Du trenger ikke å slite med å sette sammen en vennlig påminnelses-e-post.
En påminnelses-e-post er et nødvendig onde; Du vil ikke skynde dine ansatte / frilansere sammen, ikke når de jobber så flittig for å fullføre prosjektene du har tildelt. Men den fristen nærmer seg også med stormskritt. Når du er fanget i en situasjon som dette, må du holde kontakten med de som jobber for deg, for å sikre at de er på rett sted og fremgang blir gjort.
Men å skrive en påminnelses-e-post kan være vanskelig; Å sette sammen noe som haster i naturen, men høflig i tonen er en komplisert ting! Faktisk øver til og med noen ansatte på å nå ut til forskjellige eksperter og tjenester som kursskrivingstjeneste, innholdsmarkedsføringsplattformer eller andre tilknyttede partnere med sikte på at påminnelses-e-postene deres ser perfekt ut fra grammatikk og leksikalske synspunkter. Men det er en kunst til det vi skal dele med deg – påminnelses-e-postmeldinger trenger ikke å være en fryktet ting å skrive og motta.
Vær høflig
Det første du må gjøre, når du prøver å skrive en vennlig påminnelse, er å være høflig. Selvfølgelig kan dette virke åpenbart, men når du ikke konsentrerer deg om hvordan du fremstår, kan tonen din lett misforstås av mottakeren. Vær forsiktig med hvordan du uttrykker e-posten din, slik at du kommer over vennlig og samtaleaktig, i stedet for noen i et enkelt forretningsforhold med mottakeren.
Viktigst av alt, sørg for å sjekke inn med en uttalelse som innebærer at ingen har feil.
Antyde at e-posten deres ble savnet av deg, eller at hvis de har vært i kontakt, har e-post- eller meldingssystemet ditt ikke gjort deg oppmerksom på det. Antyde at e-posten deres ble savnet av deg, eller at hvis de har vært i kontakt, har meldings- eller e-postleveringssystemet ditt ikke gjort deg oppmerksom på det.
. Når du bruker uttalelser som disse, minner du personen i den andre enden om at du sjekker inn uten skyld, og du kommer ikke over som uhøflig eller utålmodig på noen måte. For eksempel:
Hold meldingen kort
I alle formål med å skrive en påminnelses-e-post, må du holde meldingen kort. Det må være klart og konsist og rett på sak, for å sikre at du ikke fremstår som anklagende, utålmodig, og for å minimere muligheten for at du avbryter. Gjør meldingen din til mottakeren enkel å lese gjennom, og du vil oppdage at de vil være mye mer åpne for å svare på den på en rask og effektiv måte selv. Hvis du ikke vet hvordan du gjør det på riktig måte – spør essayforfatteren om hjelp.
Å holde en påminnelses-e-post kort er en stor del av å fremstå som vennlig og hjelpsom, fordi den følger samtaleformatet mye tettere enn en lang og utvidet e-post noensinne ville gjort. De er vanskelige å se på, enn si lese og svare på, og du prøver å være profesjonell om nysgjerrigheten din her. Du lar også meldingen være langt mindre åpen for tolkning, og mottakeren vil ikke lure på om du prøver å antyde noe om deres egen oppførsel via sending av e-posten. Vær imidlertid forsiktig med grammatikk- eller stavefeil. De har en tendens til å dukke opp mer i en kort e-post enn en lang. Pass på at du bruker en grammatikkontroll , og la det ikke være noen feil i meldingen.
Sørg for at mottakeren vet hva du snakker om
Har du noen gang mottatt en e-post og fullstendig misforstått hva den spurte om? Har du noen gang blitt sendt meldinger av noen du kjenner godt, men har ingen anelse om hva de snakker om? Det skjer mye mer enn du kanskje tror, og du må være sikker på at det ikke er en felle du også faller i når du skriver en påminnelses-e-post.
Alt i alt er kontekst nummer én når du sender en påminnelses-e-post! Du må sørge for at personen som mottar e-posten vet hva du snakker om, og at de raskt kan svare på en slik måte at du holder deg oppdatert. Så vær spesifikk i påminnelsene dine, og sørg for at du detaljerer, om enn kort, hva du tar kontakt for å minne personen om. Hvis oppgavene du har tilordnet personen har et nummer, må du huske å referere til dette.
Foreslå å bruke en planleggingsapp
En planleggingsapp kan være til reell hjelp for alle samarbeidspartnere på et prosjekt, takket være deres delte grensesnitt, og muligheten til å jobbe kollektivt på prosjekter enten vert eller støttet gjennom dem. I påminnelses-e-posten din, hvis du prøver å være vennlig, er det en god idé å komme over som nyttig også, og ved å foreslå en planleggingsapp for å fjerne behovet for ytterligere påminnelser i fremtiden, vil du enkelt oppnå dette.
Sørg for at det er en planleggingsapp som du selv synes er nyttig. Noe som Bookafy, som i motsetning til andre planleggingsapper på markedet, kan brukes både i nettleseren og på iOS- og Android-enheter. Bookafy tilbyr også lavere abonnementspriser enn lignende apper, og er et godt valg for de mindre, mindre ressurssterke operasjonene du kan jobbe med. Bookafy er også en god app å bruke takket være kundeservicepolitikken, som tilbyr både telefon- og e-poststøtte, slik at brukerne til enhver tid kan nå dem angående problemer.
Fang oppmerksomheten deres
En påminnelses-e-post kan lett gå glipp av, som vi kort bemerket ovenfor, da det er redusert følelse av haster. Selv om dette ikke nødvendigvis er en dårlig ting, betyr det at du må gjøre noe som vil fange mottakerens oppmerksomhet. Du må sørge for at e-posten din skiller seg ut, noe som kan oppnås på en rekke måter.
En fengende emnelinje, noen iøynefallende bilder når du åpner meldingen, eller til og med bare et «VIKTIG» prefiks kan gjøre underverker for å få noen til å ta hensyn. Selvfølgelig, selv når du nærmer deg et oppmerksomhetsgrep, må du fremstå som vennlig, så prøv å holde alle disse forsøkene så uformelle som mulig.
For å prøve å forhindre at e-postmeldinger blir savnet i fremtiden, må du selvfølgelig be alle ansatte / frilansentreprenører om å sortere e-postadressen din i det ‘viktige’ filteret. Dette betyr at den vil dukke opp i innboksen deres varslet av en stjerne. Du kan også kreve at de bruker en arbeidsrelatert mappe, som sjekkes daglig, for å sikre at ingen av e-postene dine blir filtrert inn i «spam» -boksen.