Hvordan skrive en vennlig påminnelses-e-post?

Hold meldingen kort

I alle formål med å skrive en påminnelses-e-post, må du holde meldingen kort. Det må være klart og konsist og rett på sak, for å sikre at du ikke fremstår som anklagende, utålmodig, og for å minimere muligheten for at du avbryter. Gjør meldingen din til mottakeren enkel å lese gjennom, og du vil oppdage at de vil være mye mer åpne for å svare på den på en rask og effektiv måte selv. Hvis du ikke vet hvordan du gjør det på riktig måte - spør essayforfatteren om hjelp.

Å holde en påminnelses-e-post kort er en stor del av å fremstå som vennlig og hjelpsom, fordi den følger samtaleformatet mye tettere enn en lang og utvidet e-post noensinne ville gjort. De er vanskelige å se på, enn si lese og svare på, og du prøver å være profesjonell om nysgjerrigheten din her. Du lar også meldingen være langt mindre åpen for tolkning, og mottakeren vil ikke lure på om du prøver å antyde noe om deres egen oppførsel via sending av e-posten. Vær imidlertid forsiktig med grammatikk- eller stavefeil. De har en tendens til å dukke opp mer i en kort e-post enn en lang. Pass på at du bruker en grammatikkontroll , og la det ikke være noen feil i meldingen.

Sørg for at mottakeren vet hva du snakker om

Har du noen gang mottatt en e-post og fullstendig misforstått hva den spurte om? Har du noen gang blitt sendt meldinger av noen du kjenner godt, men har ingen anelse om hva de snakker om? Det skjer mye mer enn du kanskje tror, og du må være sikker på at det ikke er en felle du også faller i når du skriver en påminnelses-e-post.

Alt i alt er kontekst nummer én når du sender en påminnelses-e-post! Du må sørge for at personen som mottar e-posten vet hva du snakker om, og at de raskt kan svare på en slik måte at du holder deg oppdatert. Så vær spesifikk i påminnelsene dine, og sørg for at du detaljerer, om enn kort, hva du tar kontakt for å minne personen om. Hvis oppgavene du har tilordnet personen har et nummer, må du huske å referere til dette.

Foreslå å bruke en planleggingsapp

En planleggingsapp kan være til reell hjelp for alle samarbeidspartnere på et prosjekt, takket være deres delte grensesnitt, og muligheten til å jobbe kollektivt på prosjekter enten vert eller støttet gjennom dem. I påminnelses-e-posten din, hvis du prøver å være vennlig, er det en god idé å komme over som nyttig også, og ved å foreslå en planleggingsapp for å fjerne behovet for ytterligere påminnelser i fremtiden, vil du enkelt oppnå dette.

Sørg for at det er en planleggingsapp som du selv synes er nyttig. Noe som Bookafy, som i motsetning til andre planleggingsapper på markedet, kan brukes både i nettleseren og på iOS- og Android-enheter. Bookafy tilbyr også lavere abonnementspriser enn lignende apper, og er et godt valg for de mindre, mindre ressurssterke operasjonene du kan jobbe med. Bookafy er også en god app å bruke takket være kundeservicepolitikken, som tilbyr både telefon- og e-poststøtte, slik at brukerne til enhver tid kan nå dem angående problemer.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.