ليس عليك أن تكافح لتجميع رسالة بريد إلكتروني ودية للتذكير.
البريد الإلكتروني للتذكير هو شر لا بد منه ؛ لا تريد أن تسرع موظفيك / العاملين لحسابهم الخاص ، ليس عندما يعملون بجد لإكمال المشاريع التي قمت بتعيينها. ومع ذلك ، فإن هذا الموعد النهائي يقترب بسرعة. عندما تقع في موقف كهذا ، ستحتاج إلى البقاء على اتصال مع الأشخاص الذين يعملون لديك ، للتأكد من أنهم في المكان المناسب وإحراز تقدم.
لكن كتابة بريد إلكتروني للتذكير قد يكون صعبًا ؛ إن تجميع شيء سريع في الطبيعة ولكن مهذب في النغمة أمر معقد! في واقع الأمر ، حتى بعض الموظفين يمارسون الوصول إلى العديد من الخبراء والخدمات مثل خدمة كتابة الدورات الدراسية أو منصات تسويق المحتوى أو بعض الشركاء التابعين الآخرين بهدف رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الخاصة بهم والتي تبدو مثالية من وجهات النظر النحوية والمعجمية. ولكن هناك فنًا سنشاركه معك – لا يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية شيئًا مخيفًا للكتابة والاستلام.
كن مهذبا
أول شيء تفعله ، عندما تحاول كتابة تذكير ودود ، هو أن تكون مهذبًا. بالطبع ، قد يبدو هذا واضحًا ، ولكن عندما لا تركز على كيفية تصادفك ، يمكن أن يسيء المتلقي بسهولة فهم نبرة صوتك. كن حذرًا في كيفية صياغة بريدك الإلكتروني ، بحيث تصادف أن تكون ودودًا وشبيهًا بالمحادثة ، بدلاً من شخص في علاقة عمل بسيطة مع المستلم.
الأهم من ذلك ، تأكد من تسجيل الوصول ببيان يشير إلى عدم وجود أي شخص مخطئ.
اقترح أن تكون قد فاتتك بريدهم الإلكتروني ، أو أنه إذا كانوا على اتصال ، فإن بريدك الإلكتروني أو نظام المراسلة الخاص بك لم يعلمك بذلك. اقترح أن تكون قد فاتتك بريدهم الإلكتروني ، أو أنه إذا كانوا على اتصال ، فإن نظام المراسلة أو البريد الإلكتروني الخاص بك لم يعلمك بذلك.
. عندما تستخدم عبارات مثل هذه ، فإنك تذكر الشخص الذي على الطرف الآخر بأنك تقوم بتسجيل الوصول دون لوم ، وأنك لا تبدو وقحًا أو غير صبور بأي شكل من الأشكال. على سبيل المثال:
حافظ على رسالتك قصيرة
في أي وجميع أغراض كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير ، عليك أن تجعل رسالتك قصيرة. يجب أن يكون واضحًا وموجزًا ومباشرًا ، للتأكد من أنك لا تصادف أنك اتهامي ونفاد الصبر ، وكذلك لتقليل احتمالية المقاطعة. اجعل رسالتك إلى المستلم سهلة القراءة ، وستجد أنه سيكون أكثر انفتاحًا على الرد عليها بطريقة سريعة وفعالة بأنفسهم. إذا كنت لا تعرف كيفية القيام بذلك بالطريقة الصحيحة – اطلب المساعدة من كاتب المقال .
يعد الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني للتذكير قصيرًا جزءًا كبيرًا من الظهور على أنه ودود ومفيد ، لأنه يتبع تنسيق المحادثة بشكل أقرب بكثير من أي بريد إلكتروني طويل وموسع من أي وقت مضى. يصعب حتى النظر إليها ، ناهيك عن القراءة والرد عليها ، وأنت تحاول أن تكون محترفًا بشأن فضولك هنا. أنت أيضًا تترك الرسالة أقل انفتاحًا على التفسير ، ولن يتساءل المستلم عما إذا كنت تحاول الإشارة إلى شيء ما حول سلوكه عبر إرسال البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، كن حذرًا في القواعد النحوية أو الأخطاء الإملائية. يميلون إلى الظهور في رسالة بريد إلكتروني قصيرة أكثر من رسالة بريد إلكتروني طويلة. تأكد من استخدام المدقق النحوي وعدم ترك أي أخطاء في رسالتك.
