BLOG BOOKAFY
Munca la distanță este în creștere, cu
16%
de companii din SUA care angajează exclusiv echipe la distanță. Și pentru un motiv întemeiat.
Lucrătorii la distanță sunt mai fericiți și mai productivi decât colegii lor care îndeplinesc aceleași sarcini la birou. Cu toate acestea, nu există nicio îndoială că
echipe la distanță
au propriul lor set unic de provocări – mai ales că gestionați echipe care operează în afara zidurilor fizice.
Planificarea și gestionarea accesului este un proces complex care necesită colaborarea mai multor departamente și tehnologii diferite.
Dar nu vă îngrijorați. În această postare, vă prezentăm șase sfaturi pentru a vă ajuta să implementați un sistem de planificare și gestionare a accesului pentru echipele aflate la distanță.
Să intrăm în subiect.
Crearea unui plan de planificare și gestionare a accesului este o parte esențială a protejării datelor sensibile în cadrul organizației dumneavoastră, deoarece:
Dacă datele sensibile ajung în mâinile unui utilizator neautorizat, acestea pot cauza daune grave reputației organizației dumneavoastră. Iar o reputație este greu de reconstruit.
Planificarea accesului ar trebui să înceapă cu procesul de integrare și să urmeze ciclul de viață al angajaților până la sfârșit. Acesta ar trebui să acopere aceste șase secvențe ale ciclului de viață:
Strategia în șase pași ajută la evitarea scăpării informațiilor sensibile, unul dintre cei mai importanți pași fiind eliminarea imediată a accesului atunci când un lucrător la distanță părăsește compania.
Atunci când gestionați echipe la distanță, asigurarea accesului angajaților la resursele potrivite poate fi o provocare. De aceea, trebuie să investiți timp în planificarea și gestionarea accesului.
Planificarea accesului presupune crearea unui plan pentru modul în care angajații dvs. vor avea acces la informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba. Această planificare include totul, de la intrarea în conturile lor de e-mail și urmărirea livrabilitatea e-mailurilor până la modul în care accesează site-ul intranet al companiei dumneavoastră sau platforma software bazată pe cloud.
Managementul accesului constă apoi în asigurarea respectării acestor planuri, ceea ce include lucruri precum asigurarea că
parolele sunt securizate în mod corespunzător
și că angajații folosesc autentificarea cu doi factori atunci când este disponibilă. Sau puteți utiliza instrumente de gestionare a identității și a accesului (IAM) pentru a le oferi angajaților niveluri de acces adecvate și pentru a elimina nevoia de procese manuale de aprobare.
Faptul că aveți o echipă la distanță nu înseamnă că vă puteți baza doar pe tehnologie pentru a vă elibera de constrângerile fizice. Uneori este necesar să livrați documente fizice care conțin informații sensibile altor membri ai echipei sau clienților. În aceste cazuri, asocierea cu o companie care oferă servicii de curierat securizate este cea mai bună soluție.
Cheia este găsirea unor instrumente care să simplifice fluxurile de lucru fără a compromite integritatea datelor.
Revizuiți politicile de acces în mod regulat (de exemplu, trimestrial sau anual) sau atunci când intervine o schimbare în tehnologie sau în circumstanțe care ar putea avea un impact asupra eficacității politicilor dvs. existente. De exemplu, atunci când un nou membru se alătură organizației dumneavoastră.
Poate fi dificil să împărtășiți politicile de acces cu angajații aflați la distanță atunci când nu puteți avea o întâlnire în persoană sau o orientare completă. Acesta este motivul pentru care materialul video este o opțiune excelentă pentru instruirea echipelor aflate la distanță.
Dacă nu sunteți familiarizat cu editarea video, Quicktools de Picsart are o funcție de editare simplă și ușor de utilizat care vă poate ajuta să realizați un videoclip educațional pe care să îl împărtășiți cu echipele dvs. Și să presupunem că doriți să includeți informații suplimentare în videoclipurile dvs. pentru fiecare nou angajat. În acest caz, puteți utiliza instrumente de inteligență artificială, cum ar fi un generator de parafraze, pentru a adăuga un mesaj personalizat pentru fiecare angajat în momentul în care acesta se integrează în echipa corespunzătoare.
