6 mẹo để lập kế hoạch truy cập thành công và quản lý các nhóm từ xa

Làm việc từ xa đang gia tăng, với 16% của các công ty ở Hoa Kỳ thuê các nhóm làm việc từ xa độc quyền. Và vì một lý do tốt.

Những người làm việc từ xa hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn so với những đồng nghiệp của họ thực hiện cùng một nhiệm vụ tại một địa điểm văn phòng. Tuy nhiên, không có nghi ngờ rằng các nhóm từ xa có một loạt thách thức riêng — đặc biệt là khi bạn đang quản lý các nhóm hoạt động bên ngoài bức tường vật lý của mình.

Lập kế hoạch và quản lý truy cập là một quy trình phức tạp đòi hỏi nhiều bộ phận và công nghệ khác nhau phải làm việc cùng nhau.

Nhưng đừng băn khoăn. Trong bài đăng này, chúng tôi chia sẻ sáu mẹo để giúp bạn triển khai hệ thống quản lý và lập kế hoạch truy cập thành công cho các nhóm làm việc từ xa.

Hãy đi sâu vào.

1. Bao gồm tất cả các giai đoạn trong vòng đời của nhân viên

Tạo kế hoạch quản lý và lập kế hoạch truy cập là một phần thiết yếu để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trong tổ chức của bạn vì nó:

• Cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý thông tin đăng nhập của nhân viên trong một tổ chức.
• Giúp bạn giảm thiểu rủi ro bảo mật bằng cách xác định và quản lý người dùng đặc quyền (ví dụ: quản trị viên so với nhà phát triển so với nhóm bán hàng).
• Đảm bảo tuân thủ các quy định như GDPR và HIPAA đối với dữ liệu nhạy cảm trong tổ chức của bạn.

Nếu dữ liệu nhạy cảm rơi vào tay người dùng trái phép, nó có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của tổ chức bạn. Và một danh tiếng là khó khăn để xây dựng lại.

Việc lập kế hoạch tiếp cận của bạn nên bắt đầu với quy trình giới thiệu và theo sát vòng đời của nhân viên đến cùng. Nó sẽ bao gồm sáu trình tự vòng đời sau:

1. Yêu cầu quyền truy cập
2. xác minh
3. Cung cấp quyền
4. Giám sát trạng thái nhận dạng
5. Đăng nhập và theo dõi truy cập
6. Xóa hoặc hạn chế quyền truy cập

Chiến lược sáu bước giúp tránh bất kỳ thông tin nhạy cảm nào lọt qua các vết nứt, với một trong những bước quan trọng nhất là xóa quyền truy cập ngay lập tức khi một nhân viên từ xa rời công ty.

2. Tận dụng các công cụ và công nghệ phù hợp

Khi quản lý các nhóm từ xa, việc đảm bảo rằng nhân viên của bạn có quyền truy cập vào các tài nguyên phù hợp có thể là một thách thức. Đó là lý do tại sao bạn cần đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch và quản lý truy cập.

Lập kế hoạch truy cập liên quan đến việc tạo một kế hoạch về cách nhân viên của bạn sẽ truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của họ. Kế hoạch này bao gồm mọi thứ từ truy cập vào tài khoản email của họ và theo dõi khả năng gửi email đến cách họ truy cập trang web mạng nội bộ của công ty bạn hoặc nền tảng phần mềm dựa trên đám mây.

Quản lý truy cập sau đó là đảm bảo rằng các kế hoạch này được tuân thủ, bao gồm những việc như đảm bảo mật khẩu được bảo mật đầy đủ và rằng nhân viên đang sử dụng xác thực hai yếu tố khi có sẵn. Hoặc bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý quyền truy cập và nhận dạng (IAM) để cung cấp cho nhân viên các cấp truy cập phù hợp và chấm dứt nhu cầu về quy trình phê duyệt thủ công.

Có một nhóm làm việc từ xa không có nghĩa là bạn chỉ có thể dựa vào công nghệ để giải phóng bạn khỏi những ràng buộc về thể chất. Đôi khi cần phải cung cấp các tài liệu vật lý chứa thông tin nhạy cảm cho các thành viên khác trong nhóm hoặc khách hàng. Trong những trường hợp này, hợp tác với một công ty cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh an toàn là cách tốt nhất.

Điều quan trọng là tìm các công cụ hợp lý hóa quy trình công việc mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu.

3. Đảm bảo các chính sách của bạn được cập nhật

Thường xuyên xem xét các chính sách truy cập (ví dụ: hàng quý hoặc hàng năm) hoặc khi có thay đổi về công nghệ hoặc hoàn cảnh có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của các chính sách hiện tại của bạn. Chẳng hạn, khi một thành viên mới gia nhập tổ chức của bạn.

Có thể khó chia sẻ các chính sách truy cập với nhân viên ở xa khi bạn không thể có một cuộc họp trực tiếp hoặc buổi định hướng toàn diện. Đó là điều làm cho video trở thành một lựa chọn tuyệt vời để hướng dẫn các nhóm làm việc từ xa.

Nếu bạn không quen chỉnh sửa video, Quicktools by Picsart có tính năng chỉnh sửa đơn giản và dễ sử dụng có thể giúp bạn tạo video giáo dục để chia sẻ với các nhóm của mình. Và giả sử bạn muốn đưa thông tin bổ sung vào video của mình cho mọi nhân viên mới. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng các công cụ AI như trình tạo diễn giải để thêm thông điệp phù hợp cho từng nhân viên khi họ tham gia vào nhóm phù hợp của mình.

