6 نکته برای برنامه ریزی دسترسی موفق و مدیریت تیم های راه دور

کار از راه دور در حال افزایش است، با 16٪ شرکت هایی در ایالات متحده که تیم های منحصراً از راه دور را استخدام می کنند. و برای یک دلیل خوب.

کارگران از راه دور نسبت به همکاران خود که وظایف مشابهی را در یک مکان اداری انجام می دهند، شادتر و بهره ورتر هستند. با این حال، در این شکی نیست تیم های راه دور مجموعه چالش های منحصر به فرد خود را دارند - به ویژه از آنجایی که شما تیم هایی را مدیریت می کنید که خارج از دیوارهای فیزیکی شما فعالیت می کنند.

برنامه ریزی و مدیریت دسترسی فرآیند پیچیده ای است که نیاز به بخش ها و فناوری های مختلف دارد تا با هم کار کنند.

اما ناراحت نباش در این پست، شش نکته را به اشتراک می گذاریم که به شما کمک می کند یک سیستم برنامه ریزی و مدیریت دسترسی موفق برای تیم های راه دور را پیاده سازی کنید.

بیایید شیرجه بزنیم

1. تمام مراحل چرخه عمر کارکنان را پوشش دهد

ایجاد یک برنامه ریزی و مدیریت دسترسی بخش مهمی از حفاظت از داده های حساس در سازمان شما است زیرا:

• یک رویکرد ساختاریافته برای مدیریت اعتبار کارکنان در سراسر یک سازمان ارائه می دهد.
• با شناسایی و مدیریت کاربران ممتاز (به عنوان مثال، مدیران در مقابل توسعه دهندگان در مقابل تیم های فروش) به شما کمک می کند تا خطرات امنیتی را کاهش دهید.
• مطابقت با مقرراتی مانند GDPR و HIPAA را برای داده های حساس در سازمان شما تضمین می کند.

اگر داده های حساس به دست یک کاربر غیرمجاز بیفتد، می تواند به اعتبار سازمان شما آسیب جدی وارد کند. و بازسازی شهرت سخت است.

برنامه ریزی دسترسی شما باید با فرآیند سوار شدن شروع شود و چرخه عمر کارمند را تا انتها دنبال کند. باید این شش توالی چرخه زندگی را پوشش دهد:

1. درخواست دسترسی
2. تایید
3. تامین حقوق
4. نظارت بر وضعیت هویت
5. ورود به سیستم و ردیابی دسترسی
6. حذف یا محدود کردن حقوق دسترسی

استراتژی شش مرحله ای کمک می کند تا از لغزش هرگونه اطلاعات حساس از میان شکاف ها جلوگیری شود، با یکی از حیاتی ترین مراحل حذف دسترسی فوری زمانی که یک کارگر از راه دور شرکت را ترک می کند.

2. از ابزار و تکنولوژی مناسب استفاده کنید

هنگام مدیریت تیم های راه دور، اطمینان از دسترسی کارکنان شما به منابع مناسب می تواند چالش برانگیز باشد. به همین دلیل است که باید برای برنامه ریزی و مدیریت دسترسی وقت بگذارید.

برنامه ریزی دسترسی شامل ایجاد طرحی برای نحوه دسترسی کارکنان شما به اطلاعاتی است که برای انجام کارهای خود نیاز دارند. این برنامه ریزی شامل همه چیز از ورود به حساب های ایمیل آنها و ردیابی است قابلیت تحویل ایمیل به نحوه دسترسی آنها به سایت اینترانت شرکت یا پلت فرم نرم افزار مبتنی بر ابر.

مدیریت دسترسی به این معنی است که اطمینان حاصل شود که این برنامه‌ها دنبال می‌شوند، که شامل مواردی مانند اطمینان از ایمن بودن گذرواژه‌ها می‌شود. و اینکه کارکنان در صورت وجود از احراز هویت دو مرحله ای استفاده می کنند. یا می توانید از ابزارهای مدیریت هویت و دسترسی (IAM) برای ارائه سطوح دسترسی مناسب به کارکنان و پایان دادن به نیاز به فرآیندهای تأیید دستی استفاده کنید.

داشتن یک تیم از راه دور به این معنی نیست که شما فقط می توانید به فناوری تکیه کنید تا شما را از محدودیت های فیزیکی رها کند. گاهی اوقات لازم است اسناد فیزیکی حاوی اطلاعات حساس به سایر اعضای تیم یا مشتریان ارائه شود. در این موارد، شراکت با شرکتی که خدمات پیک ایمن را ارائه می دهد راه حلی است.

نکته کلیدی یافتن ابزارهایی است که جریان کار را بدون به خطر انداختن یکپارچگی داده ها ساده می کند.

3. مطمئن شوید که خط مشی های شما به روز هستند

خط‌مشی‌های دسترسی را به طور منظم مرور کنید (به عنوان مثال، فصلی یا سالانه) یا زمانی که تغییری در فناوری یا شرایطی وجود دارد که می‌تواند بر اثربخشی خط‌مشی‌های موجود شما تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، زمانی که یک عضو جدید به سازمان شما می پیوندد.

وقتی نمی‌توانید یک جلسه حضوری یا جهت‌گیری کامل داشته باشید، اشتراک‌گذاری خط‌مشی‌های دسترسی با کارمندان از راه دور ممکن است دشوار باشد. این چیزی است که ویدیو را به گزینه ای عالی برای آموزش تیم های راه دور تبدیل می کند.

