BLOG DE BOOKAFY
Els clients són la columna vertebral de la vostra empresa. Vivim en un món de ritme ràpid on els clients han arribat a esperar comentaris gairebé instantanis sobre qualsevol procés pel qual passen. Un correu electrònic de confirmació de la cita us pot ajudar amb això.
Penseu en demanar un rellotge o roba de la vostra marca preferida i esperar a rebre una resposta per correu electrònic. Pot ser que us pregunteu si hi ha hagut algun problema amb la vostra compra o transacció. Preneu un altre exemple del procés d’una sol·licitud de feina; cada interacció amb una empresa de contractació compta com a part de la vostra sol·licitud de feina. També podeu demanar un correu electrònic de confirmació.
Els correus electrònics de confirmació són de gran importància en escenaris professionals. La primera pregunta que sorgeix és com s’ha d’escriure el vostre correu electrònic de confirmació. Aquest article proporcionarà consells per escriure una resposta eficaç per correu electrònic de confirmació d’entrevista i plantilles per començar.
Un correu electrònic de confirmació de la cita o un missatge de text és un missatge enviat a un client abans d’una trucada de servei programada. La data, l’hora, el lloc i la finalitat de la cita normalment s’inclouen al correu electrònic, juntament amb altres detalls com l’assumpte de la cita i la informació de contacte de l’empresa o organització.
L’objectiu principal del correu electrònic és confirmar la cita i assegurar-se que ambdues parts tenen la informació necessària per assistir a la reunió a temps.
Hi ha diversos elements crucials que s’han d’incloure en un correu electrònic de confirmació per garantir que transmeti la informació necessària i ajudi a una cita perfecta. Alguns elements imprescindibles en un correu electrònic de confirmació són
És possible que estigueu familiaritzat amb la cita: “La primera impressió és l’última impressió”. que també és cert en el cas de les línies d’assumpte dels vostres correus electrònics. Hauríeu de mantenir breu l’assumpte. És ideal tenir una línia d’assumpte de 60 caràcters.
Per exemple: “Confirmació de l’entrevista de l’enginyer de programari Jr. amb Daniel”.
És útil incloure el nom de la persona i l’hora de la cita al correu electrònic de confirmació. Pot ajudar el destinatari a determinar amb qui es reunirà i facilitar els preparatius per a la cita.
Per exemple: “Teniu una reunió amb Taimoor, el nostre gerent principal”.
És fonamental indicar la data i l’hora de la cita o esdeveniment al correu electrònic de confirmació. Assegura que el destinatari conegui la data i l’hora de la reunió i pugui planificar en conseqüència.
Per exemple: “La vostra cita amb el Dr. David és el divendres 15 de juny a les 15:00”.
També és imprescindible incloure la ubicació de la cita o esdeveniment al correu electrònic de confirmació. Pot contenir l’adreça, indicacions o altra informació pertinent sobre un enllaç de Google Map per arribar a la destinació.
Per exemple: “Estic programant la teva cita a la nostra oficina. Aquí teniu el mapa de la ubicació:[XYZ] .”
El correu electrònic de confirmació també ha d’indicar clarament l’objectiu de la cita o l’esdeveniment. Pot incloure una breu descripció del que es parlarà o es farà durant l’esdeveniment.
Per exemple: “Envio aquest correu electrònic per confirmar la informació sobre la meva propera entrevista per al càrrec de[XYZ] .”
Un altre exemple: “Ens complau confirmar la vostra contractació com a a[Position] .”
Si hi ha instruccions o requisits especials per a la cita o l’esdeveniment, és fonamental incloure-les al correu electrònic de confirmació. Per exemple, si la reunió requereix que el destinatari porti determinats documents o materials, això s’ha d’indicar clarament al correu electrònic de confirmació.
Al correu electrònic de confirmació, incloeu un recordatori perquè el destinatari arribi a temps a la cita o l’esdeveniment. Pot ajudar a garantir que la reunió comenci a temps i que totes les parts necessàries estiguin presents.
Per exemple: “Per evitar molèsties, sigueu puntuals. Es recomana arribar 30 minuts abans de l’hora prevista”.
Cal incloure informació al correu electrònic de confirmació sobre qualsevol política de cancel·lació o reprogramació que pugui tenir l’empresa o organització. Si el destinatari necessita cancel·lar o reprogramar la cita, pot evitar malentesos o problemes.
Per exemple: “Aquest correu electrònic és per informar-vos que no puc unir-me a la reunió el 31 de desembre. Disculpeu les molèsties. Si us plau, fes-me saber una data i una hora alternatives que et funcionin”.
També podeu proporcionar un Bookafy enllaç de programació de reunions per facilitar la reprogramació d’una entrevista o reunió. També afectarà positivament l’altra persona.
El correu electrònic de confirmació també ha d’incloure una signatura de correu electrònic amb la informació de contacte de la vostra empresa o organització, juntament amb un número de telèfon, una adreça de correu electrònic i un enllaç al lloc web.