Tất nhiên, quyền truy cập của người dùng là khác nhau đối với từng thành viên nhóm trong tổ chức của bạn. Những công cụ này cho phép bạn tạo một video được cá nhân hóa để nhanh chóng giúp nhân viên mới của bạn bắt kịp tốc độ và tích hợp liền mạch vào nhóm của họ mà không bị chậm trễ nhiều.

4. Điều chỉnh các mục tiêu tuân thủ, quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu tổng thể của bạn

Đảm bảo kế hoạch truy cập của bạn phù hợp tốt với bảo mật dữ liệu của bạn, quyền riêng tư và mục tiêu tuân thủ. Quá trình này bao gồm việc hiểu thông tin nào mà người dùng của bạn cần và cách họ muốn sử dụng thông tin đó.

Ví dụ: quản lý và lập kế hoạch truy cập phụ thuộc vào cách bạn lưu trữ dữ liệu công ty của mình. Bạn có trung tâm dữ liệu của riêng mình hay bạn sử dụng một trung tâm dữ liệu colocation? Quản lý cơ sở hạ tầng trung tâm dữ liệu của bạn trông như thế nào? Các hệ thống khác nhau có các tính năng khác nhau sẽ thay đổi cách bạn xem việc lập kế hoạch và quản lý truy cập.

Các câu hỏi khác cần ghi nhớ:

• Chính sách tuân thủ của bạn là gì?
• Bạn có bắt buộc phải tuân thủ luật bảo mật dữ liệu cụ thể không?
• Bạn đã có những biện pháp bảo mật dữ liệu nào?
• Bạn có một hệ thống trung tâm hay nhiều hệ thống im lặng?

5. Tạo nỗ lực hợp tác giữa các phòng ban

Mỗi bộ phận trong tổ chức của bạn nên tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện quy trình quản lý quyền truy cập. Ví dụ: bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) và bộ phận nhân sự (HR) của bạn nên làm việc cùng nhau để xác định vai trò, trách nhiệm và quy trình. Bằng cách làm việc cùng nhau, việc thảo luận thông qua các quy trình lập kế hoạch truy cập sẽ dễ dàng hơn, bao gồm phê duyệt người dùng mới, thay đổi vai trò/trách nhiệm hoặc xóa khỏi hệ thống.

Một nỗ lực hợp tác cũng cần thiết để xác định loại phê duyệt hoặc từ chối phát hành dựa trên vai trò và trách nhiệm của người dùng trong tổ chức của bạn. Ví dụ, nhiều khi bạn đang thực hiện một dự án và có cơ hội làm việc với những người làm việc tự do bên ngoài, chẳng hạn như nhà thiết kế đồ họa, quản lý dự án, và lễ tân ảo. Vậy làm thế nào để bạn đối phó với những nhân viên hợp đồng cũng cần quyền truy cập vào hệ thống của công ty?

Bạn có thể cấp phê duyệt dựa trên một số yếu tố, bao gồm:

• Vai trò của nhân viên trong tổ chức
• Bản chất nhiệm vụ công việc của họ
• Nhiệm kỳ tổng thể của họ với công ty

Nỗ lực hợp tác để xác định các yếu tố này sẽ giúp đảm bảo các biện pháp phòng ngừa thích hợp và cải thiện bảo mật tổng thể cho tổ chức của bạn.

6. Theo dõi chặt chẽ báo cáo và theo dõi truy cập

Theo dõi và báo cáo ai có quyền truy cập vào thông tin nào cũng quan trọng không kém đối với sự thành công của chiến lược quản lý và lập kế hoạch truy cập của bạn. Nếu không, làm sao bạn biết nếu ai đó đang lạm dụng đặc quyền của họ?

• Theo dõi ai có quyền truy cập vào hệ thống nào: Tần suất mọi người sử dụng mỗi hệ thống là bao nhiêu? Có hệ thống nhàn rỗi nào không được một bộ phận nào đó sử dụng nhiều không? Truy cập có cần thiết không?
• Kiểm tra quyền truy cập thường xuyên: Đảm bảo tất cả người dùng tuân thủ chính sách của bạn bằng cách thường xuyên kiểm tra thông tin đăng nhập và các thay đổi, đồng thời so sánh chúng với các yêu cầu của chính sách.
• Thu hồi các đặc quyền khi mọi người rời công ty: Đừng để những nhân viên lừa đảo tiếp tục sử dụng quyền truy cập đặc quyền của họ sau khi họ đã nghỉ việc.

Điều cần thiết là phải hiểu tính hiệu quả của chương trình của bạn bằng cách đo lường số lượng yêu cầu, phê duyệt và từ chối, cũng như lý do cho những hành động này.

kết thúc

Chìa khóa là xây dựng một hệ thống lập kế hoạch truy cập hiệu quả sẽ mở rộng theo quy mô tổ chức của bạn khi tổ chức phát triển và mở rộng. Phát triển một quy trình dễ sử dụng và có sự tham gia của tất cả các bên liên quan cần thiết trong tổ chức của bạn.

Quản lý quyền truy cập cũng phải đủ linh hoạt để phát triển trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành như Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) hoặc Đạo luật về trách nhiệm giải trình về khả năng chuyển đổi bảo hiểm y tế (HIPAA) .

Với việc lập kế hoạch truy cập phù hợp, bạn có thể hợp lý hóa việc quản lý truy cập của mình mà không phải hy sinh tính bảo mật của thông tin công ty độc quyền của bạn.