دور دراز سے کام بڑھ رہا ہے، 16 فیصد کے ساتھ امریکہ میں کمپنیاں خصوصی طور پر دور دراز ٹیموں کی خدمات حاصل کرتی ہیں۔ اور ایک اچھی وجہ سے۔
دور دراز کے کارکن اپنے ساتھی کارکنوں کے مقابلے میں زیادہ خوش اور زیادہ پیداواری ہوتے ہیں جو دفتر کے مقام پر ایک جیسے کام انجام دیتے ہیں۔ تاہم، اس میں کوئی شک نہیں ہے دور دراز کی ٹیموں کے پاس چیلنجوں کا اپنا منفرد مجموعہ ہوتا ہے — خاص طور پر چونکہ آپ ان ٹیموں کا انتظام کر رہے ہیں جو آپ کی جسمانی دیواروں سے باہر کام کرتی ہیں۔
رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظام ایک پیچیدہ عمل ہے جس کے لیے بہت سے مختلف محکموں اور ٹیکنالوجیز کو مل کر کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
لیکن پریشان نہ ہوں۔ اس پوسٹ میں، ہم آپ کو ریموٹ ٹیموں کے لیے کامیاب رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظامی نظام کو لاگو کرنے میں مدد کرنے کے لیے چھ تجاویز کا اشتراک کرتے ہیں۔
آئیے اندر کودیں۔
رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظامی منصوبہ بنانا آپ کی تنظیم کے اندر حساس ڈیٹا کی حفاظت کا ایک لازمی حصہ ہے کیونکہ یہ:
اگر حساس ڈیٹا کسی غیر مجاز صارف کے ہاتھ میں آجاتا ہے، تو یہ آپ کی تنظیم کی ساکھ کو شدید نقصان پہنچا سکتا ہے۔ اور شہرت کو دوبارہ بنانا مشکل ہے۔
آپ کی رسائی کی منصوبہ بندی آن بورڈنگ کے عمل سے شروع ہونی چاہیے اور آخر تک ملازمین کی لائف سائیکل پر عمل کرنا چاہیے۔ اس میں زندگی کے ان چھ سلسلے کا احاطہ کرنا چاہیے:
چھ قدمی حکمت عملی کسی بھی حساس معلومات کو دراڑ سے پھسلنے سے بچنے میں مدد دیتی ہے، جس میں ایک انتہائی اہم اقدام فوری رسائی کے خاتمے پر آتا ہے جب کوئی دور دراز کا کارکن کمپنی چھوڑ دیتا ہے۔
دور دراز ٹیموں کا انتظام کرتے وقت، اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کے ملازمین کو صحیح وسائل تک رسائی حاصل ہے، مشکل ہو سکتا ہے۔ اس لیے آپ کو رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظام میں وقت لگانے کی ضرورت ہے۔
رسائی کی منصوبہ بندی میں ایک منصوبہ بنانا شامل ہے کہ آپ کے ملازمین ان معلومات تک کیسے رسائی حاصل کریں گے جس کی انہیں اپنے کام کرنے کے لیے درکار ہے۔ اس منصوبہ بندی میں ان کے ای میل اکاؤنٹس میں جانے اور ٹریکنگ سے لے کر سب کچھ شامل ہے۔ ای میل ڈیلیوریبلٹی کہ وہ آپ کی کمپنی کی انٹرانیٹ سائٹ یا کلاؤڈ بیسڈ سافٹ ویئر پلیٹ فارم تک کیسے رسائی حاصل کریں۔
رسائی کا انتظام اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ ان منصوبوں کی پیروی کی جائے، جس میں پاس ورڈز کو مناسب طریقے سے محفوظ بنانے جیسی چیزیں شامل ہیں۔ اور یہ کہ ملازمین دستیاب ہونے پر دو عنصر کی توثیق کا استعمال کر رہے ہیں۔ یا آپ ملازمین کو مناسب رسائی کی سطح فراہم کرنے اور دستی منظوری کے عمل کی ضرورت کو ختم کرنے کے لیے شناخت اور رسائی کے انتظام (IAM) ٹولز کا استعمال کر سکتے ہیں۔
