BOOKAFY บล็อก
การทำงานทางไกลกำลังเพิ่มขึ้น โดย 16% ของบริษัทต่างๆ ในสหรัฐอเมริกาที่จ้างทีมงานทางไกลโดยเฉพาะ และด้วยเหตุผลที่ดี
พนักงานทางไกลมีความสุขและมีประสิทธิผลมากกว่าเพื่อนร่วมงานที่ทำงานเดียวกันในสำนักงาน อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องสงสัยเลยว่า ทีมระยะไกล มีชุดความท้าทายเฉพาะของตนเอง — โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการทีมที่ทำงานนอกกำแพงทางกายภาพของคุณ
การวางแผนและการจัดการการเข้าถึงเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้แผนกและเทคโนโลยีต่างๆ มากมายในการทำงานร่วมกัน
แต่ไม่ต้องกังวล ในโพสต์นี้ เราแบ่งปันเคล็ดลับ 6 ข้อเพื่อช่วยให้คุณใช้งานระบบการวางแผนการเข้าถึงและการจัดการที่ประสบความสำเร็จสำหรับทีมระยะไกล
มาดำน้ำกันเถอะ
การสร้างแผนการเข้าถึงและแผนการจัดการเป็นส่วนสำคัญในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายในองค์กรของคุณ เนื่องจาก:
หากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตกไปอยู่ในมือของผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต อาจทำให้ชื่อเสียงขององค์กรเสียหายอย่างร้ายแรงได้ และชื่อเสียงก็สร้างใหม่ได้ยาก
การวางแผนการเข้าถึงของคุณควรเริ่มต้นด้วยกระบวนการเริ่มต้นใช้งานและติดตาม วงจรชีวิตของพนักงาน จนจบ ควรครอบคลุมลำดับวงจรชีวิตทั้งหกนี้:
กลยุทธ์ 6 ขั้นตอนช่วยหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไม่ให้เล็ดลอดผ่านรอยร้าว โดยขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งอยู่ที่การลบการเข้าถึงทันทีเมื่อพนักงานจากระยะไกลออกจากบริษัท
เมื่อต้องจัดการทีมทางไกล การดูแลให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องลงทุนเวลาไปกับการวางแผนและการจัดการการเข้าถึง
การวางแผนการเข้าถึงเกี่ยวข้องกับการสร้างแผนสำหรับวิธีการที่พนักงานของคุณจะเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงาน การวางแผนนี้รวมทุกอย่างตั้งแต่การเข้าสู่บัญชีอีเมลและการติดตาม ความสามารถในการส่งอีเมล ถึงวิธีที่พวกเขาเข้าถึงไซต์อินทราเน็ตของบริษัทหรือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บนคลาวด์
การจัดการการเข้าถึงนั้นเกี่ยวกับการทำให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามแผนเหล่านี้ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การตรวจสอบให้แน่ใจว่า รหัสผ่านได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างเพียงพอ และพนักงานกำลังใช้การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยเมื่อมี หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการตัวตนและการเข้าถึง (IAM) เพื่อให้พนักงานมีระดับการเข้าถึงที่เหมาะสม และยุติความจำเป็นในกระบวนการอนุมัติด้วยตนเอง
การมีทีมจากระยะไกลไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถพึ่งพาเทคโนโลยีเพื่อปลดปล่อยคุณจากข้อจำกัดทางกายภาพเท่านั้น ในบางครั้ง จำเป็นต้องส่งมอบเอกสารที่จับต้องได้ซึ่งมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้กับสมาชิกในทีมหรือลูกค้าคนอื่นๆ ในกรณีเหล่านี้ การเป็นพันธมิตรกับบริษัทที่ให้บริการจัดส่งที่ปลอดภัยคือหนทางที่จะไป
กุญแจสำคัญคือการหาเครื่องมือที่ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โดยไม่สูญเสียความสมบูรณ์ของข้อมูล
ตรวจสอบนโยบายการเข้าถึงเป็นประจำ (เช่น ทุกไตรมาสหรือทุกปี) หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีหรือสถานการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของนโยบายที่คุณมีอยู่ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมองค์กรของคุณ
อาจเป็นเรื่องยากที่จะแบ่งปันนโยบายการเข้าถึงกับพนักงานทางไกล เมื่อคุณไม่สามารถมีการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการปฐมนิเทศเต็มรูปแบบ นั่นคือสิ่งที่ทำให้วิดีโอเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสอนทีมทางไกล
