БЛОГ БУКАФЫ
Удаленная работа находится на подъеме, причем
16%
компаний в США, нанимающих исключительно удаленные команды. И по уважительной причине.
Удаленные работники более счастливы и более продуктивны, чем их коллеги, выполняющие те же задачи в офисе. Однако нет сомнений в том, что
удаленные команды
имеют свой собственный уникальный набор проблем – особенно если вы управляете командами, которые работают за пределами ваших физических стен.
Планирование и управление доступом – это сложный процесс, требующий совместной работы многих различных отделов и технологий.
Но не волнуйтесь. В этом посте мы поделимся шестью советами, которые помогут вам внедрить успешную систему планирования и управления доступом для удаленных команд.
Давайте погрузимся.
Создание плана планирования и управления доступом является важной частью защиты конфиденциальных данных в вашей организации, поскольку он:
Если конфиденциальные данные попадут в руки неавторизованного пользователя, это может нанести серьезный ущерб репутации вашей организации. А репутацию трудно восстановить.
Планирование доступа должно начинаться с процесса приема на работу и до конца жизненного цикла сотрудника. Она должна охватывать эти шесть последовательностей жизненного цикла:
Шестиступенчатая стратегия помогает избежать утечки конфиденциальной информации, при этом одним из наиболее важных этапов является немедленное удаление доступа, когда удаленный сотрудник покидает компанию.
При управлении удаленными командами обеспечение доступа сотрудников к нужным ресурсам может оказаться непростой задачей. Вот почему вам необходимо уделять время планированию и управлению доступом.
Планирование доступа подразумевает создание плана того, как ваши сотрудники будут получать доступ к информации, необходимой им для выполнения своей работы. Это планирование включает в себя все, начиная от проникновения в их электронные почтовые ящики и отслеживания доставляемость электронной почты до того, как они получают доступ к интранет-сайту вашей компании или облачной программной платформе.
Управление доступом заключается в обеспечении выполнения этих планов, что включает в себя такие вещи, как обеспечение того, чтобы
пароли защищены надлежащим образом
и что сотрудники используют двухфакторную аутентификацию, когда это возможно. Или же вы можете использовать инструменты управления идентификацией и доступом (IAM), чтобы предоставить сотрудникам соответствующие уровни доступа и устранить необходимость в ручных процессах утверждения.
Наличие удаленной команды не означает, что вы можете полагаться только на технологии, чтобы освободиться от физических ограничений. Иногда необходимо доставить физические документы, содержащие конфиденциальную информацию, другим членам команды или клиентам. В таких случаях лучше всего сотрудничать с компанией, предлагающей безопасные курьерские услуги.
Главное – найти инструменты, которые упрощают рабочие процессы без ущерба для целостности данных.
Регулярно пересматривайте политику доступа (например, ежеквартально или ежегодно) или когда происходят изменения в технологии или обстоятельствах, которые могут повлиять на эффективность существующей политики. Например, когда новый член присоединяется к вашей организации.
Может быть трудно поделиться политикой доступа с удаленными сотрудниками, если у вас нет возможности провести личную встречу или полноценный инструктаж. Именно это делает видео отличным вариантом для обучения удаленных команд.
Если вы не знакомы с видеомонтажом, Quicktools by Picsart имеет простую и удобную функцию редактирования, которая поможет вам создать образовательное видео, чтобы поделиться им со своими командами. И предположим, что вы хотите включить в свои видеоролики дополнительную информацию для каждого нового сотрудника. В этом случае вы можете использовать инструменты искусственного интеллекта, такие как генератор перефразировки, чтобы добавить индивидуальное сообщение для каждого сотрудника при его включении в соответствующую команду.
Конечно, доступ пользователей различен для каждого члена команды в вашей организации. Эти инструменты позволяют создать индивидуальное видео, чтобы быстро ввести новых сотрудников в курс дела и без особых задержек интегрировать их в коллектив.
Убедитесь, что ваш план доступа хорошо согласуется с вашим
безопасность данных
, конфиденциальности и соблюдения нормативных требований. Этот процесс включает в себя понимание того, какая информация нужна вашим пользователям и как они хотят ее потреблять.
Например, планирование и управление доступом зависит от того, как вы храните данные своей компании. Есть ли у вас собственный центр обработки данных, или вы используете центр хранения и обработки данных? Как выглядит управление инфраструктурой вашего центра обработки данных? Разные системы имеют различные функции, которые изменят ваше представление о планировании и управлении доступом.
Другие вопросы, которые следует иметь в виду:
Каждый отдел вашей организации должен участвовать в планировании и реализации процесса управления доступом. Например, ваши отделы информационных технологий (ИТ) и кадров должны работать вместе, чтобы определить роли, обязанности и процедуры. Совместная работа облегчает обсуждение процессов планирования доступа, включая утверждение новых пользователей, изменение ролей/обязанностей или удаление из системы.
Совместные усилия также необходимы для определения типа одобрения или отказа на основе ролей и обязанностей пользователей в вашей организации. Например, часто бывает так, что вы работаете над проектом и имеете возможность работать с внешними внештатными сотрудниками, такими как графические дизайнеры, менеджеры проектов, и виртуальные администраторы. Как же быть с контрактными сотрудниками, которым также необходим доступ к системам компании?
Вы можете выдавать разрешения на основании нескольких факторов, включая:
Совместные усилия по определению этих факторов помогут гарантировать надлежащие меры предосторожности и повысить общую безопасность вашей организации.
Отслеживание и отчетность о том, кто имеет доступ к какой информации, не менее важны для успеха вашей стратегии планирования и управления доступом. Иначе как вы узнаете, что кто-то злоупотребляет своими привилегиями?
Очень важно понять эффективность вашей программы, измерив количество запросов, одобрений и отказов, а также причины этих действий.
Главное – создать эффективную систему планирования доступа, которая будет масштабироваться вместе с вашей организацией по мере ее роста и расширения. Разработайте простой в использовании процесс, в который будут вовлечены все необходимые заинтересованные стороны в вашей организации.
Управление доступом также должно быть достаточно гибким, чтобы развиваться и при этом обеспечивать соответствие отраслевым нормам, таким как General Data Protection Regulation (GDPR) или Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA).
При правильном планировании доступа вы можете оптимизировать управление доступом, не жертвуя безопасностью конфиденциальной информации компании.
Экономьте время и деньги своей команды с Bookafy!
Используя программное обеспечение для планирования встреч в режиме онлайн, вы можете автоматизировать бронирование, напоминания, синхронизацию с календарями, получение URL-адресов видеовстреч и многое другое. Попробуйте Bookafy бесплатно уже сегодня!
