成功规划和管理远程团队访问的6个技巧

远程工作正在上升，其中
16%
在美国，专门招聘远程团队的公司中。 而且有一个很好的理由。

与在办公地点执行相同任务的同事相比，远程工作者更快乐，更有生产力。 然而，毫无疑问的是
远程团队
有他们自己独特的挑战--特别是因为你管理的是在你的物理墙之外运作的团队。

访问规划和管理是一个复杂的过程，需要许多不同的部门和技术一起工作。

但不要着急。 在这篇文章中，我们分享了六个提示，以帮助你为远程团队实施一个成功的访问规划和管理系统。

让我们深入了解一下。

1.覆盖员工生命周期的所有阶段

创建一个访问规划和管理计划是保护企业内敏感数据的一个重要部分，因为它。

• 提供了一种结构化的方法来管理整个组织的员工证书。
• 通过识别和管理特权用户（例如，管理员与开发人员与销售团队），帮助你减轻安全风险。
• 保证你的组织中的敏感数据符合GDPR和HIPAA等法规。

如果敏感数据落入未经授权的用户手中，会对你的组织的声誉造成严重损害。 而声誉是很难重建的。

你的准入规划应该从入职过程开始，并将员工的生命周期进行到底。 它应该涵盖这六个生命周期的顺序。

1. 请求访问
2. 验证
3. 提供权利
4. 监测身份状况
5. 记录和跟踪访问
6. 删除或限制访问权限

这六步战略有助于避免任何敏感信息从缝隙中溜走，其中最关键的步骤之一是在远程工作人员离开公司时立即取消访问权限。

2.充分利用适当的工具和技术

在管理远程团队时，确保你的员工能够获得正确的资源可能是一个挑战。 这就是为什么你需要投入时间进行访问规划和管理。

访问规划包括为你的员工如何访问他们工作所需的信息制定一个计划。 这种规划包括从进入他们的电子邮件账户和跟踪的一切 电子邮件交付能力到他们如何访问你公司的内联网网站或基于云的软件平台。

访问管理是为了确保这些计划得到遵守，其中包括确保以下事项
密码得到充分保护
并确保员工在有条件时使用双因素认证。 或者你可以使用身份和访问管理（IAM）工具，为员工提供适当的访问级别，并结束对人工审批程序的需求。

拥有一个远程团队并不意味着你只能依靠技术来解放你的身体限制。 有时，有必要将持有敏感信息的实物文件交付给其他团队成员或客户。 在这些情况下，与一家提供安全快递服务的公司合作是可行的。

关键是找到能够简化工作流程而又不损害数据完整性的工具。

3.确保你的政策是最新的

定期审查访问政策（例如，每季度或每年），或者当技术或环境发生变化，可能影响你现有政策的有效性时，审查访问政策。 例如，当一个新成员加入你的组织。

当你不能进行面对面的会议或全面的指导时，与远程员工分享访问政策可能会很困难。 这就是视频成为指导远程团队的绝佳选择的原因。

如果你对视频编辑不熟悉。 Picsart的Quicktools 有一个简单和易于使用的编辑功能，可以帮助你制作一个教育视频，与你的团队分享。 假设你想在你的视频中为每个新员工包括额外的信息。 在这种情况下，你可以使用人工智能工具，如释义生成器，在每个员工入职时给他们添加一个量身定制的信息，让他们进入相应的团队。

当然，在你的组织内，每个团队成员的用户访问是不同的。 这些工具允许你创建一个个性化的视频，以迅速让你的新员工进入状态，并无缝地融入他们的团队，而不会有太多的延误。

4.统一你的整体数据安全、隐私和合规目标

确保你的访问计划与你的
数据安全
遵循的目标，隐私和合规性。 这个过程包括了解你的用户需要什么信息以及他们想如何消费这些信息。

例如，访问规划和管理取决于你如何存储你的公司数据。 你是否有自己的数据中心，或者你是否使用了一个 主机托管数据中心? 你的数据中心基础设施管理是什么样子的？ 不同的系统有不同的功能，会改变你对访问规划和管理的看法。

其他需要记住的问题。

• 你的合规政策是什么？
• 你是否需要遵守特定的数据隐私法？
• 你已经采取了哪些数据安全措施？
• 你有一个中央系统还是多个孤立的系统？

5.创建一个跨部门的合作努力

你组织内的每个部门都应参与访问管理过程的规划和实施。 例如，你的信息技术（IT）和人力资源（HR）部门应该一起工作，定义角色、责任和程序。 通过合作，更容易谈及访问规划流程，包括对新用户的批准、角色/职责的改变或从系统中删除。

协作努力也是必要的，以确定根据你的组织内的用户角色和责任发出什么类型的批准或拒绝。 例如，很多时候，你在做一个项目时，有机会与外部自由职业者合作，如图形设计师、项目经理和 虚拟接待员. 那么，你如何处理那些也需要公司访问系统的合同雇员呢？

你可以根据几个因素进行审批，包括。

• 雇员在组织中的角色
• 其工作职责的性质
• 他们在公司的总体任期

确定这些因素的合作努力将有助于保证适当的预防措施，并改善你的组织的整体安全。

6.密切关注访问报告和跟踪

跟踪和报告谁可以访问什么信息，对你的访问规划和管理战略的成功也同样关键。 否则，你怎么知道某人是否在滥用其特权？

• 追踪谁可以访问什么系统:人们使用每个系统的频率如何？ 是否有一个闲置的系统，不被某个部门经常使用？ 有必要进入吗？
• 定期审计访问。 通过定期审计登录和更改，并将其与政策要求进行比较，确保所有用户遵守你的政策。
• 当人们离开公司时撤销特权。 不要让流氓员工在辞职后继续使用他们的特权访问。

通过衡量申请、批准和拒绝的数量，以及这些行动的原因，了解你的计划的有效性是非常重要的。

收尾工作

关键是要建立一个有效的访问规划系统，随着你的组织的成长和扩大而扩展。 制定一个易于使用的程序，并让你的组织中所有必要的利益相关者参与其中。

访问管理也应该有足够的灵活性，在确保符合《一般数据保护条例》（GDPR）或《健康保险可携性责任法》（HIPAA）等行业法规的同时，还能不断发展。

有了适当的访问规划，你可以在不牺牲公司专有信息的安全的情况下简化访问管理。