Uzak Ekiplerin Başarılı Erişim Planlaması ve Yönetimi İçin 6 İpucu

Uzaktan çalışma giderek artıyor
16%
ABD'de yalnızca uzaktan çalışan ekipleri işe alan şirket sayısı. Ve iyi bir sebepten dolayı.

Uzaktan çalışanlar, aynı görevleri ofis ortamında gerçekleştiren iş arkadaşlarına kıyasla daha mutlu ve daha üretkendir. Ancak, hiç şüphe yok ki
uzak ekipler
kendine özgü zorlukları vardır - özellikle de fiziksel duvarlarınızın dışında faaliyet gösteren ekipleri yönettiğiniz için.

Erişim planlaması ve yönetimi, birçok farklı departman ve teknolojinin birlikte çalışmasını gerektiren karmaşık bir süreçtir.

Ama üzülmeyin. Bu yazıda, uzaktaki ekipler için başarılı bir erişim planlama ve yönetim sistemi uygulamanıza yardımcı olacak altı ipucu paylaşıyoruz.

Hadi içeri dalalım.

1. Çalışan yaşam döngüsünün tüm aşamalarını kapsar

Bir erişim planlama ve yönetim planı oluşturmak, kuruluşunuzdaki hassas verileri korumanın önemli bir parçasıdır, çünkü bu

• Bir kuruluş genelinde çalışan kimlik bilgilerini yönetmek için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar.
• Ayrıcalıklı kullanıcıları (örn. yöneticiler, geliştiriciler ve satış ekipleri) belirleyip yöneterek güvenlik risklerini azaltmanıza yardımcı olur.
• Kuruluşunuzdaki hassas veriler için GDPR ve HIPAA gibi düzenlemelere uygunluğu garanti eder.

Hassas veriler yetkisiz bir kullanıcının eline geçerse, kuruluşunuzun itibarına ciddi zarar verebilir. Ve bir itibarı yeniden inşa etmek zordur.

Erişim planlamanız işe alım süreciyle başlamalı ve çalışan yaşam döngüsünü sonuna kadar takip etmelidir. Bu altı yaşam döngüsü dizisini kapsamalıdır:

1. Erişim talep etme
2. Doğrulama
3. Hakların sağlanması
4. Kimlik durumunun izlenmesi
5. Erişimin kaydedilmesi ve izlenmesi
6. Erişim haklarının kaldırılması veya kısıtlanması

Altı adımlı strateji, hassas bilgilerin gözden kaçmasını önlemeye yardımcı olur ve en kritik adımlardan biri, uzaktan çalışan bir kişi şirketten ayrıldığında erişimin derhal kaldırılmasıdır.

2. Uygun araçlardan ve teknolojiden yararlanın

Uzak ekipleri yönetirken, çalışanlarınızın doğru kaynaklara erişimini sağlamak zor olabilir. Bu nedenle erişim planlaması ve yönetimi için zaman ayırmanız gerekir.

Erişim planlaması, çalışanlarınızın işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgilere nasıl erişeceklerine dair bir plan oluşturmayı içerir. Bu planlama, e-posta hesaplarına girmekten takip etmeye kadar her şeyi içerir. e-posta gönderi̇lebi̇li̇rli̇ği̇ şirketinizin intranet sitesine veya bulut tabanlı yazılım platformuna nasıl eriştiklerine bağlıdır.

Erişim yönetimi daha sonra bu planlara uyulmasını sağlamakla ilgilidir ve aşağıdakilerin yapıldığından emin olmak gibi şeyleri içerir
şifreler yeterince güvence altına alınmıştır
ve çalışanların mevcut olduğunda iki faktörlü kimlik doğrulama kullandığını gösterir. Ya da çalışanlara uygun erişim seviyeleri sağlamak ve manuel onay süreçlerine olan ihtiyacı sona erdirmek için kimlik ve erişim yönetimi (IAM) araçlarını kullanabilirsiniz.

Uzak bir ekibe sahip olmak, sizi fiziksel kısıtlamalardan kurtarmak için yalnızca teknolojiye güvenebileceğiniz anlamına gelmez. Bazen hassas bilgiler içeren fiziksel belgelerin diğer ekip üyelerine veya müşterilere teslim edilmesi gerekir. Bu gibi durumlarda, güvenli kurye hizmetleri sunan bir şirketle iş ortaklığı yapmak en doğru yoldur.

Önemli olan, veri bütünlüğünden ödün vermeden iş akışlarını kolaylaştıran araçlar bulmaktır.

3. Politikalarınızın güncel olduğundan emin olun

Erişim politikalarını düzenli olarak (örneğin üç ayda bir veya yılda bir) ya da mevcut politikalarınızın etkinliğini etkileyebilecek teknoloji veya koşullarda bir değişiklik olduğunda gözden geçirin. Örneğin, kuruluşunuza yeni bir üye katıldığında.

Yüz yüze bir toplantı veya tam kapsamlı bir oryantasyon yapamadığınızda erişim politikalarını uzaktaki çalışanlarla paylaşmak zor olabilir. Videoyu uzaktaki ekiplere eğitim vermek için mükemmel bir seçenek haline getiren de budur.

