BOOKAFY BLOGG
Distansarbete är på frammarsch, med
16%
av de företag i USA som anställer uteslutande fjärrstyrda team. Och det finns en bra anledning till det.
Distansarbetare är gladare och mer produktiva än sina kollegor som utför samma uppgifter på ett kontor. Det råder dock ingen tvekan om att
fjärrstyrda team
har sina egna unika utmaningar – särskilt eftersom du hanterar team som arbetar utanför dina fysiska väggar.
Planering och hantering av åtkomst är en komplex process som kräver att många olika avdelningar och tekniker samarbetar.
Men oroa dig inte. I det här inlägget delar vi med oss av sex tips som hjälper dig att implementera ett framgångsrikt system för planering och hantering av åtkomst för fjärrteam.
Låt oss dyka in.
Att skapa en plan för planering och hantering av åtkomst är en viktig del av skyddet av känsliga data i din organisation eftersom det:
Om känsliga uppgifter hamnar i händerna på en obehörig användare kan det orsaka allvarlig skada på din organisations rykte. Och ett rykte är svårt att återuppbygga.
Din åtkomstplanering bör börja med inskolningsprocessen och följa den anställdes livscykel till slutet. Den bör omfatta dessa sex livscykelsekvenser:
Strategin i sex steg hjälper till att undvika att känslig information glider mellan stolarna, där ett av de mest kritiska stegen är att omedelbart ta bort åtkomsten när en distansarbetare lämnar företaget.
Det kan vara en utmaning att se till att dina anställda har tillgång till rätt resurser när du hanterar fjärrteam. Det är därför du måste investera tid i planering och hantering av åtkomst.
Planering av åtkomst innebär att du skapar en plan för hur dina anställda ska få tillgång till den information de behöver för att utföra sitt arbete. Planeringen omfattar allt från att ta sig in på deras e-postkonton och spåra leverans av e-post till hur de kommer åt företagets intranät eller molnbaserade programvaruplattform.
Access Management handlar sedan om att se till att dessa planer följs, vilket inkluderar saker som att se till att
att lösenord är tillräckligt skyddade
och att de anställda använder tvåfaktorsautentisering när det är möjligt. Eller så kan du använda IAM-verktyg (identity and access management) för att ge anställda lämpliga åtkomstnivåer och eliminera behovet av manuella godkännandeprocesser.
Att ha ett team på distans betyder inte att du bara kan förlita dig på att tekniken befriar dig från fysiska begränsningar. Ibland är det nödvändigt att leverera fysiska dokument med känslig information till andra teammedlemmar eller kunder. I dessa fall är det bäst att samarbeta med ett företag som erbjuder säkra kurirtjänster.
Nyckeln är att hitta verktyg som effektiviserar arbetsflöden utan att äventyra dataintegriteten.
Se över åtkomstpolicyn regelbundet (t.ex. kvartalsvis eller årligen) eller när tekniken eller omständigheterna förändras som kan påverka effektiviteten i din befintliga policy. Till exempel när en ny medlem ansluter sig till din organisation.
Det kan vara svårt att dela med sig av åtkomstpolicyer till distansanställda när du inte kan ha ett personligt möte eller en fullständig introduktion. Det är det som gör video till ett utmärkt alternativ för att instruera grupper på distans.
Om du inte är bekant med videoredigering, Snabbverktyg från Picsart har en enkel och lättanvänd redigeringsfunktion som kan hjälpa dig att göra en utbildningsvideo som du kan dela med dina team. Och anta att du vill inkludera ytterligare information i dina videor för varje nyanställd. I det fallet kan du använda AI-verktyg som en omskrivningsgenerator för att lägga till ett skräddarsytt meddelande till varje anställd när de kommer in i det aktuella teamet.
Självklart är användaråtkomsten olika för varje teammedlem i din organisation. Med dessa verktyg kan du skapa en personlig video för att snabbt få dina nya medarbetare att komma igång och integreras i teamet utan dröjsmål.
Se till att din åtkomstplan stämmer väl överens med din
datasäkerhet
, integritet och efterlevnad. I denna process ingår att förstå vilken information användarna behöver och hur de vill ta del av den.
Till exempel beror planering och hantering av åtkomst på hur du lagrar dina företagsdata. Har ni ett eget datacenter eller använder ni en datacenter för samlokalisering? Hur ser hanteringen av infrastrukturen i ditt datacenter ut? Olika system har olika funktioner som ändrar din syn på planering och hantering av åtkomst.
Andra frågor att tänka på:
Varje avdelning inom organisationen bör delta i planeringen och implementeringen av processen för åtkomsthantering. Till exempel bör IT-avdelningen och personalavdelningen samarbeta för att definiera roller, ansvarsområden och förfaranden. Genom att arbeta tillsammans är det lättare att prata igenom processerna för åtkomstplanering, inklusive godkännanden för nya användare, ändringar av roller/ansvarsområden eller borttagningar från systemet.
Ett samarbete är också nödvändigt för att bestämma vilken typ av godkännande eller avslag som ska utfärdas baserat på användarnas roller och ansvarsområden inom organisationen. Det händer till exempel ofta att du arbetar med ett projekt och har möjlighet att samarbeta med frilansare utifrån, till exempel grafiska formgivare, projektledare och virtuella receptionister. Så hur hanterar du kontraktsanställda som också behöver företagets åtkomst till system?
Du kan bevilja godkännanden baserat på flera faktorer, bland annat:
Ett samarbete för att fastställa dessa faktorer kommer att bidra till att garantera rätt försiktighetsåtgärder och förbättra organisationens övergripande säkerhet.
Att spåra och rapportera vem som har tillgång till vilken information är lika viktigt för att din strategi för planering och hantering av åtkomst ska lyckas. Hur ska du annars veta om någon missbrukar sina privilegier?
Det är viktigt att förstå hur effektivt ditt program är genom att mäta antalet förfrågningar, godkännanden och avslag samt orsakerna till dessa åtgärder.
Nyckeln är att bygga ett effektivt system för åtkomstplanering som kan anpassas till din organisation när den växer och expanderar. Utveckla en process som är lätt att använda och som involverar alla nödvändiga intressenter i organisationen.
Åtkomsthanteringen bör också vara tillräckligt flexibel för att kunna utvecklas och samtidigt garantera att den uppfyller branschregler som GDPR (General Data Protection Regulation) eller HIPAA (Health Insurance Portability Accountability Act).
Med rätt åtkomstplanering kan du effektivisera din åtkomsthantering utan att offra säkerheten för din företagsinformation.
Spara tid och pengar för ditt team med Bookafy!
Med hjälp av programvara för tidsbokning online kan du automatisera bokning, påminnelser, synkronisering med kalendrar, hämta URL:er för videomöten och mycket mer. Prova Bookafy gratis idag!