Desigur, accesul utilizatorilor este diferit pentru fiecare membru al echipei din cadrul organizației dumneavoastră. Aceste instrumente vă permit să creați un clip video personalizat pentru a-i pune rapid la curent pe noii dvs. angajați și a-i integra fără probleme în echipa lor, fără prea multe întârzieri.
Asigurați-vă că planul dvs. de acces se aliniază bine cu planul dvs.
securitatea datelor
, confidențialitatea și obiectivele de conformitate. Acest proces include înțelegerea informațiilor de care au nevoie utilizatorii dumneavoastră și a modului în care doresc să le consume.
De exemplu, planificarea și gestionarea accesului depind de modul în care sunt stocate datele companiei. Aveți propriul centru de date sau folosiți un centru de date colocare? Cum arată managementul infrastructurii centrului dumneavoastră de date? Diferitele sisteme au caracteristici diferite care vor schimba modul în care vedeți planificarea și gestionarea accesului.
Alte întrebări de care trebuie să țineți cont:
Fiecare departament din cadrul organizației dumneavoastră ar trebui să participe la planificarea și implementarea procesului de gestionare a accesului. De exemplu, departamentele de tehnologia informației (IT) și de resurse umane (HR) ar trebui să colaboreze pentru a defini rolurile, responsabilitățile și procedurile. Lucrând împreună, este mai ușor să discutați despre procesele de planificare a accesului, inclusiv despre aprobările pentru utilizatori noi, modificări ale rolurilor/responsabilităților sau eliminări din sistem.
De asemenea, este necesar un efort de colaborare pentru a determina ce tip de aprobare sau de refuz trebuie emis pe baza rolurilor și responsabilităților utilizatorilor din cadrul organizației dumneavoastră. De exemplu, de multe ori, lucrați la un proiect și aveți posibilitatea de a lucra cu freelanceri externi, cum ar fi designeri grafici, manageri de proiect, și recepționeri virtuali. Deci, cum vă ocupați de angajații contractuali care au nevoie de acces la sistemele companiei?
Puteți acorda aprobări pe baza mai multor factori, printre care:
Un efort de colaborare pentru a determina acești factori va contribui la garantarea măsurilor de precauție adecvate și la îmbunătățirea securității generale a organizației dumneavoastră.
Urmărirea și raportarea persoanelor care au acces la ce informații este la fel de importantă pentru succesul strategiei de planificare și gestionare a accesului. Altfel, cum veți ști dacă cineva abuzează de privilegiile sale?
Este esențial să înțelegeți eficiența programului dumneavoastră prin măsurarea numărului de cereri, aprobări și refuzuri, precum și a motivelor pentru aceste acțiuni.
Cheia este să construiți un sistem eficient de planificare a accesului, care să se adapteze organizației dumneavoastră pe măsură ce aceasta crește și se extinde. Elaborați un proces ușor de utilizat și care să implice toate părțile interesate necesare din organizația dumneavoastră.
De asemenea, gestionarea accesului ar trebui să fie suficient de flexibilă pentru a evolua, asigurând în același timp conformitatea cu reglementările din domeniu, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) sau Legea privind răspunderea privind portabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA).
Cu o planificare adecvată a accesului, vă puteți eficientiza gestionarea accesului fără a sacrifica securitatea informațiilor de proprietate ale companiei.
Economisiți timp și bani pentru echipa dumneavoastră cu Bookafy!
Cu ajutorul software-ului de programare a întâlnirilor online, puteți automatiza rezervările, memento-urile, sincronizarea cu calendarele, preluarea URL-urilor de întâlniri video și multe altele. Încercați Bookafy gratuit astăzi!