Video düzenlemeye aşina değilseniz, Picsart tarafından Quicktools ekiplerinizle paylaşmak için eğitici bir video hazırlamanıza yardımcı olabilecek basit ve kullanımı kolay bir düzenleme özelliğine sahiptir. Ve her yeni çalışan için videolarınıza ek bilgiler eklemek istediğinizi varsayalım. Bu durumda, her çalışana uygun ekiplerine katılırken özel bir mesaj eklemek için paraphrase generator gibi yapay zeka araçlarını kullanabilirsiniz.

Elbette, kullanıcı erişimi kuruluşunuzdaki her ekip üyesi için farklıdır. Bu araçlar, yeni çalışanlarınızı hızlı bir şekilde hızlandırmak ve fazla gecikmeden ekiplerine sorunsuz bir şekilde entegre etmek için kişiselleştirilmiş bir video oluşturmanıza olanak tanır.

4. Genel veri güvenliği, gizlilik ve uyumluluk hedeflerinizi uyumlu hale getirin

Erişim planınızın aşağıdakilerle uyumlu olduğundan emin olun
veri̇ güvenli̇ği̇
gizlilik ve uyumluluk hedefleri. Bu süreç, kullanıcılarınızın hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve bu bilgileri nasıl tüketmek istediklerini anlamayı içerir.

Örneğin, erişim planlaması ve yönetimi şirket verilerinizi nasıl sakladığınıza bağlıdır. Kendi veri merkeziniz var mı, yoksa bir veri merkezi mi kullanıyorsunuz? ortak yerleşim veri merkezi? Veri merkezi altyapı yönetiminiz neye benziyor? Farklı sistemler, erişim planlaması ve yönetimine bakış açınızı değiştirecek farklı özelliklere sahiptir.

Akılda tutulması gereken diğer sorular:

• Uyumluluk politikalarınız nelerdir?
• Belirli veri gizliliği yasalarına uymanız gerekiyor mu?
• Halihazırda hangi veri güvenliği önlemlerine sahipsiniz?
• Tek bir merkezi sisteminiz mi yoksa birden fazla silo sisteminiz mi var?

5. Departmanlar arasında işbirliğine dayalı bir çaba oluşturun

Kuruluşunuzdaki her departman erişim yönetimi sürecinin planlanması ve uygulanmasına katılmalıdır. Örneğin, bilgi teknolojisi (BT) ve insan kaynakları (İK) departmanlarınız rolleri, sorumlulukları ve prosedürleri tanımlamak için birlikte çalışmalıdır. Birlikte çalışarak, yeni kullanıcılar için onaylar, rol/sorumluluk değişiklikleri veya sistemden çıkarmalar da dahil olmak üzere erişim planlama süreçleri hakkında konuşmak daha kolaydır.

Kuruluşunuzdaki kullanıcı rolleri ve sorumluluklarına göre ne tür bir onay veya ret verileceğini belirlemek için de işbirliğine dayalı bir çaba gereklidir. Örneğin, çoğu zaman bir proje üzerinde çalışıyorsunuz ve grafik tasarımcılar, proje yöneticileri ve diğer serbest çalışanlarla çalışma fırsatınız oluyor. sanal resepsiyonistler. Peki sistemlere şirket erişimine de ihtiyaç duyan sözleşmeli çalışanlarla nasıl başa çıkıyorsunuz?

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlere dayalı olarak onay verebilirsiniz:

• Çalışanın kurum içindeki rolü
• İş görevlerinin niteliği
• Şirketteki genel görev süreleri

Bu faktörleri belirlemeye yönelik ortak bir çaba, uygun önlemlerin alınmasını garanti altına almaya ve kuruluşunuzun genel güvenliğini artırmaya yardımcı olacaktır.

6. Erişim raporlamasını ve takibini yakından takip edin

Kimin hangi bilgiye erişimi olduğunu takip etmek ve raporlamak, erişim planlama ve yönetim stratejinizin başarısı için aynı derecede kritiktir. Aksi takdirde, birinin ayrıcalıklarını kötüye kullandığını nasıl anlayacaksınız?

• Kimin hangi sistemlere erişimi olduğunu takip edin: İnsanlar her bir sistemi ne sıklıkla kullanıyor? Belirli bir departman tarafından fazla kullanılmayan atıl bir sistem var mı? Erişim gerekli mi?
• Erişimi düzenli olarak denetleyin: Girişleri ve değişiklikleri düzenli olarak denetleyerek ve bunları politika gereksinimleriyle karşılaştırarak tüm kullanıcıların politikalarınıza uyduğundan emin olun.
• İnsanlar şirketten ayrıldığında ayrıcalıkları iptal edin: Sahte çalışanların ayrıldıktan sonra ayrıcalıklı erişimlerini kullanmaya devam etmelerine izin vermeyin.

Taleplerin, onayların ve retlerin sayısını ve bu eylemlerin nedenlerini ölçerek programınızın etkinliğini anlamak çok önemlidir.

Toparlıyorum

Önemli olan, kuruluşunuz büyüdükçe ve genişledikçe onunla birlikte ölçeklenebilecek etkili bir erişim planlama sistemi oluşturmaktır. Kullanımı kolay ve kuruluşunuzdaki gerekli tüm paydaşları içeren bir süreç geliştirin.

Erişim yönetimi aynı zamanda Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) veya Sağlık Sigortası Taşınabilirlik Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA) gibi sektör düzenlemeleriyle uyumluluğu sağlarken gelişebilecek kadar esnek olmalıdır.

Doğru bir erişim planlamasıyla, özel şirket bilgilerinizin güvenliğinden ödün vermeden erişim yönetiminizi kolaylaştırabilirsiniz.