تنظیم قرار ملاقات ممکن است به نظر یک دعوت ساده برای یک نفر به یک جلسه مجازی یا گفتگوی فروش باشد، اما نقشی بزرگتر از این دارد. این یک فرآیند دعوت به اقدام مهم است که به تبدیل سرنخ ها در قیف فروش کمک می کند. تنظیم قرار ملاقات می تواند در مشاغل متفاوت باشد، معمولاً می تواند جلسات رزرو شده، بحث های پیشنهادی یا نمایش محصول ساده باشد. این قرار ملاقات ها معمولاً با استفاده از شماره گیر تلفن توسط تیم فروش تنظیم می شود.
بیشتر قرارهای B2B از طریق تلفن و با برنامه ریزی تصمیم گیرندگان برای بحث در مورد پیشنهادات تجاری و فرصت های جدید انجام می شود.
اگرچه قرار ملاقات به معنای فروش فوری نیست، اما زمان تبدیل یک سرنخ را افزایش می دهد. این تصور اولیه را به مشتری بالقوه شما می دهد که در انجام تجارت با آنها جدی هستید و بر تلاش های شما برای پرورش رهبری تأثیر می گذارد. تنظیمات قرار ملاقات و انواع آنها را می توان به قیف فروش شما تقسیم کرد.
یک قیف فروش معمولی از سه بخش تشکیل شده است. بالای قیف (TOFU) مرحله آگاهی است که در آن به شرکت خود علاقه ایجاد می کنید. وسط قیف (MOFU) مرحله علاقه/تصمیم گیری است که در آن سرنخ های شما شروع به توجه به محصول یا خدمات شما می کنند. پایین قیف (BOFU) جایی است که عمل خرید اتفاق می افتد.
انواع قرار ملاقات هایی که باید بدانید
قرار ملاقات های TOFU
این نوع قرار ملاقات جایی است که می توانید سرنخ ها یا افراد بالقوه جدید پیدا کنید کسانی که می خواهند درباره شرکت شما اطلاعات بیشتری کسب کنند. ممکن است در این مرحله ناامید شوید زیرا معمولاً با عدم نمایش و سرنخهای بیصلاحیت همراه است. طبیعی است زیرا این مرحله در بالا قرار دارد و تعداد زیادی از مشتریان بالقوه و سرنخ ها را به طور کلی فیلتر می کند.
قرار ملاقات های MOFU
این نوع قرار ملاقات جایی است که می توانید بالقوه هایی را پیدا کنید که به شرکت شما ابراز علاقه و توجه کرده اند. معمولاً افراد بالقوه در این قرار ملاقات ها پیدا می شوند زیرا در این مرحله نکات دردناک خود را می گویند و گزینه هایی را برای تجارت خود کشف می کنند. شما می توانید با موارد زیادی از مخالفت ها و مخالفت ها روبرو شوید، بنابراین بهتر است انتظارات خود را به خوبی مدیریت کنید.
قرار ملاقات های BOFU
این نوع قرار ملاقات برای آن دسته از افراد بالقوه ای است که می خواهند برای محصول یا خدمات ثبت نام کنند و معمولاً می خواهید در مورد سفارشی سازی، پشتیبانی اختصاصی و سایر SLA ها بحث کنید. نماینده فروش شما معمولاً قرار ملاقات خود را برای بستن معامله به یک مدیر محصول یا حساب ارسال می کند. شما باید این نوع قرار ملاقات را به شدت در اولویت قرار دهید و پاسخ های مشتریان احتمالی خود را از نزدیک زیر نظر داشته باشید.
بسیاری از شرکت ها، به ویژه B2B ها، هنوز به کمپین های تنظیم قرار خود وابسته هستند. پیشرفت های فناوری در سیستم های نرم افزاری و تلفنی به شرکت ها این امکان را داده است که فعالیت های فروش خود را به سطح بالاتری ارتقا دهند. با حق ابزار فروش ، یک تنظیم کننده قرار ملاقات می تواند حرفه ای بودن خود را با کاهش و به حداقل رساندن خطاهای دستی در تاریخ های قرار ملاقات خود نشان دهد.
