Hogyan írjunk egy barátságos emlékeztető e-mailt?

Tartsa rövidre az üzenetet

Az emlékeztető e-mailek írásának minden céljára rövidre kell fognia az üzenetet. Világosnak, tömörnek és lényegre törőnek kell lennie, hogy ne tűnjön vádaskodónak, türelmetlennek, és hogy minimalizálja annak lehetőségét, hogy félbeszakít. Tegye a címzettnek szóló üzenetét könnyen olvashatóvá, és meglátja, hogy sokkal nyitottabbak lesznek arra, hogy gyorsan és hatékonyan válaszoljanak rá. Ha nem tudod, hogyan kell ezt helyesen csinálni - kérj segítséget az esszéírótól.

Az emlékeztető e-mailek rövidre fogása nagyban hozzájárul ahhoz, hogy barátságosnak és segítőkésznek tűnjenek, mivel sokkal jobban követik a beszélgetés formátumát, mint egy hosszú és bővített e-mail valaha is tenné. Azokra még ránézni is nehéz, nemhogy elolvasni és válaszolni, és te itt próbálsz profin viselkedni a kíváncsiságoddal kapcsolatban. Az üzenetet sokkal kevésbé hagyja nyitva az értelmezésre, és a címzett nem fog azon tűnődni, hogy az e-mail elküldésével próbál-e valamit sugallni a saját viselkedéséről. Vigyázzon azonban a nyelvtani vagy helyesírási hibákkal. Egy rövid e-mailben jobban kiugranak, mint egy hosszúban. Ügyeljen arra, hogy használjon nyelvtani ellenőrző programot, és ne hagyjon hibát az üzenetében.

Győződjön meg róla, hogy a címzett tudja, miről beszél

Kapott már valaha e-mailt, és teljesen félreértette, hogy mit kérdez? Előfordult már veled, hogy valaki, akit jól ismersz, üzenetet küldött neked, de fogalmad sincs, miről beszél? Ez sokkal többször előfordul, mint gondolná, és biztosnak kell lennie abban, hogy nem esik bele ebbe a csapdába, amikor emlékeztető e-mailt ír.

Mindent egybevetve, a kontextus az első számú szempont, amikor emlékeztető e-mailt küldünk! Biztosítania kell, hogy az e-mailt fogadó személy tudja, miről beszél, és hogy gyorsan tudjon úgy válaszolni, hogy Ön is naprakész maradjon. Legyen tehát konkrét az emlékeztető, és győződjön meg róla, hogy részletesen, bár röviden, de megadja, hogy miért keresi fel a személyt. Ha a személynek kiosztott feladatoknak van egy száma, mindenképpen hivatkozzon erre.

Javasolja egy ütemező alkalmazás használatát

Egy ütemező alkalmazás valódi segítséget jelenthet a projektben részt vevő valamennyi munkatárs számára, köszönhetően a közös felületeknek és annak, hogy közösen tudnak dolgozni a projekteken, amelyeknek tárhelyet biztosítanak vagy amelyeket támogatnak. Az emlékeztető e-mailben, ha barátságos akarsz lenni, jó ötlet, ha segítőkésznek is tűnsz, és azzal, hogy egy időzítő alkalmazást javasolsz, hogy a jövőben ne legyen szükség további emlékeztetőkre, ezt könnyen elérheted.

Győződjön meg róla, hogy ez egy olyan időzítő alkalmazás, amelyet maga is hasznosnak talál. Valami olyasmi, mint a Bookafy, amely a piacon lévő többi időbeosztó alkalmazással ellentétben böngészőben, valamint iOS- és Android-eszközökön is használható. A Bookafy a hasonló alkalmazásoknál alacsonyabb előfizetési díjakat is kínál, és jó választás a kisebb, kevésbé leleményes műveletek számára, amelyekkel esetleg együtt dolgozik. A Bookafy az ügyfélszolgálati politikájának köszönhetően is jól használható alkalmazás, amely telefonos és e-mailes támogatást is kínál, így biztosítva, hogy a felhasználók bármikor elérhetik őket a problémákkal kapcsolatban.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.