokalizacji biurowej. Nie ma jednak wątpliwości, że
zespoły zdalne
mają swój własny, unikalny zestaw wyzwań – zwłaszcza, że zarządzasz zespołami, które działają poza Twoimi fizycznymi murami.
Planowanie i zarządzanie dostępem to złożony proces, który wymaga współpracy wielu różnych działów i technologii.
Ale nie przejmuj się. W tym poście dzielimy się sześcioma wskazówkami, które pomogą Ci wdrożyć skuteczny system planowania i zarządzania dostępem dla zespołów zdalnych.
Zanurzmy się.
Stworzenie planu planowania i zarządzania dostępem jest istotną częścią zabezpieczenia wrażliwych danych w organizacji, ponieważ:
Jeśli wrażliwe dane dostaną się w ręce nieautoryzowanego użytkownika, mogą poważnie zaszkodzić reputacji Twojej organizacji. A reputację ciężko jest odbudować.
Twoje planowanie dostępu powinno rozpocząć się od procesu onboardingu i podążać za cyklem życia pracownika aż do końca. Powinien on obejmować te sześć sekwencji cyklu życia:
Sześciostopniowa strategia pomaga uniknąć prześlizgiwania się wrażliwych informacji przez szczeliny, przy czym jeden z najbardziej krytycznych kroków dotyczy natychmiastowego usunięcia dostępu, gdy pracownik zdalny opuszcza firmę.
W przypadku zarządzania zespołami zdalnymi, zapewnienie pracownikom dostępu do odpowiednich zasobów może stanowić wyzwanie. Dlatego trzeba zainwestować czas w planowanie i zarządzanie dostępem.
Planowanie dostępu polega na stworzeniu planu, w jaki sposób pracownicy będą mieli dostęp do informacji, które są im potrzebne do wykonywania pracy. To planowanie obejmuje wszystko, od wejścia na ich konta e-mail i śledzenia dostarczalność wiadomości e-mail do sposobu, w jaki uzyskują dostęp do firmowej witryny intranetowej lub platformy oprogramowania w chmurze.
Zarządzanie dostępem polega na zapewnieniu, że te plany są przestrzegane, co obejmuje takie rzeczy jak upewnienie się, że
hasła są odpowiednio zabezpieczone
oraz że pracownicy korzystają z dwuskładnikowego uwierzytelniania, jeśli jest ono dostępne. Można też wykorzystać narzędzia do zarządzania tożsamością i dostępem (IAM), aby zapewnić pracownikom odpowiednie poziomy dostępu i zlikwidować potrzebę ręcznych procesów zatwierdzania.
Posiadanie zdalnego zespołu nie oznacza, że możesz polegać tylko na technologii, aby uwolnić się od fizycznych ograniczeń. Czasami konieczne jest dostarczenie fizycznych dokumentów zawierających poufne informacje innym członkom zespołu lub klientom. W takich przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest współpraca z firmą oferującą bezpieczne usługi kurierskie.
Kluczem jest znalezienie narzędzi, które usprawniają przepływy pracy bez naruszania integralności danych.
Regularnie (np. co kwartał lub co roku) dokonuj przeglądu zasad dostępu lub w przypadku zmiany technologii lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na skuteczność istniejących zasad. Na przykład, gdy nowy członek dołącza do Twojej organizacji.
Udostępnienie zasad dostępu pracownikom zdalnym może być trudne, gdy nie ma możliwości odbycia osobistego spotkania lub pełnej orientacji. To właśnie sprawia, że wideo jest doskonałą opcją do instruowania zdalnych zespołów.
Jeśli nie jesteś zaznajomiony z edycją wideo, Quicktools by Picsart ma prostą i łatwą w użyciu funkcję edycji, która może pomóc w stworzeniu edukacyjnego wideo, którym można podzielić się ze swoimi zespołami. A załóżmy, że chcesz zawrzeć w swoich filmach dodatkowe informacje dla każdego nowego pracownika. W takim przypadku możesz użyć narzędzi AI, takich jak generator parafrazy, aby dodać dostosowaną wiadomość do każdego pracownika, gdy onboarduje się do swojego odpowiedniego zespołu.
