Nem kell megküzdenie egy barátságos emlékeztető e-mail összeállításával.
Az emlékeztető e-mail egy szükséges rossz; nem akarja siettetni az alkalmazottjait/szabadúszókat, főleg akkor nem, amikor olyan szorgalmasan dolgoznak az Ön által kijelölt projektek befejezésén. Ez a határidő azonban szintén gyorsan közeledik. Ha ilyen helyzetbe kerülsz, folyamatosan kapcsolatban kell maradnod a neked dolgozó emberekkel, hogy biztosítsd, hogy a megfelelő helyen vannak, és hogy haladnak a dolgok.
De egy emlékeztető e-mailt írni nehéz lehet; összeállítani valamit, ami sietős természetű, de udvarias hangvételű, bonyolult dolog! Ami azt illeti, még egyes alkalmazottak is gyakorolják, hogy különböző szakértőkhöz és szolgáltatásokhoz, például tananyagíró szolgáltatáshoz, tartalommarketing platformokhoz vagy más affiliate partnerekhez fordulnak azzal a céllal, hogy emlékeztető e-mailjeik nyelvtani és lexikális szempontból tökéletesen nézzenek ki. De van egy művészet, amit meg fogunk osztani veled – az emlékeztető e-maileket nem kell rettegve írni és fogadni.
Légy udvarias
Az első dolog, amit tenned kell, amikor barátságos emlékeztetőt próbálsz írni, az az udvariasság. Ez persze nyilvánvalónak tűnhet, de ha nem arra koncentrálsz, hogy hogyan hatsz, a címzett könnyen félreértheti a hangnemedet. Legyen óvatos az e-mail megfogalmazásával, hogy barátságosnak és beszélgetésszerűnek tűnjön, ahelyett, hogy egyszerű üzleti kapcsolatban állna a címzettel.
A legfontosabb, hogy mindenképpen olyan kijelentéssel jelentkezzen be, amely arra utal, hogy senki sem hibás.
Utaljon arra, hogy az e-maileket nem vette fel, vagy ha már jelentkeztek, az Ön e-mail vagy üzenetküldő rendszere nem értesítette Önt. Utaljon arra, hogy Ön nem vette fel az e-mailjüket, vagy ha már kapcsolatba léptek, az üzenetküldő vagy e-mail kézbesítő rendszer nem értesítette Önt.
. Amikor ilyen kijelentéseket használ, emlékezteti a másik félt, hogy ön szemrehányás nélkül jelentkezik, és semmiképpen sem tűnik bunkónak vagy türelmetlennek. Például:
Tartsa rövidre az üzenetet
Az emlékeztető e-mailek írásának minden céljára rövidre kell fognia az üzenetet. Világosnak, tömörnek és lényegre törőnek kell lennie, hogy ne tűnjön vádaskodónak, türelmetlennek, és hogy minimalizálja annak lehetőségét, hogy félbeszakít. Tegye a címzettnek szóló üzenetét könnyen olvashatóvá, és meglátja, hogy sokkal nyitottabbak lesznek arra, hogy gyorsan és hatékonyan válaszoljanak rá. Ha nem tudod, hogyan kell ezt helyesen csinálni – kérj segítséget az esszéírótól.
Az emlékeztető e-mailek rövidre fogása nagyban hozzájárul ahhoz, hogy barátságosnak és segítőkésznek tűnjenek, mivel sokkal jobban követik a beszélgetés formátumát, mint egy hosszú és bővített e-mail valaha is tenné. Azokra még ránézni is nehéz, nemhogy elolvasni és válaszolni, és te itt próbálsz profin viselkedni a kíváncsiságoddal kapcsolatban. Az üzenetet sokkal kevésbé hagyja nyitva az értelmezésre, és a címzett nem fog azon tűnődni, hogy az e-mail elküldésével próbál-e valamit sugallni a saját viselkedéséről. Vigyázzon azonban a nyelvtani vagy helyesírási hibákkal. Egy rövid e-mailben jobban kiugranak, mint egy hosszúban. Ügyeljen arra, hogy használjon nyelvtani ellenőrző programot, és ne hagyjon hibát az üzenetében.