دیگر هیچ رزرو دوتایی یا قرار ملاقات با هم در یک تاریخ وجود ندارد. آنها همچنین میتوانند با یافتن بهترین زمان برای تنظیم بدون توجه به منطقه زمانی، زمان خود را برای قرار ملاقاتها بهینه کنند، زیرا ساعت منصوب و کسبوکار همگام هستند. بخش زیر شما را در مورد ابزارهای فروش که برای ایجاد قرار ملاقات های بیشتر نیاز دارید راهنمایی می کند.
ابزارهای فروش مناسب برای ایجاد قرار ملاقات ها به صورت خودکار
پاسخگوی ایمیل خودکار (Clara Labs)
همانطور که از نامش پیداست، این ابزار به فروشندگان کمک می کند روزانه به ایمیل های زیادی پاسخ دهند. این به دستیار ایمیل شخصی آنها تبدیل می شود که برای قرار ملاقات های TOFU و MOFU مناسب است. یک ابزار AER از یک تحلیلگر متن برای شناسایی عبارات مهم با علایق بالقوه استفاده می کند که ممکن است یک انسان در صندوق ورودی ایمیل خود نادیده گرفته باشد. ویژگی پیام پیشنهادی و پیش بینی کننده آن بسیار کمک می کند ایمیلکنندگان به سرعت با دقت متنی پاسخ میدهند.
یک پاسخ دهنده ایمیل خودکار می تواند:
- زمان رزرو را با مشتری احتمالی خود هماهنگ کنید
- پیگیری پاسخ به موقع
- زمانی را برای خود و مشتریان احتمالی خود نهایی کنید
- قرارهای تایید شده را به طور خودکار به تقویم رزرو خود اضافه کنید
سامانه رزرو نوبت ( بوکافی )
این ابزار به عنوان یک کنسول برای تمام قرارهای ملاقات شما از وب سایت های مختلف، فرم های ارسال شده، قرار ملاقات های ایمیل و چت و غیره عمل می کند. می توانید یک اعلان پاپ آپ را با درج کد HTML آسان در هر وب سایتی جاسازی کنید. می توانید یک مینی وب سایت شخصی سازی شده برای رویدادهای هدفمند خود ایجاد کنید. تنظیمات برنامه با آن آسان می شود قابلیت کشیدن و رها کردن در تقویم این به عنوان یک برنامه کاربردی برای همه انواع قرار ملاقات ها عمل می کند.
سیستم رزرو قرار می تواند:
- جلسات را به صورت خودکار با یک پیوند منحصر به فرد برنامه ریزی کنید
- مجوز و پردازش پرداخت ها در طول فرآیند رزرو
- ایمیل یا پیامک خودکار یادآوری رزرو را تنظیم کنید
- زمانهای بافر را در بین جلسات تنظیم کنید
برنامه مدیریت زمان (برنامه انتخاب و ساعت جهانی)
این ابزار می تواند به نمایندگان فروش شما کمک کند تا برنامه زمانی خود را مدیریت و سازماندهی کنند. در مواردی مانند فروش از راه دور، مناطق زمانی در همه جا وجود دارد و می تواند هم برای مشتریان و هم برای نمایندگان گیج کننده باشد. می تواند بهترین زمان متقابل را شناسایی کرده و از طریق ایمیل یک جلسه را تنظیم کند. نمای زمانبندی تلفن همراه در برنامه برای فروشندگان در حال حرکت مناسب است. همچنین یک اشتراک گذاری لینک اختصاصی برای قرارهای لحظه آخری فراهم می کند.
یک برنامه مدیریت زمان می تواند:
- در دسترس بودن متقابل انتصاب شده و میزبان را تعیین کنید
- URL مشتری را به اشتراک بگذارید تا چندین شرکت کننده را در خود جای دهد
- دعوتنامه های تقویم را برای هر دو طرف ارسال کنید
- مقایسه و تبدیل مناطق زمانی جغرافیایی مختلف
پلت فرم پیام متنی ( پیام های متنی HubSpot )
ابزارهای پیام متنی زیادی در بازار وجود دارد، اما یکی از مواردی که برجسته است، یک پلت فرم پیام متنی با قابلیت CRM است. شما می توانید کنترل کاملی بر تعامل داشته باشید و کل متن پیام را مشاهده کنید. ابزار متنی CRM مزیتی را برای شما فراهم میکند تا بتوانید یک قرار ملاقات را در زمان واقعی پیگیری کنید و از عدم نمایش آن جلوگیری کنید.
