Come scrivere un’e-mail di promemoria amichevole?

Mantenere il messaggio breve

In ogni caso, per scrivere un'e-mail di sollecito è necessario che il messaggio sia breve. Deve essere chiaro, conciso e diretto, per evitare di dare l'impressione di essere accusatori o impazienti e per ridurre al minimo la possibilità di interrompere. Fate in modo che il vostro messaggio al destinatario sia facile da leggere e scoprirete che sarà molto più disponibile a rispondere in modo rapido ed efficace. Se non sapete come farlo nel modo giusto, chiedete aiuto all'autore del saggio.

Mantenere un'e-mail di promemoria breve è una parte importante per apparire amichevoli e utili, perché segue il formato della conversazione molto più da vicino di quanto non farebbe un'e-mail lunga ed estesa. Sono difficili anche solo da guardare, figuriamoci da leggere e rispondere, e tu stai cercando di essere professionale nella tua curiosità. Inoltre, lasciate il messaggio molto meno aperto all'interpretazione e il destinatario non si chiederà se state cercando di insinuare qualcosa sulla sua condotta attraverso l'invio dell'e-mail. Tuttavia, fate attenzione agli errori di grammatica e di ortografia. Tendono a emergere di più in un'e-mail breve che in una lunga. Assicuratevi di utilizzare un correttore grammaticale e di non lasciare errori nel vostro messaggio.

Assicurarsi che il destinatario sappia di cosa si sta parlando

Vi è mai capitato di ricevere un'e-mail e di fraintendere completamente l'oggetto della richiesta? Vi è mai capitato di ricevere un messaggio da una persona che conoscete bene, ma che non ha la minima idea di cosa stia parlando? Succede molto più spesso di quanto si possa pensare e bisogna essere sicuri che non sia una trappola in cui si cade anche quando si scrive un'e-mail di sollecito.

In definitiva, il contesto è il numero uno quando si invia un'e-mail di promemoria! Dovete assicurarvi che la persona che riceve l'e-mail sappia di cosa state parlando e che possa rispondere rapidamente in modo da tenervi aggiornati. Quindi, siate specifici nei vostri promemoria e assicuratevi di dettagliare, anche se brevemente, ciò che state contattando per ricordare alla persona. Se i compiti assegnati alla persona hanno un numero, assicuratevi di fare riferimento a questo.

Suggerisci di utilizzare un'applicazione di pianificazione

Un'app di pianificazione potrebbe essere di grande aiuto per tutti i collaboratori di un progetto, grazie alle interfacce condivise e alla possibilità di lavorare collettivamente su progetti ospitati o supportati da esse. Nella vostra e-mail di promemoria, se state cercando di essere amichevoli, è una buona idea anche apparire come utili, e suggerendo un'app di pianificazione per eliminare la necessità di ulteriori promemoria in futuro, otterrete facilmente questo risultato.

Assicuratevi che si tratti di un'applicazione di pianificazione che voi stessi ritenete utile. Qualcosa come Bookafy, che a differenza di altre app di pianificazione presenti sul mercato, può essere utilizzata sia su browser che su dispositivi iOS e Android. Bookafy offre anche tariffe di abbonamento più basse rispetto ad altre applicazioni simili ed è una buona scelta per le aziende più piccole e con meno risorse. Bookafy è una buona applicazione da utilizzare anche grazie alla sua politica di assistenza clienti, che offre supporto sia telefonico che via e-mail, assicurando agli utenti la possibilità di raggiungerli in qualsiasi momento in caso di problemi.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.