БЛОГ БУКАФІ
Віддалена робота зростає, а саме
16%
компаній у США наймають виключно віддалені команди. І не дарма.
Віддалені працівники щасливіші та продуктивніші, ніж їхні колеги, які виконують ті ж самі завдання в офісі. Однак немає сумнівів, що
віддалені команди
мають свій власний унікальний набір викликів – особливо, якщо ви керуєте командами, які працюють поза вашими фізичними стінами.
Планування та управління доступом – це складний процес, який вимагає спільної роботи багатьох різних відділів і технологій.
Але не хвилюйся. У цій статті ми поділимося шістьма порадами, які допоможуть вам впровадити успішну систему планування та управління доступом для віддалених команд.
Давайте зануримося.
Створення плану планування та управління доступом є важливою частиною захисту конфіденційних даних у вашій організації, оскільки він:
Якщо конфіденційні дані потраплять до рук неавторизованого користувача, це може завдати серйозної шкоди репутації вашої організації. А репутацію важко відновити.
Планування доступу має починатися з процесу адаптації та супроводжувати життєвий цикл працівника до кінця. Він повинен охоплювати ці шість послідовностей життєвого циклу:
Шестикрокова стратегія допомагає уникнути витоку конфіденційної інформації, причому одним із найважливіших кроків є негайне видалення доступу до неї, коли віддалений працівник залишає компанію.
При управлінні віддаленими командами забезпечення доступу співробітників до потрібних ресурсів може бути непростим завданням. Ось чому вам потрібно інвестувати час у планування та управління доступом.
Планування доступу передбачає створення плану того, як ваші співробітники отримуватимуть доступ до інформації, необхідної їм для виконання своєї роботи. Це планування включає в себе все, починаючи від проникнення в їхні електронні скриньки і закінчуючи відстеженням доступність електронної пошти від того, як вони отримують доступ до інтранет-сайту вашої компанії або хмарної програмної платформи.
Управління доступом полягає у забезпеченні дотримання цих планів, що включає в себе такі речі, як
паролі належним чином захищені
і що співробітники використовують двофакторну автентифікацію, коли це можливо. Або ж ви можете використовувати інструменти управління ідентифікацією та доступом (IAM), щоб надати працівникам відповідні рівні доступу і покінчити з необхідністю ручних процесів затвердження.
Наявність віддаленої команди не означає, що ви можете покладатися лише на технології, які звільняють вас від фізичних обмежень. Іноді необхідно доставити фізичні документи, що містять конфіденційну інформацію, іншим членам команди або клієнтам. У таких випадках партнерство з компанією, яка пропонує безпечні кур’єрські послуги, є правильним рішенням.
Ключовим моментом є пошук інструментів, які спрощують робочі процеси без шкоди для цілісності даних.
Регулярно переглядайте політику доступу (наприклад, щоквартально або щорічно) або коли відбуваються зміни в технологіях чи обставинах, які можуть вплинути на ефективність існуючої політики. Наприклад, коли до вашої організації приєднується новий член.
Буває важко поділитися політиками доступу з віддаленими співробітниками, коли ви не можете провести особисту зустріч або повноцінний інструктаж. Саме це робить відео чудовим варіантом для інструктажу віддалених команд.
Якщо ви не знайомі з редагуванням відео, Quicktools від Picsart має просту і зручну у використанні функцію редагування, яка допоможе вам створити навчальне відео, щоб поділитися ним зі своїми командами. І припустимо, що ви хочете включити додаткову інформацію у відео для кожного нового співробітника. У такому випадку ви можете використовувати інструменти штучного інтелекту, такі як генератор перефраз, щоб додати індивідуальне повідомлення для кожного співробітника, коли він приєднується до відповідної команди.
Звичайно, доступ користувачів відрізняється для кожного члена команди у вашій організації. Ці інструменти дозволяють створити персоналізоване відео, щоб швидко ввести нових співробітників у курс справи і без зайвих затримок інтегрувати їх у команду.
Переконайтеся, що ваш план доступу добре узгоджується з вашою
безпекою даних
конфіденційності та комплаєнсу. Цей процес включає розуміння того, яка інформація потрібна вашим користувачам і як вони хочуть її споживати.
Наприклад, планування та управління доступом залежить від того, як ви зберігаєте дані компанії. У вас є власний дата-центр, або ви використовуєте колокаційний дата-центр? Як виглядає управління інфраструктурою вашого дата-центру? Різні системи мають різні функції, які змінюють ваше уявлення про планування та управління доступом.
Інші питання, про які слід пам’ятати:
Кожен відділ вашої організації повинен брати участь у плануванні та впровадженні процесу управління доступом. Наприклад, ваш відділ інформаційних технологій (ІТ) та відділ кадрів (HR) повинні працювати разом, щоб визначити ролі, обов’язки та процедури. Працюючи разом, легше обговорювати процеси планування доступу, включаючи затвердження нових користувачів, зміни в ролях/обов’язках або видалення з системи.
Спільними зусиллями також необхідно визначити, який тип дозволу або відмови видавати, виходячи з ролей і обов’язків користувачів у вашій організації. Наприклад, часто ви працюєте над проектом і маєте можливість співпрацювати з зовнішніми фрілансерами, такими як графічні дизайнери, менеджери проектів та віртуальні секретарки. Тож як ви працюєте з контрактними працівниками, яким також потрібен доступ до систем компанії?
Ви можете надавати схвалення на основі кількох факторів, зокрема
Спільні зусилля, спрямовані на визначення цих факторів, допоможуть гарантувати належні запобіжні заходи та підвищити загальну безпеку вашої організації.
Відстеження та звітування про те, хто і до якої інформації має доступ, є не менш важливим для успіху вашої стратегії планування та управління доступом. Інакше як ви дізнаєтеся, що хтось зловживає своїми привілеями?
Важливо розуміти ефективність вашої програми, вимірюючи кількість запитів, схвалень і відмов, а також причини цих дій.
Ключовим моментом є створення ефективної системи планування доступу, яка буде масштабуватися разом з вашою організацією в міру її зростання та розширення. Розробіть процес, який буде простим у використанні та залучатиме всі необхідні зацікавлені сторони у вашій організації.
Управління доступом також має бути достатньо гнучким, щоб розвиватися, забезпечуючи при цьому відповідність галузевим нормам, таким як Загальний регламент про захист даних (GDPR) або Закон про відповідальність за переносимість даних у сфері медичного страхування (HIPAA).
Правильно спланувавши доступ, ви можете оптимізувати управління доступом, не жертвуючи при цьому безпекою вашої корпоративної інформації, що є власністю компанії.
Заощаджуйте час і гроші вашої команди з Bookafy!
Використовуючи програмне забезпечення для планування зустрічей онлайн, ви можете автоматизувати бронювання, нагадування, синхронізацію з календарями, отримання URL-адрес відеозустрічей та багато іншого. Спробуйте Bookafy безкоштовно вже сьогодні!
