आपको एक दोस्ताना रिमाइंडर ईमेल एक साथ रखने के लिए संघर्ष करने की ज़रूरत नहीं है।
एक रिमाइंडर ईमेल एक आवश्यक बुराई है; आप अपने कर्मचारियों/फ्रीलांसरों को जल्दी नहीं करना चाहते हैं, तब नहीं जब वे आपके द्वारा सौंपी गई परियोजनाओं को पूरा करने के लिए इतनी लगन से काम कर रहे हों। हालाँकि, वह समय सीमा भी तेजी से आ रही है। जब आप इस तरह की स्थिति में फंस जाते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपने लिए काम करने वाले लोगों के संपर्क में रहना होगा कि वे सही जगह पर हैं और प्रगति हो रही है।
लेकिन रिमाइंडर ईमेल लिखना कठिन हो सकता है; किसी ऐसी चीज को एक साथ रखना जो प्रकृति में जल्दबाजी कर रही हो लेकिन स्वर में विनम्र हो, एक जटिल चीज है! वास्तव में, यहां तक कि कुछ कर्मचारी विभिन्न विशेषज्ञों और सेवाओं जैसे कोर्सवर्क राइटिंग सर्विस , कंटेंट मार्केटिंग प्लेटफॉर्म या कुछ अन्य संबद्ध भागीदारों तक पहुंचने का अभ्यास करते हैं, ताकि उनके रिमाइंडर ईमेल व्याकरण और शाब्दिक दृष्टिकोण से पूरी तरह से देख सकें। लेकिन इसमें एक कला है जिसे हम आपके साथ साझा करने जा रहे हैं – रिमाइंडर ईमेल लिखने और प्राप्त करने के लिए एक भयानक चीज़ होने की ज़रूरत नहीं है।
विनम्र रहें
जब भी आप एक दोस्ताना रिमाइंडर लिखने की कोशिश कर रहे हों, तो पहली बात विनम्र होना है। बेशक, यह स्पष्ट प्रतीत हो सकता है, लेकिन जब आप इस पर ध्यान केंद्रित नहीं कर रहे हैं कि आप कैसे सामने आते हैं, तो प्राप्तकर्ता द्वारा आपके स्वर को आसानी से गलत समझा जा सकता है। आप अपने ईमेल को किस तरह वाक्यांशित करते हैं, इसके बारे में सावधान रहें, ताकि आप प्राप्तकर्ता के साथ एक साधारण व्यापार संबंध में किसी के बजाय दोस्ताना और वार्तालाप-जैसी हों।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एक ऐसे बयान के साथ जांच करना सुनिश्चित करें जिसका अर्थ है कि किसी की गलती नहीं है।
सुझाव दें कि उनका ईमेल आपसे छूट गया था, या कि यदि वे संपर्क में थे, तो आपके ईमेल या मैसेजिंग सिस्टम ने आपको अवगत नहीं कराया है। सुझाव दें कि उनका ईमेल आपसे छूट गया था, या कि यदि वे संपर्क में रहे हैं, तो आपके संदेश या ईमेल वितरण प्रणाली ने आपको अवगत नहीं कराया है।
. जब आप इस तरह के बयानों का उपयोग करते हैं, तो आप दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति को याद दिलाते हैं कि आप बिना दोष के जांच कर रहे हैं, और आप किसी भी तरह से असभ्य या अधीर नहीं दिख रहे हैं। उदाहरण के लिए:
अपना संदेश छोटा रखें
रिमाइंडर ईमेल लिखने के किसी भी और सभी उद्देश्यों में, आपको अपना संदेश छोटा रखना होगा। यह स्पष्ट और संक्षिप्त और बिंदु तक होना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अभियोगात्मक, अधीर नहीं हैं, और इस संभावना को भी कम करने के लिए कि आप बाधा डाल रहे हैं। प्राप्तकर्ता को अपने संदेश को पढ़ने में आसान बनाएं, और आप पाएंगे कि वे तेजी से और प्रभावी तरीके से इसका जवाब देने के लिए बहुत अधिक खुले होंगे। यदि आप नहीं जानते कि इसे सही तरीके से कैसे करना है – निबंध लेखक से मदद मांगें।
रिमाइंडर ईमेल को छोटा रखना मित्रवत और सहायक के रूप में आने का एक बड़ा हिस्सा है, क्योंकि यह एक लंबे और विस्तारित ईमेल की तुलना में बहुत अधिक बारीकी से वार्तालाप प्रारूप का अनुसरण करता है। उन्हें देखना भी मुश्किल है, पढ़ना और प्रतिक्रिया देना तो दूर की बात है, और आप यहां अपनी जिज्ञासा के बारे में पेशेवर होने की कोशिश कर रहे हैं। आप संदेश को व्याख्या के लिए बहुत कम खुला छोड़ देते हैं, और प्राप्तकर्ता को यह आश्चर्य नहीं होगा कि क्या आप ईमेल भेजकर उनके स्वयं के आचरण के बारे में कुछ बताने की कोशिश कर रहे हैं। हालाँकि, अपने व्याकरण या वर्तनी की गलतियों से सावधान रहें। वे एक लंबे ईमेल की तुलना में एक छोटे ईमेल में अधिक पॉप आउट करते हैं। व्याकरण परीक्षक का उपयोग करना सुनिश्चित करें और अपने संदेश में कोई त्रुटि न छोड़ें।
सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता जानता है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं
क्या आपने कभी कोई ईमेल प्राप्त किया है और पूरी तरह से गलत समझा है कि वह किस बारे में पूछ रहा था? क्या आपको कभी किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा संदेश भेजा गया है जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं, लेकिन यह नहीं जानते कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं? जितना आप सोच सकते हैं, यह उससे कहीं अधिक होता है, और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह एक जाल नहीं है जिसमें आप एक रिमाइंडर ईमेल लिखते समय फंस जाते हैं।
कुल मिलाकर, रिमाइंडर ईमेल भेजते समय संदर्भ नंबर एक है! आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि ईमेल प्राप्त करने वाला व्यक्ति जानता है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं, और यह कि वे तेजी से इस तरह से जवाब दे सकते हैं जिससे आपको गति मिलती रहे। इसलिए, अपने रिमाइंडर्स में विशिष्ट रहें, और सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति को याद दिलाने के लिए, संक्षिप्त रूप से, आप किससे संपर्क कर रहे हैं, इसका विवरण दें। यदि आपके द्वारा उस व्यक्ति को सौंपे गए कार्यों की संख्या है, तो इसका संदर्भ लेना सुनिश्चित करें।
शेड्यूलिंग ऐप का उपयोग करने का सुझाव दें
एक शेड्यूलिंग ऐप किसी प्रोजेक्ट पर किसी भी और सभी सहयोगियों के लिए वास्तविक मदद कर सकता है, उनके साझा इंटरफेस और उनके माध्यम से होस्ट या समर्थित परियोजनाओं पर सामूहिक रूप से काम करने की क्षमता के लिए धन्यवाद। अपने रिमाइंडर ईमेल में, यदि आप मित्रवत होने का प्रयास कर रहे हैं, तो मददगार के रूप में आना भी एक अच्छा विचार है, और भविष्य में और रिमाइंडर्स की आवश्यकता को दूर करने के लिए एक शेड्यूलिंग ऐप का सुझाव देकर, आप इसे आसानी से पूरा कर लेंगे।
सुनिश्चित करें कि यह एक शेड्यूलिंग ऐप है जिसे आप स्वयं उपयोगी पाते हैं। Bookafy जैसा कुछ, जो बाज़ार में अन्य शेड्यूलिंग ऐप्स के विपरीत, ब्राउज़र और iOS और Android डिवाइस दोनों में उपयोग किया जा सकता है। Bookafy इसी तरह के ऐप्स की तुलना में कम सब्सक्रिप्शन दर भी प्रदान करता है, और आपके द्वारा काम किए जा रहे छोटे, कम संसाधन वाले संचालन के लिए एक अच्छा विकल्प है। Bookafy भी उपयोग करने के लिए एक अच्छा ऐप है, इसकी ग्राहक सेवा नीति के लिए धन्यवाद, जो फोन और ईमेल दोनों समर्थन प्रदान करता है, यह सुनिश्चित करता है कि उपयोगकर्ता मुद्दों के बारे में हर समय उन तक पहुंच सकें।
उनका ध्यान आकर्षित करें
एक रिमाइंडर ईमेल आसानी से छूट सकता है, जैसा कि हमने संक्षेप में ऊपर उल्लेख किया है, क्योंकि अत्यावश्यकता की भावना कम हो गई है। हालांकि यह जरूरी नहीं है कि यह एक बुरी चीज है, इसका मतलब यह है कि आपको कुछ ऐसा करने की जरूरत है जो प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करे। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपका ईमेल सबसे अलग दिखे , जिसे विभिन्न तरीकों से हासिल किया जा सकता है।
एक आकर्षक विषय पंक्ति , संदेश खोलते समय कुछ आकर्षक छवियां, या यहां तक कि सिर्फ एक ‘महत्वपूर्ण’ उपसर्ग किसी को ध्यान आकर्षित करने के लिए अद्भुत काम कर सकता है। बेशक, ध्यान आकर्षित करने के लिए भी, आपको मित्रवत होने की आवश्यकता है, इसलिए इन सभी प्रयासों को यथासंभव आकस्मिक रखने का प्रयास करें।
बेशक, भविष्य में किसी भी ईमेल को छूटने से रोकने के लिए, किसी भी और सभी कर्मचारियों/फ्रीलांस ठेकेदारों से अपने ईमेल पते को ‘महत्वपूर्ण’ फ़िल्टर में सॉर्ट करने के लिए कहना सुनिश्चित करें। इसका मतलब है कि यह उनके इनबॉक्स में एक स्टार द्वारा अधिसूचित होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका कोई भी ईमेल ‘स्पैम’ बॉक्स में फ़िल्टर नहीं किया गया है, आप उन्हें कार्य से संबंधित फ़ोल्डर का उपयोग करने के लिए भी कह सकते हैं, जिसे दैनिक आधार पर चेक किया जाता है।