Hvordan skriver man en venlig påmindelsesmail?

Hold dit budskab kort

Når du skriver en påmindelsesmail, er du nødt til at holde din besked kort, uanset hvad du gør. Den skal være klar og præcis og gå til sagen, så du ikke virker anklagende eller utålmodig, og så du minimerer risikoen for at afbryde. Gør din besked til modtageren let at læse igennem, og du vil opdage, at de vil være meget mere åbne for selv at svare på den hurtigt og effektivt. Hvis du ikke ved, hvordan du gør det på den rigtige måde, kan du bede essayforfatteren om hjælp.

At holde en påmindelsesmail kort er en vigtig del af at fremstå som venlig og hjælpsom, fordi den følger samtalens format meget tættere end en lang og omfattende mail nogensinde ville gøre. De er svære at se på, for slet ikke at tale om at læse og svare på, og du forsøger at være professionel med din nysgerrighed her. Du efterlader også budskabet langt mindre åbent for fortolkning, og modtageren vil ikke spekulere på, om du forsøger at antyde noget om deres egen adfærd ved at sende e-mailen. Vær dog forsigtig med grammatik- og stavefejl. De er mere tydelige i en kort e-mail end i en lang. Sørg for at bruge en grammatikkontroller, og sørg for, at der ikke er fejl i din besked.

Sørg for, at modtageren ved, hvad du taler om

Har du nogensinde modtaget en e-mail og helt misforstået, hvad den handlede om? Har du nogensinde fået en besked fra en person, som du kender godt, men som du ikke aner, hvad vedkommende taler om? Det sker meget oftere, end du måske tror, og du skal være sikker på, at det ikke er en fælde, du også falder i, når du skriver en påmindelsesmail.

Alt i alt er konteksten vigtigst, når du sender en påmindelsesmail! Du skal sikre dig, at den person, der modtager e-mailen, ved, hvad du taler om, og at vedkommende hurtigt kan svare på en måde, der holder dig opdateret. Så vær specifik i dine påmindelser, og sørg for at beskrive, om end kortfattet, hvad du kontakter personen for at minde ham om. Hvis de opgaver, du har tildelt personen, har et nummer, skal du sørge for at henvise til dette.

Foreslå at bruge en planlægningsapp

En planlægningsapp kan være til stor hjælp for alle samarbejdspartnere på et projekt takket være deres fælles grænseflader og mulighed for at arbejde kollektivt på projekter, der enten er hostet eller understøttet af dem. Hvis du forsøger at være venlig i din påmindelsesmail, er det en god idé at fremstå hjælpsom, og ved at foreslå en planlægningsapp, der fjerner behovet for yderligere påmindelser i fremtiden, kan du nemt opnå dette ved at foreslå en planlægningsapp.

Sørg for, at det er en planlægningsapp, som du selv finder nyttig. Noget som Bookafy, som i modsætning til andre planlægningsapps på markedet kan bruges både i browseren og på iOS- og Android-enheder. Bookafy tilbyder også lavere abonnementspriser end lignende apps og er et godt valg for mindre, mindre ressourcestærke virksomheder, som du måske arbejder med. Bookafy er også en god app at bruge takket være deres kundeservicepolitik, som tilbyder både telefon- og e-mail-support, hvilket sikrer, at brugerne altid kan få fat i dem, når de har problemer.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.