Oczywiście dostęp użytkownika jest inny dla każdego członka zespołu w organizacji. Narzędzia te pozwalają na stworzenie spersonalizowanego wideo, które szybko wprowadzi nowych pracowników w życie i bez większych opóźnień zintegruje ich z zespołem.
Upewnij się, że Twój plan dostępu jest zgodny z Twoimi
bezpieczeństwo danych
, prywatności i celów zgodności. Proces ten obejmuje zrozumienie, jakich informacji potrzebują Twoi użytkownicy i jak chcą je konsumować.
Na przykład planowanie i zarządzanie dostępem zależy od sposobu przechowywania danych firmowych. Czy macie własne centrum danych, czy korzystacie z usług centrum danych kolokacji? Jak wygląda zarządzanie infrastrukturą centrum danych? Różne systemy mają różne funkcje, które zmienią sposób, w jaki postrzegasz planowanie i zarządzanie dostępem.
Inne pytania, o których warto pamiętać:
Każdy dział w Twojej organizacji powinien uczestniczyć w planowaniu i wdrażaniu procesu zarządzania dostępem. Na przykład, działy informatyki (IT) i zasobów ludzkich (HR) powinny współpracować w celu określenia ról, odpowiedzialności i procedur. Dzięki wspólnej pracy łatwiej jest rozmawiać o procesach planowania dostępu, w tym o zatwierdzeniach dla nowych użytkowników, zmianach ról/odpowiedzialności czy usunięciu z systemu.
Wspólny wysiłek jest również konieczny, aby określić, jaki rodzaj zatwierdzenia lub odmowy należy wydać w oparciu o role i obowiązki użytkowników w organizacji. Na przykład, wiele razy pracujesz nad projektem i masz możliwość współpracy z zewnętrznymi freelancerami, takimi jak graficy, kierownicy projektów i wirtualni recepcjoniści. Jak więc radzić sobie z pracownikami kontraktowymi, którzy również potrzebują firmowego dostępu do systemów?
Możesz przyznać zgody na podstawie kilku czynników, w tym:
Wspólny wysiłek w celu określenia tych czynników pomoże zagwarantować odpowiednie środki ostrożności i poprawić ogólne bezpieczeństwo organizacji.
Śledzenie i raportowanie, kto ma dostęp do jakich informacji, jest równie ważne dla powodzenia strategii planowania i zarządzania dostępem. W przeciwnym razie jak poznasz, że ktoś nadużywa swoich przywilejów?
Istotne jest, aby zrozumieć skuteczność programu poprzez pomiar liczby wniosków, zatwierdzeń i odmów, a także przyczyn tych działań.
Kluczem jest zbudowanie efektywnego systemu planowania dostępu, który będzie skalowany wraz z rozwojem i ekspansją organizacji. Opracuj proces, który jest łatwy w użyciu i angażuje wszystkich niezbędnych interesariuszy w Twojej organizacji.
Zarządzanie dostępem powinno być również wystarczająco elastyczne, aby ewoluować, a jednocześnie zapewniać zgodność z przepisami branżowymi, takimi jak General Data Protection Regulation (GDPR) lub Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA).
Dzięki odpowiedniemu planowaniu dostępu można usprawnić zarządzanie dostępem bez poświęcania bezpieczeństwa zastrzeżonych informacji firmowych.
Oszczędzaj czas i pieniądze swojego zespołu dzięki Bookafy!
Korzystając z oprogramowania do planowania spotkań online, można zautomatyzować rezerwację, przypomnienia, synchronizację z kalendarzami, pobieranie adresów URL spotkań wideo i wiele więcej. Wypróbuj Bookafy za darmo już dziś!