اگر با ویرایش ویدیو آشنایی ندارید، Quicktools توسط Picsart دارای یک ویژگی ویرایش ساده و کاربردی است که می تواند به شما کمک کند یک ویدیوی آموزشی بسازید تا با تیم خود به اشتراک بگذارید. و فرض کنید می خواهید برای هر کارمند جدید اطلاعات بیشتری را در ویدیوهای خود قرار دهید. در این صورت، می‌توانید از ابزارهای هوش مصنوعی مانند تولیدکننده‌ی پارافراسی برای اضافه کردن پیامی متناسب به هر کارمند در هنگام ورود به تیم مناسب خود استفاده کنید.

البته دسترسی کاربر برای هر یک از اعضای تیم در سازمان شما متفاوت است. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که یک ویدیوی شخصی ایجاد کنید تا سریعاً کارمندان جدید خود را سریع و بدون تاخیر در تیم خود ادغام کنید.

4. اهداف کلی امنیت داده، حریم خصوصی و انطباق خود را هماهنگ کنید

اطمینان حاصل کنید که طرح دسترسی شما به خوبی با امنیت داده های شما هماهنگ است، حریم خصوصی و اهداف انطباق. این فرآیند شامل درک اینکه کاربران شما به چه اطلاعاتی نیاز دارند و چگونه می‌خواهند آن را مصرف کنند، می‌شود.

برای مثال، برنامه ریزی و مدیریت دسترسی به نحوه ذخیره داده های شرکت شما بستگی دارد. آیا مرکز داده خود را دارید یا از a استفاده می کنید مرکز داده کولوکیشن? مدیریت زیرساخت مرکز داده شما چگونه است؟ سیستم های مختلف ویژگی های متفاوتی دارند که نحوه نگرش شما به برنامه ریزی و مدیریت دسترسی را تغییر می دهد.

سوالات دیگری که باید در نظر داشت:

• سیاست های انطباق شما چیست؟
• آیا شما ملزم به رعایت قوانین خاصی برای حفظ حریم خصوصی هستید؟
• چه اقداماتی برای امنیت داده ها در حال حاضر انجام داده اید؟
• آیا شما یک سیستم مرکزی یا چندین سیستم سیلد دارید؟

5. ایجاد یک تلاش مشترک در میان بخش ها

هر بخش در سازمان شما باید در برنامه ریزی و اجرای فرآیند مدیریت دسترسی مشارکت کند. برای مثال، بخش‌های فناوری اطلاعات (IT) و منابع انسانی (HR) شما باید برای تعریف نقش‌ها، مسئولیت‌ها و رویه‌ها با هم کار کنند. با کار کردن با یکدیگر، صحبت در مورد فرآیندهای برنامه ریزی دسترسی، از جمله تاییدیه برای کاربران جدید، تغییر در نقش ها/مسئولیت ها، یا حذف از سیستم آسان تر است.

همچنین برای تعیین نوع تأیید یا رد بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌های کاربر در سازمان شما، تلاش مشترک لازم است. به عنوان مثال، بسیاری از اوقات، شما در حال کار بر روی یک پروژه هستید و فرصت کار با فریلنسرهای خارجی مانند طراحان گرافیک، مدیران پروژه و ... را دارید. پذیرش مجازی. پس چگونه با کارمندان قراردادی که نیاز به دسترسی شرکت به سیستم دارند، برخورد می کنید؟

شما می توانید بر اساس چندین عامل، از جمله:

• نقش کارمند در سازمان
• ماهیت وظایف کاری آنها
• دوره تصدی کلی آنها در شرکت

تلاش مشترک برای تعیین این عوامل به تضمین اقدامات احتیاطی مناسب و بهبود امنیت کلی سازمان شما کمک می کند.

6. مراقب گزارش دسترسی و ردیابی باشید

ردیابی و گزارش دادن افرادی که به چه اطلاعاتی دسترسی دارند به همان اندازه برای موفقیت برنامه ریزی دسترسی و استراتژی مدیریت شما حیاتی است. در غیر این صورت، چگونه متوجه می شوید که شخصی از امتیازات خود سوء استفاده می کند؟

• ردیابی چه کسی به چه سیستم هایی دسترسی دارد: مردم چند بار از هر سیستم استفاده می کنند؟ آیا یک سیستم بیکار وجود دارد که مورد استفاده یک بخش خاص قرار نگیرد؟ آیا دسترسی لازم است؟
• دسترسی منظم به حسابرسی: اطمینان حاصل کنید که همه کاربران از خط‌مشی‌های شما پیروی می‌کنند و به طور منظم لاگین‌ها و تغییرات را بررسی می‌کنند و آنها را با الزامات خط‌مشی مقایسه می‌کنند.
• لغو امتیازات زمانی که افراد شرکت را ترک می کنند: اجازه ندهید کارمندان سرکش پس از ترک شرکت، به استفاده از دسترسی ممتاز خود ادامه دهند.

درک اثربخشی برنامه خود با اندازه‌گیری تعداد درخواست‌ها، تأییدها و ردها و همچنین دلایل این اقدامات ضروری است.

بسته شدن

کلید این است که یک سیستم برنامه ریزی دسترسی موثر بسازید که با رشد و گسترش سازمان شما مقیاس شود. فرآیندی را توسعه دهید که استفاده از آن آسان باشد و تمام ذینفعان لازم در سازمان شما را درگیر کند.

مدیریت دسترسی نیز باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا تکامل یابد و در عین حال از انطباق با مقررات صنعتی مانند مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) یا قانون مسئولیت پذیری حمل و نقل بیمه سلامت (HIPAA) اطمینان حاصل کند.

با برنامه ریزی دسترسی مناسب، می توانید مدیریت دسترسی خود را بدون به خطر انداختن امنیت اطلاعات شرکت اختصاصی خود ساده کنید.