ریموٹ ٹیم رکھنے کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ جسمانی رکاوٹوں سے نجات کے لیے صرف ٹیکنالوجی پر انحصار کر سکتے ہیں۔ بعض اوقات جسمانی دستاویزات فراہم کرنا ضروری ہوتا ہے جن میں ٹیم کے دیگر اراکین یا کلائنٹس کو حساس معلومات ہوتی ہیں۔ ان صورتوں میں، ایک ایسی کمپنی کے ساتھ شراکت داری کرنا جو محفوظ کورئیر کی خدمات پیش کرتی ہے۔
کلیدی ٹولز تلاش کرنا ہے جو ڈیٹا کی سالمیت پر سمجھوتہ کیے بغیر ورک فلو کو ہموار کرتے ہیں۔
رسائی کی پالیسیوں کا باقاعدگی سے جائزہ لیں (مثلاً سہ ماہی یا سالانہ) یا جب ٹیکنالوجی یا حالات میں کوئی تبدیلی ہو جو آپ کی موجودہ پالیسیوں کی تاثیر کو متاثر کر سکتی ہو۔ مثال کے طور پر، جب کوئی نیا رکن آپ کی تنظیم میں شامل ہوتا ہے۔
دور دراز کے ملازمین کے ساتھ رسائی کی پالیسیوں کا اشتراک کرنا مشکل ہوسکتا ہے جب آپ ذاتی طور پر ملاقات یا مکمل طور پر واقفیت نہیں کرسکتے ہیں۔ یہی چیز ریموٹ ٹیموں کو ہدایت دینے کے لیے ویڈیو کو ایک بہترین آپشن بناتی ہے۔
اگر آپ ویڈیو ایڈیٹنگ سے ناواقف ہیں، Quicktools by Picsart ایک سادہ اور استعمال میں آسان ترمیم کی خصوصیت ہے جو آپ کو اپنی ٹیموں کے ساتھ اشتراک کرنے کے لیے تعلیمی ویڈیو بنانے میں مدد کر سکتی ہے۔ اور فرض کریں کہ آپ ہر نئے ملازم کے لیے اپنی ویڈیوز میں اضافی معلومات شامل کرنا چاہتے ہیں۔ اس صورت میں، آپ AI ٹولز جیسے پیرا فریز جنریٹر کا استعمال کر سکتے ہیں تاکہ ہر ملازم کے لیے موزوں پیغام شامل کیا جا سکے کیونکہ وہ اپنی مناسب ٹیم میں جہاز پر جاتے ہیں۔
بلاشبہ، آپ کی تنظیم میں ٹیم کے ہر رکن کے لیے صارف کی رسائی مختلف ہے۔ یہ ٹولز آپ کو ایک پرسنلائزڈ ویڈیو بنانے کی اجازت دیتے ہیں تاکہ آپ اپنے نئے ملازمین کو تیزی سے تیز تر اور بغیر کسی تاخیر کے ان کی ٹیم میں شامل کر سکیں۔
یقینی بنائیں کہ آپ کا رسائی کا منصوبہ آپ کے ڈیٹا سیکیورٹی کے ساتھ اچھی طرح سے ہم آہنگ ہے۔، رازداری، اور تعمیل کے اہداف۔ اس عمل میں یہ سمجھنا شامل ہے کہ آپ کے صارفین کو کس معلومات کی ضرورت ہے اور وہ اسے کس طرح استعمال کرنا چاہتے ہیں۔
مثال کے طور پر، رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظام اس بات پر منحصر ہے کہ آپ اپنی کمپنی کا ڈیٹا کیسے ذخیرہ کرتے ہیں۔ کیا آپ کا اپنا ڈیٹا سینٹر ہے، یا آپ استعمال کرتے ہیں a کولیکشن ڈیٹا سینٹر? آپ کا ڈیٹا سینٹر انفراسٹرکچر مینجمنٹ کیسا لگتا ہے؟ مختلف سسٹمز میں مختلف خصوصیات ہیں جو آپ کے رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظام کو دیکھنے کے طریقے کو تبدیل کر دیں گی۔
