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Le travail à distance est en hausse, avec
16%
des entreprises américaines qui recrutent exclusivement des équipes à distance. Et ce, pour une bonne raison.
Les travailleurs à distance sont plus heureux et plus productifs que leurs collègues effectuant les mêmes tâches dans un bureau. Cependant, il ne fait aucun doute que
les équipes à distance
ont leur propre lot de défis, d’autant plus que vous gérez des équipes qui opèrent en dehors de vos murs physiques.
La planification et la gestion de l’accès est un processus complexe qui nécessite la collaboration de nombreux services et technologies différents.
Mais ne vous inquiétez pas. Dans cet article, nous vous proposons six conseils pour vous aider à mettre en place un système efficace de planification et de gestion des accès pour les équipes à distance.
Plongeons dans le vif du sujet.
La création d’un plan de planification et de gestion des accès est un élément essentiel de la protection des données sensibles au sein de votre organisation :
Si des données sensibles tombent entre les mains d’un utilisateur non autorisé, la réputation de votre organisation peut en pâtir. Et une réputation est difficile à reconstruire.
La planification de l’accès doit commencer par le processus d’intégration et suivre le cycle de vie de l’employé jusqu’à la fin. Il doit couvrir les six séquences du cycle de vie :
La stratégie en six étapes permet d’éviter que des informations sensibles ne passent entre les mailles du filet, l’une des étapes les plus critiques étant la suppression immédiate de l’accès lorsqu’un travailleur à distance quitte l’entreprise.
Lorsque vous gérez des équipes à distance, il peut être difficile de s’assurer que vos employés ont accès aux bonnes ressources. C’est pourquoi vous devez consacrer du temps à la planification et à la gestion de l’accès.
La planification de l’accès implique la création d’un plan sur la manière dont vos employés accèderont aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cette planification comprend tout, depuis l’accès à leurs comptes de courrier électronique jusqu’au suivi de leurs activités. la délivrabilité des courriels à la manière dont ils accèdent au site intranet de votre entreprise ou à la plateforme logicielle en nuage.
La gestion de l’accès consiste ensuite à veiller à ce que ces plans soient respectés, ce qui implique notamment de s’assurer que
les mots de passe sont correctement sécurisés
et que les employés utilisent l’authentification à deux facteurs lorsqu’elle est disponible. Vous pouvez également utiliser des outils de gestion des identités et des accès (IAM) pour fournir aux employés des niveaux d’accès appropriés et mettre fin aux processus d’approbation manuels.
Avoir une équipe à distance ne signifie pas que vous devez compter uniquement sur la technologie pour vous libérer des contraintes physiques. Il est parfois nécessaire de remettre des documents physiques contenant des informations sensibles à d’autres membres de l’équipe ou à des clients. Dans ce cas, il est préférable de s’associer à une entreprise qui propose des services de messagerie sécurisés.
La clé est de trouver des outils qui rationalisent les flux de travail sans compromettre l’intégrité des données.
Révisez les politiques d’accès régulièrement (par exemple, tous les trimestres ou tous les ans) ou en cas de changement de technologie ou de circonstances susceptibles d’avoir une incidence sur l’efficacité de vos politiques existantes. Par exemple, lorsqu’un nouveau membre rejoint votre organisation.
Il peut être difficile de partager les politiques d’accès avec les employés à distance lorsque vous ne pouvez pas organiser de réunion en personne ou d’orientation complète. C’est ce qui fait de la vidéo une excellente option pour former des équipes à distance.
Si vous n’êtes pas familier avec l’édition vidéo, Quicktools de Picsart dispose d’une fonction d’édition simple et facile à utiliser qui peut vous aider à créer une vidéo éducative à partager avec vos équipes. Et supposons que vous souhaitiez inclure des informations supplémentaires dans vos vidéos pour chaque nouvel employé. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des outils d’intelligence artificielle tels qu’un générateur de paraphrases pour ajouter un message personnalisé à chaque employé lorsqu’il est intégré à l’équipe dont il fait partie.
Bien entendu, l’accès des utilisateurs est différent pour chaque membre de l’équipe au sein de votre organisation. Ces outils vous permettent de créer une vidéo personnalisée pour que vos nouveaux employés se familiarisent rapidement avec leur travail et s’intègrent sans délai dans leur équipe.
Veillez à ce que votre plan d’accès soit en adéquation avec votre plan de
sécurité des données
Les objectifs en matière de protection des données, de respect de la vie privée et de conformité. Ce processus consiste à comprendre quelles sont les informations dont vos utilisateurs ont besoin et comment ils veulent les consommer.
Par exemple, la planification et la gestion des accès dépendent de la manière dont vous stockez les données de votre entreprise. Disposez-vous de votre propre centre de données ou faites-vous appel à un centre d’hébergement ? centre de données de colocation? À quoi ressemble la gestion de l’infrastructure de votre centre de données ? Les différents systèmes ont des caractéristiques différentes qui modifieront votre façon d’envisager la planification et la gestion de l’accès.
Autres questions à garder à l’esprit :
Chaque service de votre organisation doit participer à la planification et à la mise en œuvre du processus de gestion des accès. Par exemple, les départements des technologies de l’information (TI) et des ressources humaines (RH) doivent travailler ensemble pour définir les rôles, les responsabilités et les procédures. En travaillant ensemble, il est plus facile de parler des processus de planification de l’accès, y compris les approbations pour les nouveaux utilisateurs, les changements de rôles/responsabilités ou les suppressions du système.
Un effort de collaboration est également nécessaire pour déterminer le type d’approbation ou de refus à émettre en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs au sein de votre organisation. Par exemple, il arrive souvent que vous travailliez sur un projet et que vous ayez l’occasion de collaborer avec des free-lances externes, tels que des graphistes, des chefs de projet et des réceptionnistes virtuels. Comment gérer les employés contractuels qui ont également besoin d’accéder aux systèmes de l’entreprise ?
Vous pouvez accorder des approbations sur la base de plusieurs facteurs, notamment
Un effort de collaboration pour déterminer ces facteurs permettra de garantir les précautions appropriées et d’améliorer la sécurité globale de votre organisation.
Le suivi et l’établissement de rapports sur les personnes ayant accès à certaines informations sont tout aussi essentiels à la réussite de votre stratégie de planification et de gestion de l’accès. Sinon, comment savoir si quelqu’un abuse de ses privilèges ?
Il est essentiel de comprendre l’efficacité de votre programme en mesurant le nombre de demandes, d’approbations et de refus, ainsi que les raisons de ces actions.
L’essentiel est de mettre en place un système efficace de planification de l’accès qui s’adaptera à la croissance et à l’expansion de votre organisation. Développez un processus facile à utiliser et qui implique toutes les parties prenantes de votre organisation.
La gestion des accès doit également être suffisamment souple pour évoluer tout en garantissant la conformité avec les réglementations sectorielles telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi sur la responsabilité en matière de portabilité de l’assurance maladie (HIPAA).
Grâce à une planification adéquate des accès, vous pouvez rationaliser votre gestion des accès sans sacrifier la sécurité des informations confidentielles de votre entreprise.
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