Não precisa de se esforçar para elaborar uma mensagem electrónica de lembrete amigável.
Um e-mail de lembrete é um mal necessário; não quer apressar os seus empregados/freelancers, não quando eles estão a trabalhar tão diligentemente para completar os projectos que lhes atribuiu. No entanto, esse prazo também está a aproximar-se rapidamente. Quando se é apanhado numa situação como esta, é necessário manter o contacto com as pessoas que trabalham para si, para garantir que estão no lugar certo e que estão a ser feitos progressos.
Mas escrever uma mensagem de correio electrónico de lembrete pode ser difícil; elaborar algo que seja apressado por natureza mas educado no tom é complicado! De facto, até mesmo alguns funcionários recorrem a vários especialistas e serviços, como o serviço de redacção de trabalhos de curso, plataformas de marketing de conteúdos ou outros parceiros afiliados, para que os seus e-mails de lembrete tenham uma aparência perfeita do ponto de vista gramatical e lexical. Mas há uma arte que vamos partilhar consigo – os lembretes por correio electrónico não têm de ser uma coisa temível de escrever e receber.
Ser educado
A primeira coisa a fazer, quando se está a tentar escrever um lembrete amigável, é ser educado. Claro que isto pode parecer óbvio, mas quando não se concentra na forma como se apresenta, o seu tom pode ser facilmente mal interpretado pelo destinatário. Tenha cuidado com a forma como redige a sua mensagem de correio electrónico, de modo a parecer amigável e com um tom de conversa, em vez de alguém que tem uma simples relação comercial com o destinatário.
Mais importante ainda, não se esqueça de fazer uma declaração que indique que ninguém é culpado.
Sugira que o e-mail deles não foi visto por si ou que, se eles estiveram em contacto, o seu e-mail ou sistema de mensagens não o informou. Sugira que a mensagem de correio electrónico não foi recebida por si ou que, se a pessoa esteve em contacto, o seu sistema de mensagens ou de entrega de correio electrónico não o informou.
. Quando utiliza afirmações como estas, recorda à pessoa do outro lado que está a verificar sem culpa e que não está a parecer rude ou impaciente de forma alguma. Por exemplo:
Mantenha a sua mensagem curta
Para escrever uma mensagem de correio electrónico de lembrete, é necessário que a mensagem seja curta. Tem de ser claro, conciso e directo, para não parecer acusatório ou impaciente e para minimizar a possibilidade de estar a interromper. Torne a sua mensagem para o destinatário fácil de ler e verá que ele estará muito mais aberto a responder-lhe de forma rápida e eficaz. Se não souber como o fazer correctamente, peça ajuda ao redactor.
Manter uma mensagem de correio electrónico de lembrete curta é uma grande parte do processo de parecer amigável e útil, porque segue o formato da conversa muito mais de perto do que uma mensagem de correio electrónico longa e alargada alguma vez faria. É difícil olhar para elas, quanto mais ler e responder, e está a tentar ser profissional na sua curiosidade. Também deixa a mensagem muito menos aberta a interpretações e o destinatário não ficará a pensar se está a tentar insinuar algo sobre a sua própria conduta através do envio do e-mail. No entanto, tenha cuidado com os erros gramaticais e ortográficos. Tendem a destacar-se mais numa mensagem de correio electrónico curta do que numa longa. Certifique-se de que utiliza um corrector gramatical e não deixa erros na sua mensagem.
Certifique-se de que o destinatário sabe do que está a falar
Já alguma vez recebeu uma mensagem de correio electrónico e não percebeu completamente o que era pedido? Já alguma vez recebeu uma mensagem de alguém que conhece bem, mas que não faz ideia do que está a falar? Acontece muito mais do que se pensa e é preciso ter a certeza de que não é uma armadilha em que também se cai quando se escreve um e-mail de lembrete.
Em suma, o contexto é o mais importante quando se envia um lembrete por correio electrónico! Tem de garantir que a pessoa que recebe a mensagem sabe do que está a falar e que pode responder rapidamente de forma a mantê-lo actualizado. Por isso, seja específico nos seus lembretes e certifique-se de que detalha, ainda que brevemente, o motivo pelo qual está a entrar em contacto para lembrar a pessoa. Se as tarefas que atribuiu à pessoa tiverem um número, não se esqueça de o referir.
Sugerir a utilização de uma aplicação de agendamento
Uma aplicação de agendamento pode ser uma verdadeira ajuda para todos os colaboradores de um projecto, graças às suas interfaces partilhadas e à capacidade de trabalhar colectivamente em projectos alojados ou apoiados por eles. No seu e-mail de lembrete, se está a tentar ser amigável, é uma boa ideia parecer também útil e, ao sugerir uma aplicação de agendamento para eliminar a necessidade de mais lembretes no futuro, conseguirá facilmente fazê-lo.
Certifique-se de que se trata de uma aplicação de agendamento que considera útil. Algo como o Bookafy, que, ao contrário de outras aplicações de agendamento no mercado, pode ser utilizado tanto no browser como em dispositivos iOS e Android. A Bookafy também oferece taxas de subscrição mais baixas do que outras aplicações semelhantes e é uma boa opção para as operações mais pequenas e com menos recursos com que possa estar a trabalhar. A Bookafy é também uma boa aplicação para utilizar graças à sua política de serviço ao cliente, que oferece apoio por telefone e por correio electrónico, garantindo que os utilizadores podem contactá-los em qualquer altura relativamente a problemas.
Chamar a atenção
Uma mensagem de correio electrónico de lembrete pode ser facilmente ignorada, como referimos acima, uma vez que o sentido de urgência é reduzido. Embora isto não seja necessariamente mau, significa que precisa de fazer algo que chame a atenção do destinatário. É necessário garantir que o seu correio electrónico se destaca, o que pode ser conseguido de várias formas.
Uma linha de assunto apelativa, algumas imagens que chamam a atenção ao abrir a mensagem, ou mesmo apenas um prefixo “IMPORTANTE” podem fazer maravilhas para que alguém preste atenção. É claro que, mesmo quando se aproxima de uma tentativa de chamar a atenção, tem de parecer amigável, por isso tente manter todas estas tentativas tão informais quanto possível.
Claro que, para tentar evitar que qualquer correio electrónico seja perdido no futuro, não se esqueça de pedir a todos os empregados/contratantes freelance que coloquem o seu endereço de correio electrónico no filtro “importante”. Isto significa que aparecerá na caixa de correio electrónico notificado por uma estrela. Pode também exigir-lhes que utilizem uma pasta relacionada com o trabalho, que é verificada diariamente, para garantir que nenhum dos seus e-mails é filtrado para a caixa de “spam”.