ذہن میں رکھنے کے لیے دیگر سوالات:
آپ کی تنظیم کے اندر ہر شعبہ کو رسائی کے انتظام کے عمل کی منصوبہ بندی اور نفاذ میں حصہ لینا چاہیے۔ مثال کے طور پر، آپ کے انفارمیشن ٹیکنالوجی (IT) اور انسانی وسائل (HR) کے محکموں کو کردار، ذمہ داریوں اور طریقہ کار کی وضاحت کے لیے مل کر کام کرنا چاہیے۔ مل کر کام کرنے سے، رسائی کی منصوبہ بندی کے عمل کے ذریعے بات کرنا آسان ہے، بشمول نئے صارفین کے لیے منظوری، کردار/ذمہ داریوں میں تبدیلی، یا سسٹم سے ہٹانا۔
آپ کی تنظیم کے اندر صارف کے کردار اور ذمہ داریوں کی بنیاد پر اس بات کا تعین کرنے کے لیے بھی ایک باہمی کوشش ضروری ہے کہ کس قسم کی منظوری یا انکار جاری کیا جائے۔ مثال کے طور پر، کئی بار، آپ کسی پروجیکٹ پر کام کر رہے ہیں اور آپ کو باہر کے فری لانسرز کے ساتھ کام کرنے کا موقع ملتا ہے، جیسے کہ گرافک ڈیزائنرز، پروجیکٹ مینیجرز، اور ورچوئل ریسپشنسٹ. تو آپ کنٹریکٹ ملازمین کے ساتھ کیسے نمٹتے ہیں جنہیں کمپنی کو سسٹم تک رسائی کی بھی ضرورت ہوتی ہے؟
آپ کئی عوامل کی بنیاد پر منظوری دے سکتے ہیں، بشمول:
ان عوامل کا تعین کرنے کی ایک باہمی کوشش مناسب احتیاطی تدابیر کی ضمانت دینے اور آپ کی تنظیم کی مجموعی سلامتی کو بہتر بنانے میں مدد کرے گی۔
آپ کی رسائی کی منصوبہ بندی اور انتظامی حکمت عملی کی کامیابی کے لیے اتنی ہی اہم ہے کہ کون سی معلومات تک کس کی رسائی ہے اس کا سراغ لگانا اور رپورٹ کرنا۔ بصورت دیگر، آپ کو کیسے پتہ چلے گا کہ کوئی ان کے استحقاق کا غلط استعمال کر رہا ہے؟
درخواستوں، منظوریوں اور انکار کی تعداد کے ساتھ ساتھ ان کارروائیوں کی وجوہات کی پیمائش کرکے اپنے پروگرام کی تاثیر کو سمجھنا ضروری ہے۔
کلید ایک مؤثر رسائی کی منصوبہ بندی کا نظام بنانا ہے جو آپ کی تنظیم کے بڑھنے اور پھیلنے کے ساتھ ساتھ اسکیل کرے گا۔ ایک ایسا عمل تیار کریں جو استعمال میں آسان ہو اور اس میں آپ کی تنظیم کے تمام ضروری اسٹیک ہولڈرز شامل ہوں۔
جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (GDPR) یا ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اکاونٹیبلٹی ایکٹ (HIPAA) جیسے صنعت کے ضوابط کی تعمیل کو یقینی بناتے ہوئے رسائی کے انتظام کو بھی تیار کرنے کے لیے کافی لچکدار ہونا چاہیے۔
مناسب رسائی کی منصوبہ بندی کے ساتھ، آپ اپنی ملکیتی کمپنی کی معلومات کی حفاظت کو قربان کیے بغیر اپنی رسائی کے انتظام کو ہموار کر سکتے ہیں۔
Bookafy کے ساتھ اپنی ٹیم کا وقت اور پیسہ بچائیں!
آن لائن اپائنٹمنٹ شیڈولنگ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے، آپ خودکار بکنگ، یاددہانی، کیلنڈرز سے مطابقت پذیری، ویڈیو میٹنگ یو آر ایل کی بازیافت، اور بہت کچھ کر سکتے ہیں۔ Bookafy کو آج ہی مفت آزمائیں!
