Як написати дружній лист-нагадування?

Зробіть своє повідомлення коротким

У всіх випадках, коли ви пишете імейл-нагадування, ви повинні зробити його коротким. Воно має бути чітким, лаконічним і по суті, щоб не виглядати звинувачувальним, нетерплячим, а також мінімізувати ймовірність того, що ви перебиваєте співрозмовника. Зробіть ваше повідомлення легким для сприйняття, і ви побачите, що одержувачі будуть набагато охочіше відповідати на нього швидко та ефективно. Якщо ви не знаєте, як це зробити правильно - зверніться за допомогою до автора есе.

Короткий електронний лист-нагадування - це важлива складова доброзичливості та корисності, адже він набагато більше відповідає формату розмови, ніж довгий і розгорнутий електронний лист. На них важко навіть дивитися, не кажучи вже про те, щоб читати і відповідати, а ви намагаєтеся бути професійним у своїй цікавості. Ви також залишаєте повідомлення набагато менш відкритим для інтерпретації, і одержувач не задаватиметься питанням, чи не намагаєтеся ви натякнути щось про його власну поведінку, надсилаючи електронний лист. Однак будьте обережні з граматичними та орфографічними помилками. Вони, як правило, більше виринають у коротких листах, ніж у довгих. Обов'язково використовуйте граматичну перевірку і не залишайте помилок у своєму повідомленні.

Переконайтеся, що одержувач розуміє, про що ви говорите

Ви коли-небудь отримували електронний лист і абсолютно не розуміли, про що в ньому йдеться? Ви коли-небудь отримували повідомлення від людини, яку добре знаєте, але не розумієте, про що вона говорить? Таке трапляється набагато частіше, ніж ви думаєте, і ви повинні бути впевнені, що це не пастка, в яку ви також потрапляєте, коли пишете імейл-нагадування.

Загалом, контекст - це номер один при надсиланні нагадувань! Ви повинні переконатися, що людина, яка отримує лист, розуміє, про що ви говорите, і що вона може швидко відповісти так, щоб тримати вас в курсі подій. Тому будьте конкретними у своїх нагадуваннях, і переконайтеся, що ви детально, хоча б коротко, описуєте те, про що ви зв'язуєтеся з людиною, щоб нагадати їй. Якщо завдання, які ви призначили людині, мають номер, обов'язково посилайтеся на нього.

Запропонуйте використовувати додаток для планування

Додаток для планування може стати реальною допомогою для всіх учасників проекту завдяки спільним інтерфейсам і можливості колективної роботи над проектами, розміщеними або підтримуваними через нього. Якщо ви намагаєтеся бути доброзичливими, у своєму електронному листі-нагадуванні варто спробувати бути ще й корисними, а запропонувавши додаток для планування, який позбавить вас від необхідності нагадувати про себе в майбутньому, ви легко досягнете цього.

Переконайтеся, що це додаток для планування, який ви самі вважаєте корисним. Щось на кшталт Bookafy, який, на відміну від інших додатків для планування на ринку, можна використовувати як у браузері, так і на пристроях iOS та Android. Bookafy також пропонує нижчі ціни на підписку, ніж аналогічні додатки, і є гарним вибором для невеликих, менш ресурсоємних операцій, з якими ви можете працювати. Bookafy також є хорошим додатком для використання завдяки своїй політиці обслуговування клієнтів, яка пропонує як телефонну, так і електронну підтримку, гарантуючи, що користувачі можуть зв'язатися з ними в будь-який час у разі виникнення проблем.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.