Győződjön meg róla, hogy a címzett tudja, miről beszél
Kapott már valaha e-mailt, és teljesen félreértette, hogy mit kérdez? Előfordult már veled, hogy valaki, akit jól ismersz, üzenetet küldött neked, de fogalmad sincs, miről beszél? Ez sokkal többször előfordul, mint gondolná, és biztosnak kell lennie abban, hogy nem esik bele ebbe a csapdába, amikor emlékeztető e-mailt ír.
Mindent egybevetve, a kontextus az első számú szempont, amikor emlékeztető e-mailt küldünk! Biztosítania kell, hogy az e-mailt fogadó személy tudja, miről beszél, és hogy gyorsan tudjon úgy válaszolni, hogy Ön is naprakész maradjon. Legyen tehát konkrét az emlékeztető, és győződjön meg róla, hogy részletesen, bár röviden, de megadja, hogy miért keresi fel a személyt. Ha a személynek kiosztott feladatoknak van egy száma, mindenképpen hivatkozzon erre.
Javasolja egy ütemező alkalmazás használatát
Egy ütemező alkalmazás valódi segítséget jelenthet a projektben részt vevő valamennyi munkatárs számára, köszönhetően a közös felületeknek és annak, hogy közösen tudnak dolgozni a projekteken, amelyeknek tárhelyet biztosítanak vagy amelyeket támogatnak. Az emlékeztető e-mailben, ha barátságos akarsz lenni, jó ötlet, ha segítőkésznek is tűnsz, és azzal, hogy egy időzítő alkalmazást javasolsz, hogy a jövőben ne legyen szükség további emlékeztetőkre, ezt könnyen elérheted.
Győződjön meg róla, hogy ez egy olyan időzítő alkalmazás, amelyet maga is hasznosnak talál. Valami olyasmi, mint a Bookafy, amely a piacon lévő többi időbeosztó alkalmazással ellentétben böngészőben, valamint iOS- és Android-eszközökön is használható. A Bookafy a hasonló alkalmazásoknál alacsonyabb előfizetési díjakat is kínál, és jó választás a kisebb, kevésbé leleményes műveletek számára, amelyekkel esetleg együtt dolgozik. A Bookafy az ügyfélszolgálati politikájának köszönhetően is jól használható alkalmazás, amely telefonos és e-mailes támogatást is kínál, így biztosítva, hogy a felhasználók bármikor elérhetik őket a problémákkal kapcsolatban.
Ragadja meg a figyelmüket
Az emlékeztető e-mailt könnyen el lehet mulasztani, ahogy azt fentebb röviden megjegyeztük, mivel a sürgősség érzése csökken. Ez nem feltétlenül rossz dolog, de azt jelenti, hogy olyasmit kell tennie, ami megragadja a címzett figyelmét. Meg kell győződnie arról, hogy az e-mailje kiemelkedik, amit többféleképpen is elérhet.
Egy fülbemászó tárgysor, néhány figyelemfelkeltő kép az üzenet megnyitásakor, vagy akár csak egy „FONTOS” előtag is csodákra képes, hogy valaki odafigyeljen. Természetesen még akkor is barátságosnak kell tűnnie, amikor a figyelemfelkeltés felé közelít, ezért próbálja meg ezeket a próbálkozásokat a lehető legkevésbé lazán kezelni.
Természetesen, hogy a jövőben elkerülje az e-mailek lemaradását, kérjen meg minden alkalmazottat/szabadúszó vállalkozót, hogy az e-mail címét a „fontos” szűrőbe sorolja. Ez azt jelenti, hogy a csillaggal értesített postaládájukban fog felbukkanni. Azt is megkövetelheti tőlük, hogy egy munkával kapcsolatos mappát használjanak, amelyet naponta ellenőriznek, hogy egyik e-mailje se kerüljön a „spam” dobozba.