หากคุณไม่คุ้นเคยกับการตัดต่อวิดีโอ Quicktools by Picsart มีคุณลักษณะการแก้ไขที่เรียบง่ายและใช้งานง่ายที่สามารถช่วยคุณสร้างวิดีโอเพื่อการศึกษาเพื่อแบ่งปันกับทีมของคุณ และสมมติว่าคุณต้องการใส่ข้อมูลเพิ่มเติมในวิดีโอของคุณสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้เครื่องมือ AI เช่น ตัวสร้างการถอดความ เพื่อเพิ่มข้อความที่ปรับให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคนเมื่อพวกเขาเข้าร่วมทีมที่เหมาะสม
แน่นอนว่าการเข้าถึงของผู้ใช้นั้นแตกต่างกันไปสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนภายในองค์กรของคุณ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างวิดีโอส่วนตัวเพื่อให้พนักงานใหม่ของคุณปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและรวมเข้ากับทีมของพวกเขาได้อย่างราบรื่นโดยไม่ชักช้า
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการเข้าถึงของคุณสอดคล้องกับ ความปลอดภัยของข้อมูล ของคุณความเป็นส่วนตัว และเป้าหมายการปฏิบัติตามข้อกำหนด กระบวนการนี้รวมถึงการทำความเข้าใจว่าผู้ใช้ของคุณต้องการข้อมูลใดและต้องการบริโภคอย่างไร
ตัวอย่างเช่น การวางแผนการเข้าถึงและการจัดการขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดเก็บข้อมูลบริษัทของคุณ คุณมีศูนย์ข้อมูลของคุณเองหรือคุณใช้ ศูนย์ข้อมูลโคโลเคชั่น? การจัดการโครงสร้างพื้นฐานของศูนย์ข้อมูลของคุณมีลักษณะอย่างไร ระบบที่แตกต่างกันมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันซึ่งจะเปลี่ยนวิธีที่คุณดูการวางแผนและการจัดการการเข้าถึง
คำถามอื่นๆ ที่ควรทราบ:
แต่ละแผนกภายในองค์กรของคุณควรมีส่วนร่วมในการวางแผนและดำเนินการตามกระบวนการจัดการการเข้าถึง ตัวอย่างเช่น แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) และฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ของคุณควรทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และขั้นตอน เมื่อทำงานร่วมกัน การพูดคุยผ่านกระบวนการวางแผนการเข้าใช้งานจะง่ายขึ้น รวมถึงการอนุมัติสำหรับผู้ใช้ใหม่ การเปลี่ยนแปลงบทบาท/ความรับผิดชอบ หรือการลบออกจากระบบ
ความพยายามในการทำงานร่วมกันยังจำเป็นในการกำหนดประเภทของการอนุมัติหรือการปฏิเสธที่จะออกตามบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น หลายครั้งที่คุณกำลังทำงานในโครงการและมีโอกาสทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์ภายนอก เช่น นักออกแบบกราฟิก ผู้จัดการโครงการ และ พนักงานต้อนรับเสมือน. แล้วคุณจะจัดการกับพนักงานสัญญาจ้างที่จำเป็นต้องเข้าถึงระบบของบริษัทได้อย่างไร?
คุณสามารถให้การอนุมัติตามปัจจัยหลายประการ ได้แก่:
ความพยายามร่วมกันในการพิจารณาปัจจัยเหล่านี้จะช่วยรับประกันการป้องกันที่เหมาะสมและปรับปรุงความปลอดภัยโดยรวมขององค์กรของคุณ
การติดตามและการรายงานผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลใดมีความสำคัญพอๆ กันต่อความสำเร็จของการวางแผนการเข้าถึงและกลยุทธ์การจัดการของคุณ ไม่งั้นจะรู้ได้อย่างไรว่ามีคนใช้สิทธิ์ในทางที่ผิด?
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจประสิทธิภาพของโปรแกรมของคุณโดยการวัดจำนวนคำขอ การอนุมัติ และการปฏิเสธ ตลอดจนเหตุผลของการดำเนินการเหล่านี้
กุญแจสำคัญคือการสร้างระบบการวางแผนการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะปรับขนาดตามองค์กรของคุณเมื่อเติบโตและขยายตัว พัฒนากระบวนการที่ใช้งานง่ายและเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นทั้งหมดในองค์กรของคุณ
นอกจากนี้ การจัดการการเข้าถึงยังควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะพัฒนาไปพร้อมกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม เช่น General Data Protection Regulation (GDPR) หรือ Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA)
ด้วยการวางแผนการเข้าถึงที่เหมาะสม คุณสามารถปรับปรุงการจัดการการเข้าถึงของคุณโดยไม่ต้องสูญเสียความปลอดภัยของข้อมูลบริษัทที่เป็นกรรมสิทธิ์ของคุณ
ประหยัดเวลาและเงินของทีมของคุณด้วย Bookafy!
เมื่อใช้ซอฟต์แวร์จัดกำหนดการนัดหมายออนไลน์ คุณสามารถดำเนินการจอง เตือนความจำ ซิงค์กับปฏิทิน ดึง URL การประชุมทางวิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมายได้โดยอัตโนมัติ ลองใช้ Bookafy ฟรีวันนี้!
