Bạn không cần phải cố gắng soạn một email nhắc nhở thân thiện.
Một email nhắc nhở là điều cần thiết; bạn không muốn thúc ép nhân viên/người làm việc tự do của mình, không phải khi họ đang làm việc rất chăm chỉ để hoàn thành các dự án bạn giao. Tuy nhiên, thời hạn đó cũng đang đến rất nhanh. Khi bạn rơi vào tình huống như thế này, bạn sẽ cần giữ liên lạc với những người làm việc cho bạn, để đảm bảo rằng họ đang ở đúng nơi và tiến độ đang được thực hiện.
Nhưng viết một email nhắc nhở có thể khó; kết hợp một cái gì đó có tính chất vội vã nhưng lịch sự là một điều phức tạp! Trên thực tế, ngay cả một số nhân viên cũng thực hành liên hệ với các chuyên gia và dịch vụ khác nhau như dịch vụ viết bài tập , nền tảng tiếp thị nội dung hoặc một số đối tác liên kết khác với mục đích email nhắc nhở của họ trông hoàn hảo về mặt ngữ pháp và từ vựng. Nhưng có một nghệ thuật mà chúng tôi sắp chia sẻ với bạn – email nhắc nhở không phải là điều đáng sợ để viết và nhận.
Lịch sự đi
Điều đầu tiên cần làm, bất cứ khi nào bạn đang cố gắng viết một lời nhắc nhở thân thiện, là phải lịch sự. Tất nhiên, điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng khi bạn không tập trung vào cách bạn xuất hiện, giọng điệu của bạn có thể dễ bị người nhận hiểu sai. Hãy cẩn thận với cách bạn diễn đạt email của mình để bạn có được sự thân thiện và giống như một cuộc trò chuyện, thay vì một người nào đó có mối quan hệ kinh doanh đơn giản với người nhận.
Quan trọng nhất, hãy chắc chắn đăng ký với một tuyên bố ngụ ý rằng không ai có lỗi.
Gợi ý rằng email của họ đã bị bạn bỏ lỡ hoặc nếu họ đã liên lạc, hệ thống email hoặc tin nhắn của bạn không cho bạn biết. Gợi ý rằng email của họ đã bị bạn bỏ lỡ hoặc nếu họ đã liên lạc, hệ thống gửi email hoặc nhắn tin của bạn đã không cho bạn biết.
. Khi bạn sử dụng những câu như thế này, bạn nhắc nhở người ở đầu dây bên kia rằng bạn đang đăng ký mà không bị đổ lỗi và bạn không bị coi là thô lỗ hoặc thiếu kiên nhẫn theo bất kỳ cách nào. Ví dụ:
Giữ tin nhắn của bạn ngắn gọn
Trong bất kỳ và tất cả các mục đích viết email nhắc nhở, bạn cần giữ cho thông điệp của mình ngắn gọn. Nó cần phải rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, để đảm bảo bạn không bị coi là đang buộc tội, thiếu kiên nhẫn và cũng để giảm thiểu khả năng bạn đang làm gián đoạn. Làm cho thông điệp của bạn đến người nhận dễ đọc và bạn sẽ thấy họ sẽ cởi mở hơn rất nhiều để tự mình phản hồi thông điệp đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu bạn không biết làm thế nào để làm điều đó đúng cách – hãy nhờ người viết bài luận giúp đỡ.
Giữ một email nhắc nhở ngắn gọn là một phần quan trọng để trở nên thân thiện và hữu ích, bởi vì nó tuân theo định dạng hội thoại chặt chẽ hơn nhiều so với một email dài và mở rộng. Những thứ đó thậm chí còn khó nhìn, chứ đừng nói đến việc đọc và phản hồi, và bạn đang cố tỏ ra chuyên nghiệp về sự tò mò của mình ở đây. Bạn cũng để thông điệp ít bị diễn giải hơn và người nhận sẽ không thắc mắc liệu bạn có đang cố ám chỉ điều gì đó về hành vi của chính họ thông qua việc gửi email hay không. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với lỗi ngữ pháp hoặc chính tả của bạn. Chúng có xu hướng xuất hiện nhiều hơn trong một email ngắn hơn là một email dài. Đảm bảo sử dụng trình kiểm tra ngữ pháp và không để lại lỗi trong tin nhắn của bạn.