Per exemple: “Contacteu amb nosaltres a[Phone] o[Email] . Aquí teniu l’enllaç de programació de Bookafy per veure les places disponibles abans de reprogramar la reunió.
Per exemple: “Contacteu amb nosaltres a[Phone] o[Email] . Aquí teniu l’enllaç de programació de Bookafy per veure les places disponibles abans de reprogramar la reunió”.
Finalment, sempre és una bona idea incloure un agraïment al correu electrònic de confirmació pel temps i la consideració del destinatari. És beneficiós tenir una trucada per obtenir comentaris. Pot ser una enquesta o una sol·licitud perquè el destinatari es posi en contacte amb l’empresa o organització.
Sempre podeu utilitzar “Una salutació cordial” o “Una salutació cordial”. Aquest tancament és popular entre els experts perquè és amigable i accessible.
Hi ha diversos avantatges d’utilitzar correus electrònics de confirmació de cites. Alguns d’ells són:
L’enviament d’un correu electrònic de confirmació ajuda a reduir el nombre de no presentacions, ja que recorda al client la seva cita i li proporciona les dades necessàries. Pot estalviar temps i recursos a l’empresa alhora que millora l’eficiència general del procés de programació de cites.
Els correus electrònics de confirmació permeten a les empreses relacionar-se amb els seus clients oferint informació o recursos addicionals relacionats amb la cita. Per exemple, un correu electrònic de confirmació podria incloure enllaços a documents o recursos rellevants que el client pot necessitar per preparar la seva reunió.
Els correus electrònics de confirmació ajuden les empreses a fer un seguiment de les seves cites i a gestionar els seus horaris de manera eficaç. Ajuden a garantir els detalls d’una reunió, inclosa la data, l’hora i la ubicació, enviant un correu electrònic de confirmació.
L’enviament de correus electrònics de confirmació demostra professionalitat i atenció als detalls. Mostra que l’empresa valora el temps del client i es compromet a oferir un servei d’alta qualitat.
Assumpte: Confirmació de cita per [Position]
Benvolgut[Name] ,
Aquest correu electrònic és per confirmar la vostra cita[Date and Time] . Si us plau, arribeu almenys [X] minuts abans de l’hora de la vostra cita per tenir en compte qualsevol retard o circumstància inesperada.
Si us plau, aviseu-nos aviat si heu de reprogramar o cancel·lar la vostra cita. Contacta amb nosaltres a[Phone] o[Email] . Aquí teniu l’enllaç de programació de Bookafy per veure les places disponibles abans de reprogramar la reunió.
Espero conèixer-vos a[Location] .
Salutacions cordials, [Your Name]
Podeu personalitzar aquesta plantilla per adaptar-la a les vostres necessitats específiques afegint detalls o informació addicionals.
Assumpte: confirmació de cita -[Date] a les [Time]
Benvolgut[Name] ,
Ens complau confirmar la vostra cita el[Date] a les[Time] . Si us plau, planifiqueu arribar a[Location] almenys 20 minuts abans de la vostra cita programada per donar temps per al registre d’entrada i qualsevol documentació necessària.
Si necessiteu reprogramar o cancel·lar la vostra cita, poseu-vos en contacte amb nosaltres el més aviat possible a[Email] .
Tinc moltes ganes de veure’t a l’oficina.
Sincerament, [Your Name]
Assumpte: La teva cita amb[Company] activat[Date] a les [Time]
Hola[Name] ,
Aquest correu electrònic és per confirmar la vostra cita[Company] activat[Date] a les[Time] . Si us plau, arribeu a la nostra oficina situada a[Address] almenys 30 minuts abans de la vostra cita programada per donar temps per al registre i qualsevol documentació necessària.
Si necessiteu reprogramar o cancel·lar la vostra cita, poseu-vos en contacte amb nosaltres aviat a[Email] .
Gràcies per triar[Company] per a les vostres necessitats de cita. Tinc moltes ganes de veure’t a la cita.
Salutacions cordials, [Your Name]
Els correus electrònics de confirmació de cites redueixen significativament les no presentacions i milloren l’eficiència de la vostra organització. És fonamental equilibrar ser amable i professional mentre comuniqueu la vostra política de cancel·lació i reemborsament i altra informació.
L’única cosa que no voleu fer és evitar l’ús de confirmacions i recordatoris automatitzats per por de semblar prepotent i agressiu. Molts clients apreciaran el recordatori perquè hi ha massa coses per recordar.
Utilitzeu els recordatoris de cites inclosos amb el programari de programació de cites per aconseguir la màxima eficiència i mantenir-vos un pas per davant dels vostres competidors.
Estalvieu temps i diners al vostre equip amb Bookafy!
Mitjançant el programari de programació de cites en línia, podeu automatitzar la reserva, els recordatoris, la sincronització amb els calendaris, l'obtenció d'URL de reunions de vídeo i molt més. Prova Bookafy gratuïtament avui!