تأكد من أن المستلم يعرف ما تتحدث عنه
هل سبق لك أن تلقيت بريدًا إلكترونيًا وأساءت فهم تمامًا ما كان يسأل عنه؟ هل سبق لك أن تلقيت رسالة من شخص تعرفه جيدًا ، ولكن ليس لديك أدنى فكرة عما يتحدثون عنه؟ يحدث هذا أكثر بكثير مما تعتقد ، وتحتاج إلى التأكد من أنه ليس فخًا تقع فيه أيضًا عند كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير.
الكل في الكل ، السياق هو رقم واحد عند إرسال بريد إلكتروني للتذكير! يجب عليك التأكد من أن الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني يعرف ما تتحدث عنه ، وأنه يمكنه الرد بسرعة بطريقة تجعلك على اطلاع دائم. لذا ، كن محددًا في رسائل التذكير الخاصة بك ، وتأكد من أن تذكر بالتفصيل ، ولو لفترة وجيزة ، ما تتصل به لتذكير الشخص به. إذا كانت المهام التي قمت بتعيينها للشخص تحتوي على رقم ، فتأكد من الرجوع إلى هذا الرقم.
أقترح استخدام تطبيق جدولة
يمكن أن يكون تطبيق الجدولة مفيدًا حقًا لأي وجميع المتعاونين في المشروع ، وذلك بفضل واجهاتهم المشتركة ، والقدرة على العمل الجماعي في المشاريع التي يتم استضافتها أو دعمها من خلالهم. في رسالة البريد الإلكتروني للتذكير ، إذا كنت تحاول أن تكون ودودًا ، فمن الجيد أن تكون مفيدًا أيضًا ، ومن خلال اقتراح تطبيق جدولة لإزالة الحاجة إلى مزيد من التذكيرات في المستقبل ، ستنجز ذلك بسهولة.
تأكد من أنه تطبيق جدولة تجده بنفسك مفيدًا. شيء مثل Bookafy ، والذي على عكس تطبيقات الجدولة الأخرى في السوق ، يمكن استخدامه في كل من المتصفح وعلى أجهزة iOS و Android. يوفر Bookafy أيضًا معدلات اشتراك أقل من التطبيقات المماثلة ، وهو خيار جيد للعمليات الأصغر والأقل قدرة على العمل التي قد تعمل معها. Bookafy هو أيضًا تطبيق جيد للاستخدام بفضل سياسة خدمة العملاء الخاصة به ، والتي توفر الدعم عبر الهاتف والبريد الإلكتروني ، مما يضمن إمكانية وصول المستخدمين إليهم في جميع الأوقات فيما يتعلق بالمشكلات.
اجذب انتباههم
يمكن بسهولة تفويت رسالة بريد إلكتروني للتذكير ، كما أشرنا بإيجاز أعلاه ، حيث يوجد إحساس أقل بالإلحاح. في حين أن هذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا ، إلا أنه يعني أنك بحاجة إلى القيام بشيء يجذب انتباه المستلم. تحتاج إلى التأكد من إبراز بريدك الإلكتروني ، والذي يمكن تحقيقه بعدة طرق.
يمكن أن يؤدي سطر الموضوع الجذاب ، أو بعض الصور الجذابة عند فتح الرسالة ، أو حتى مجرد بادئة “مهمة” إلى إحداث عجائب لجذب انتباه شخص ما. بالطبع ، حتى عند الاقتراب من جذب الانتباه ، يجب أن تكون ودودًا ، لذا حاول أن تجعل كل هذه المحاولات عرضية قدر الإمكان.
بالطبع ، لمحاولة منع تفويت أي رسائل بريد إلكتروني في المستقبل ، تأكد من مطالبة أي وجميع الموظفين / المتعاقدين المستقلين بفرز عنوان بريدك الإلكتروني في عامل التصفية “المهم”. هذا يعني أنه سيظهر في صندوق الوارد الخاص بهم الذي تم إخطاره بنجمة. يمكنك أيضًا أن تطلب منهم استخدام مجلد متعلق بالعمل ، والذي يتم فحصه يوميًا ، للتأكد من عدم تصفية أي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مربع “البريد العشوائي”.