Comment rédiger un courriel de rappel amical ?

Un message court

Quel que soit le but de la rédaction d'un courriel de rappel, vous devez veiller à ce que votre message soit court. Elle doit être claire, concise et directe, afin de ne pas donner l'impression d'être accusateur ou impatient, et de minimiser la possibilité d'interrompre l'interlocuteur. Faites en sorte que votre message soit facile à lire par le destinataire et vous verrez qu'il sera beaucoup plus enclin à y répondre lui-même de manière rapide et efficace. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, demandez de l'aide au rédacteur de l'essai.

La brièveté de l'e-mail de rappel contribue largement à donner l'impression d'être amical et utile, car il suit le format de la conversation beaucoup plus étroitement qu'un e-mail long et détaillé ne le ferait jamais. Il est difficile de les regarder, sans parler de les lire et d'y répondre, et vous essayez de faire preuve de professionnalisme dans votre curiosité. Vous laissez également le message beaucoup moins ouvert à l'interprétation, et le destinataire ne se demandera pas si vous essayez d'insinuer quelque chose à propos de sa propre conduite en envoyant le courrier électronique. Attention toutefois aux fautes de grammaire ou d'orthographe. Ils ont tendance à ressortir davantage dans un e-mail court que dans un e-mail long. Veillez à utiliser un correcteur grammatical et à ne pas laisser de fautes dans votre message.

Assurez-vous que le destinataire sait de quoi vous parlez

Vous est-il déjà arrivé de recevoir un courriel et de ne pas comprendre du tout ce qu'il demandait ? Avez-vous déjà reçu un message d'une personne que vous connaissez bien, mais qui n'a aucune idée de ce dont elle parle ? Cela arrive beaucoup plus souvent que vous ne le pensez, et vous devez vous assurer que ce n'est pas un piège dans lequel vous tombez également lorsque vous rédigez un courriel de rappel.

En résumé, le contexte est primordial lors de l'envoi d'un courriel de rappel ! Vous devez vous assurer que la personne qui reçoit le courrier électronique sait de quoi vous parlez et qu'elle peut répondre rapidement de manière à vous tenir au courant. Soyez donc précis dans vos rappels et assurez-vous de détailler, même brièvement, ce pour quoi vous prenez contact avec la personne. Si les tâches que vous avez assignées à la personne ont un numéro, veillez à le mentionner.

Suggérer l'utilisation d'une application de planification

Une application de planification peut être d'une aide précieuse pour tous les collaborateurs d'un projet, grâce à leurs interfaces partagées et à leur capacité à travailler collectivement sur des projets hébergés ou soutenus par leur intermédiaire. Dans votre courriel de rappel, si vous essayez d'être amical, il est bon de vous montrer également utile, et en suggérant une application de programmation pour éliminer le besoin de nouveaux rappels à l'avenir, vous y parviendrez facilement.

Assurez-vous qu'il s'agit d'une application de planification que vous trouvez utile. Quelque chose comme Bookafy, qui, contrairement à d'autres applications de planification sur le marché, peut être utilisé à la fois dans un navigateur et sur des appareils iOS et Android. Bookafy propose également des tarifs d'abonnement inférieurs à ceux d'applications similaires, et constitue un bon choix pour les entreprises plus petites et moins débrouillardes avec lesquelles vous travaillez peut-être. Bookafy est également une bonne application à utiliser grâce à sa politique de service à la clientèle, qui offre une assistance par téléphone et par e-mail, ce qui permet aux utilisateurs de les joindre à tout moment en cas de problème.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.