Đảm bảo rằng người nhận biết bạn đang nói về điều gì
Bạn đã bao giờ nhận được một email và hoàn toàn hiểu sai ý nghĩa của nó chưa? Bạn đã bao giờ được nhắn tin bởi một người mà bạn biết rõ, nhưng không biết họ đang nói về điều gì? Nó xảy ra nhiều hơn bạn nghĩ và bạn cần chắc chắn rằng đó không phải là cái bẫy mà bạn cũng rơi vào khi viết email nhắc nhở.
Nói chung, bối cảnh là số một khi gửi email nhắc nhở! Bạn phải đảm bảo rằng người nhận email biết bạn đang nói về điều gì và họ có thể nhanh chóng trả lời theo cách giúp bạn cập nhật kịp thời. Vì vậy, hãy cụ thể trong lời nhắc của bạn và đảm bảo rằng bạn nêu chi tiết, mặc dù ngắn gọn, những gì bạn sẽ liên lạc để nhắc nhở người đó. Nếu các nhiệm vụ bạn đã giao cho người đó có một số, hãy đảm bảo tham khảo số này.
Đề xuất sử dụng ứng dụng lập lịch
Ứng dụng lập lịch biểu có thể thực sự hữu ích cho bất kỳ và tất cả cộng tác viên trong một dự án, nhờ giao diện được chia sẻ của họ và khả năng làm việc tập thể trên các dự án được lưu trữ hoặc hỗ trợ thông qua họ. Trong email nhắc nhở của bạn, nếu bạn đang cố tỏ ra thân thiện, bạn cũng nên tỏ ra hữu ích và bằng cách đề xuất một ứng dụng lên lịch để loại bỏ nhu cầu có thêm lời nhắc trong tương lai, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được điều này.
Hãy chắc chắn rằng đó là một ứng dụng lên lịch mà bản thân bạn thấy hữu ích. Một cái gì đó giống như Bookafy, không giống như các ứng dụng lên lịch khác trên thị trường, có thể được sử dụng cả trong trình duyệt và trên thiết bị iOS và Android. Bookafy cũng cung cấp tỷ lệ đăng ký thấp hơn so với các ứng dụng tương tự và là một lựa chọn tốt cho các hoạt động nhỏ hơn, ít tài nguyên hơn mà bạn có thể đang làm việc. Bookafy cũng là một ứng dụng tốt để sử dụng nhờ chính sách dịch vụ khách hàng, cung cấp hỗ trợ qua điện thoại và email, đảm bảo người dùng có thể liên hệ với họ mọi lúc về các vấn đề.
Thu hút sự chú ý của họ
Một email nhắc nhở có thể dễ dàng bị bỏ qua, như chúng tôi đã lưu ý ngắn gọn ở trên, vì cảm giác cấp bách giảm đi. Mặc dù đây không nhất thiết là một điều xấu, nhưng điều đó có nghĩa là bạn cần phải làm điều gì đó để thu hút sự chú ý của người nhận. Bạn cần đảm bảo rằng email của mình nổi bật , điều này có thể đạt được bằng nhiều cách khác nhau.
Một dòng chủ đề hấp dẫn , một số hình ảnh bắt mắt khi mở tin nhắn hoặc thậm chí chỉ cần một tiền tố ‘QUAN TRỌNG’ cũng có thể khiến người khác chú ý một cách kỳ diệu. Tất nhiên, ngay cả khi sắp thu hút sự chú ý, bạn vẫn cần tỏ ra thân thiện, vì vậy hãy cố gắng giữ tất cả những nỗ lực này ở mức bình thường nhất có thể.
Tất nhiên, để cố gắng tránh bỏ lỡ bất kỳ email nào trong tương lai, hãy đảm bảo yêu cầu bất kỳ và tất cả nhân viên/nhà thầu tự do sắp xếp địa chỉ email của bạn vào bộ lọc ‘quan trọng’. Điều này có nghĩa là nó sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của họ được thông báo bằng một ngôi sao. Bạn cũng có thể yêu cầu họ sử dụng thư mục liên quan đến công việc, được kiểm tra hàng ngày để đảm bảo không có email nào của bạn bị lọc vào hộp ‘thư rác’.