Vous n’avez pas besoin de vous battre pour rédiger un courriel de rappel sympathique.
Un courriel de rappel est un mal nécessaire ; vous ne voulez pas presser vos employés/freelancers, pas quand ils travaillent avec tant de diligence pour achever les projets que vous leur avez confiés. Toutefois, cette échéance approche également à grands pas. Lorsque vous vous retrouvez dans une telle situation, vous devez rester en contact avec les personnes qui travaillent pour vous, afin de vous assurer qu’elles sont au bon endroit et que des progrès sont réalisés.
Mais rédiger un courriel de rappel peut s’avérer difficile ; il est en effet compliqué d’élaborer un message qui soit à la fois pressant et poli ! En fait, certains employés ont même l’habitude de faire appel à divers experts et services tels que des services de rédaction de devoirs, des plateformes de marketing de contenu ou d’autres partenaires affiliés dans le but d’obtenir des courriels de rappel parfaits du point de vue grammatical et lexical. Mais il y a un art que nous allons partager avec vous – les courriels de rappel ne doivent pas être une chose redoutée à écrire et à recevoir.
Soyez poli
La première chose à faire, lorsque vous essayez de rédiger un rappel amical, est d’être poli. Bien sûr, cela peut sembler évident, mais si vous ne vous concentrez pas sur la façon dont vous vous présentez, votre ton peut facilement être mal interprété par le destinataire. Faites attention à la manière dont vous formulez votre courrier électronique, afin de donner l’impression d’être amical et de tenir une conversation, plutôt que d’être dans une simple relation d’affaires avec le destinataire.
Le plus important est de s’assurer d’une déclaration qui implique que personne n’est en faute.
Suggérez que vous n’avez pas reçu leur courriel ou que, s’ils ont été contactés, vous n’avez pas été informé par votre système de messagerie ou de courriel. Suggérez que vous n’avez pas reçu leur courriel ou que, s’ils ont été contactés, votre système de messagerie ou d’envoi de courriels ne vous en a pas informé.
. Lorsque vous utilisez de telles affirmations, vous rappelez à la personne à l’autre bout du fil que vous prenez des nouvelles sans blâmer personne et que vous n’êtes pas impoli ou impatient de quelque manière que ce soit. Par exemple :
Un message court
Quel que soit le but de la rédaction d’un courriel de rappel, vous devez veiller à ce que votre message soit court. Elle doit être claire, concise et directe, afin de ne pas donner l’impression d’être accusateur ou impatient, et de minimiser la possibilité d’interrompre l’interlocuteur. Faites en sorte que votre message soit facile à lire par le destinataire et vous verrez qu’il sera beaucoup plus enclin à y répondre lui-même de manière rapide et efficace. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, demandez de l’aide au rédacteur de l’essai.
La brièveté de l’e-mail de rappel contribue largement à donner l’impression d’être amical et utile, car il suit le format de la conversation beaucoup plus étroitement qu’un e-mail long et détaillé ne le ferait jamais. Il est difficile de les regarder, sans parler de les lire et d’y répondre, et vous essayez de faire preuve de professionnalisme dans votre curiosité. Vous laissez également le message beaucoup moins ouvert à l’interprétation, et le destinataire ne se demandera pas si vous essayez d’insinuer quelque chose à propos de sa propre conduite en envoyant le courrier électronique. Attention toutefois aux fautes de grammaire ou d’orthographe. Ils ont tendance à ressortir davantage dans un e-mail court que dans un e-mail long. Veillez à utiliser un correcteur grammatical et à ne pas laisser de fautes dans votre message.
Assurez-vous que le destinataire sait de quoi vous parlez
Vous est-il déjà arrivé de recevoir un courriel et de ne pas comprendre du tout ce qu’il demandait ? Avez-vous déjà reçu un message d’une personne que vous connaissez bien, mais qui n’a aucune idée de ce dont elle parle ? Cela arrive beaucoup plus souvent que vous ne le pensez, et vous devez vous assurer que ce n’est pas un piège dans lequel vous tombez également lorsque vous rédigez un courriel de rappel.
En résumé, le contexte est primordial lors de l’envoi d’un courriel de rappel ! Vous devez vous assurer que la personne qui reçoit le courrier électronique sait de quoi vous parlez et qu’elle peut répondre rapidement de manière à vous tenir au courant. Soyez donc précis dans vos rappels et assurez-vous de détailler, même brièvement, ce pour quoi vous prenez contact avec la personne. Si les tâches que vous avez assignées à la personne ont un numéro, veillez à le mentionner.
Suggérer l’utilisation d’une application de planification
Une application de planification peut être d’une aide précieuse pour tous les collaborateurs d’un projet, grâce à leurs interfaces partagées et à leur capacité à travailler collectivement sur des projets hébergés ou soutenus par leur intermédiaire. Dans votre courriel de rappel, si vous essayez d’être amical, il est bon de vous montrer également utile, et en suggérant une application de programmation pour éliminer le besoin de nouveaux rappels à l’avenir, vous y parviendrez facilement.
Assurez-vous qu’il s’agit d’une application de planification que vous trouvez utile. Quelque chose comme Bookafy, qui, contrairement à d’autres applications de planification sur le marché, peut être utilisé à la fois dans un navigateur et sur des appareils iOS et Android. Bookafy propose également des tarifs d’abonnement inférieurs à ceux d’applications similaires, et constitue un bon choix pour les entreprises plus petites et moins débrouillardes avec lesquelles vous travaillez peut-être. Bookafy est également une bonne application à utiliser grâce à sa politique de service à la clientèle, qui offre une assistance par téléphone et par e-mail, ce qui permet aux utilisateurs de les joindre à tout moment en cas de problème.
Attirer leur attention
Un courriel de rappel peut facilement être manqué, comme nous l’avons brièvement noté ci-dessus, car le sentiment d’urgence est moindre. Bien que cela ne soit pas nécessairement une mauvaise chose, cela signifie que vous devez faire quelque chose qui attirera l’attention du destinataire. Vous devez vous assurer que votre courriel se démarque, ce qui peut être réalisé de différentes manières.
Une ligne d’objet accrocheuse, des images qui attirent l’attention lors de l’ouverture du message, ou même simplement un préfixe « IMPORTANT » peuvent faire des merveilles pour attirer l’attention. Bien entendu, même si vous essayez d’attirer l’attention, il faut que vous passiez pour quelqu’un d’amical, alors essayez de garder toutes ces tentatives aussi décontractées que possible.
Bien entendu, pour éviter que des courriels ne passent inaperçus à l’avenir, veillez à demander à tous vos employés/travailleurs indépendants de classer votre adresse électronique dans le filtre « important ». Cela signifie qu’elle apparaîtra dans leur boîte de réception, signalée par une étoile. Vous pouvez également leur demander d’utiliser un dossier professionnel, qui est vérifié quotidiennement, afin de vous assurer qu’aucun de vos courriels n’est filtré dans la boîte « spam ».