BOOKAFY BLOG
O trabalho à distância está em ascensão, com
16%
de empresas nos EUA que contratam exclusivamente equipas remotas. E por uma boa razão.
Os trabalhadores à distância são mais felizes e mais produtivos do que os seus colegas de trabalho que executam as mesmas tarefas num local de escritório. No entanto, não há dúvida de que
equipas remotas
têm o seu próprio conjunto único de desafios – especialmente porque está a gerir equipas que operam fora das suas paredes físicas.
O planeamento e gestão do acesso é um processo complexo que requer muitos departamentos e tecnologias diferentes para trabalharem em conjunto.
Mas não te preocupes. Neste posto, partilhamos seis dicas para o ajudar a implementar um sistema bem sucedido de planeamento e gestão de acesso para equipas remotas.
Vamos mergulhar.
A criação de um plano de planeamento e gestão de acesso é uma parte essencial da salvaguarda de dados sensíveis dentro da sua organização, uma vez que é
Se os dados sensíveis caírem nas mãos de um utilizador não autorizado, podem causar graves danos à reputação da sua organização. E uma reputação é difícil de reconstruir.
O seu planeamento de acesso deve começar com o processo de embarque e seguir o ciclo de vida do funcionário até ao fim. Deve cobrir estas seis sequências de ciclo de vida:
A estratégia de seis passos ajuda a evitar que qualquer informação sensível escorregue através das fendas, com um dos passos mais críticos a cair na remoção imediata do acesso quando um trabalhador à distância deixa a empresa.
Ao gerir equipas remotas, assegurar que os seus empregados tenham acesso aos recursos certos pode ser um desafio. É por isso que é necessário investir tempo no planeamento e gestão do acesso.
O planeamento do acesso envolve a criação de um plano de como os seus empregados terão acesso à informação de que necessitam para fazer o seu trabalho. Este planeamento inclui tudo, desde a entrada nas suas contas de e-mail até ao rastreio entregabilidade de correio electrónico à forma como acedem ao site da intranet da sua empresa ou à plataforma de software baseada na nuvem.
A gestão do acesso consiste então em assegurar que estes planos são seguidos, o que inclui coisas como assegurar
as palavras-passe estão adequadamente seguras
e que os empregados estão a utilizar autenticação de dois factores, quando disponível. Ou pode utilizar ferramentas de gestão de identidade e acesso (IAM) para proporcionar aos funcionários níveis de acesso adequados e pôr fim à necessidade de processos de aprovação manual.
Ter uma equipa remota não significa que só se pode confiar na tecnologia para o libertar de constrangimentos físicos. Por vezes é necessário entregar documentos físicos que contenham informação sensível a outros membros da equipa ou clientes. Nestes casos, a parceria com uma empresa que oferece serviços de correio seguro é o caminho a seguir.
A chave é encontrar ferramentas que simplifiquem os fluxos de trabalho sem comprometer a integridade dos dados.
Rever as políticas de acesso regularmente (por exemplo, trimestralmente ou anualmente) ou quando houver uma mudança na tecnologia ou circunstâncias que possam ter impacto na eficácia das suas políticas existentes. Por exemplo, quando um novo membro entra para a sua organização.
Pode ser difícil partilhar políticas de acesso com empregados remotos quando não se pode ter uma reunião presencial ou uma orientação completa. É isso que faz do vídeo uma excelente opção para a instrução de equipas remotas.
Se não estiver familiarizado com a edição de vídeo, Quicktools por Picsart tem uma funcionalidade de edição simples e fácil de usar que pode ajudá-lo a fazer um vídeo educativo para partilhar com as suas equipas. E suponha que pretende incluir informação adicional nos seus vídeos para cada novo empregado. Nesse caso, pode usar ferramentas de IA como um gerador de paráfrases para adicionar uma mensagem à medida de cada empregado, à medida que este se encontra a bordo da sua equipa apropriada.
É claro que o acesso do utilizador é diferente para cada membro da equipa dentro da sua organização. Estas ferramentas permitem-lhe criar um vídeo personalizado para rapidamente pôr os seus novos empregados ao corrente e integrá-los na sua equipa, sem grandes atrasos.
Certifique-se de que o seu plano de acesso se alinha bem com o seu
segurança de dados
privacidade, e objectivos de conformidade. Este processo inclui a compreensão da informação de que os seus utilizadores necessitam e como querem consumi-la.
Por exemplo, o planeamento e a gestão do acesso dependem da forma como se armazenam os dados da sua empresa. Tem o seu próprio centro de dados, ou utiliza um centro de dados de colocation? Como é a gestão da infra-estrutura do seu centro de dados? Sistemas diferentes têm características diferentes que irão mudar a forma como se vê o planeamento e gestão do acesso.
Outras questões a ter em mente:
Cada departamento da sua organização deve participar no planeamento e implementação do processo de gestão de acesso. Por exemplo, os seus departamentos de tecnologia da informação (TI) e recursos humanos (RH) devem trabalhar em conjunto para definir papéis, responsabilidades e procedimentos. Ao trabalhar em conjunto, é mais fácil falar através dos processos de planeamento de acesso, incluindo aprovações para novos utilizadores, alterações de papéis/responsabilidades, ou remoções do sistema.
É também necessário um esforço de colaboração para determinar que tipo de aprovação ou recusa de emissão com base nos papéis e responsabilidades dos utilizadores dentro da sua organização. Por exemplo, muitas vezes, está a trabalhar num projecto e tem a oportunidade de trabalhar com freelancers externos, tais como designers gráficos, gestores de projecto, e recepcionistas virtuais. Então, como lidar com empregados contratados que também precisam de acesso da empresa aos sistemas?
Pode conceder aprovações com base em vários factores, incluindo:
Um esforço de colaboração para determinar estes factores ajudará a garantir as precauções adequadas e a melhorar a segurança geral da sua organização.
Rastrear e informar quem tem acesso a que informação é igualmente crítico para o sucesso da sua estratégia de planeamento e gestão de acesso. Caso contrário, como saberão se alguém está a abusar dos seus privilégios?
É essencial compreender a eficácia do seu programa, medindo o número de pedidos, aprovações e recusas, bem como as razões para estas acções.
A chave é construir um sistema eficaz de planeamento de acesso que escalará com a sua organização à medida que esta cresce e se expande. Desenvolva um processo que seja fácil de usar e envolva todos os intervenientes necessários na sua organização.
A gestão do acesso deve também ser suficientemente flexível para evoluir, assegurando simultaneamente o cumprimento dos regulamentos da indústria como o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) ou a Lei de Responsabilização dos Seguros de Saúde (HIPAA).
Com um planeamento de acesso adequado, pode racionalizar a sua gestão de acesso sem sacrificar a segurança das informações da sua empresa proprietária.
Poupe tempo e dinheiro à sua equipa com Bookafy!
Utilizando o software de agendamento de marcações online, pode automatizar as marcações, lembretes, sincronização com calendários, obtenção de URLs de reuniões em vídeo, e muito mais. Experimente hoje o Bookafy grátis!