یک پلت فرم پیام متنی می تواند:
- دنباله پیامک را برای کمپین های پیامکی خود تنظیم کنید
- رسانه های غنی مانند عکس و GIF را به MMS خود اضافه کنید
- بازدیدکنندگان تلفن همراه را به وب سایت خود جذب کنید
- پیامک/ام ام اس را در مقیاس بزرگ با کسری از هزینه پخش کنید
ابزار شماره گیر فروش (Aloware)
در ایجاد قرارهای فروش، تماس سرد همچنان ترجیح داده می شود زیرا تماس می گیرد و پاسخ فوری از مشتری دریافت می کند. تماس سرد به فروشنده فضای زیادی برای مذاکره در مورد زمان بندی یا بهترین زمان برای تماس مجدد می دهد. شماره گیرهای املاک معمولاً در تماس سرد مورد استفاده قرار می گیرند زیرا آنها را شناسایی کرده و از اتصال ماشین های خودکار با عامل فروش جلوگیری می کند.
شماره گیر فروش می تواند:
- روزانه 500 مخاطب را شماره گیری کنید
- تعامل انسان با انسان را افزایش دهید
- یک پست صوتی از پیش ضبط شده را رها کنید
- تماسها را مستقیماً به CRM ثبت کنید
- تماس های خروجی را برای پیگیری راه اندازی کنید
چت بات ها (چت های متعدد)
این ابزار به راه حلی برای کسب و کارهایی تبدیل شده است که می خواهند قرار ملاقات های ورودی خود را مقیاس و خودکار کنند. بسیاری از ارائه دهندگان ربات چت، جریان های کاری چت هوش مصنوعی را برای تقلید از مکالمه انسانی و افزایش زمان پاسخگویی در کانال های متعدد، ادغام می کنند. چت بات ها معمولاً با پیام رسان فیس بوک استفاده می شوند، اما می توانند در یک گفتگوی اینترنتی نیز استفاده شوند.
یک چت بات می تواند:
- داده ها را از طریق صفحات گسترده صادر کنید
- با سایر برنامه ها در ارتباط باشید
- گزینه های محتاطانه ای برای منصوبان ارائه دهید
- به سوالات متداول برای خدمات مشتری پاسخ دهید
چگونه بفهمیم کدام فناوری با نیازهای شما مطابقت دارد؟
قبل از پرش و امضای ابزارهای فروش بالا، ابتدا باید اهداف تعیین قرار ملاقات خود را مشخص کنید. برای نوع قرار ملاقاتی که می خواهید ایجاد کنید، هدف تعیین کنید. به قیف فروش خود مراجعه کنید (TOFU، MOFU، و BOFU ) و ببینید که کدام بخش از فرآیند فروش را می خواهید بهبود بخشید.
احتمالاً باید تیم فعلی خود را ارزیابی کنید زیرا قرار ملاقات ها فقط توسط فروشندگان خاص انجام می شود. پیگیری یک نوع قرار ملاقات که در آن تیم های شما آموزش ندیده اند قطعاً می تواند به معیارهای فروش شما آسیب برساند.
بسته بندی همه چیز تا
روزهای تنظیم قرارها گذشته است در یک باجه تلفن با طرح چرمی ضخیم. تنظیم قرار یک فرآیند ساده و در عین حال پیچیده است که به یک فروشنده نیاز دارد تا تلاش های انسانی و اتوماسیون ماشین را متعادل کند. فناوری راه درازی را برای نفوذ به فرآیند فروش طی کرده است و راهحلهای فناوری در همه جا ظاهر میشوند تا فروشندگان را در انجام وظایف خود حل کرده و به آنها کمک کند. انتخاب ابزار مناسب منجر به بهرهوری، کارایی و چندین نسل تنظیمات قرار ملاقات در کسبوکار شما میشود.
Save time with automated scheduling
Bookafy handles online booking, reminders, and calendar sync so you can focus on the work.
Try Bookafy free
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.