Du behøver ikke at kæmpe for at sammensætte en venlig påmindelsesmail.
En påmindelsesmail er et nødvendigt onde; du ønsker ikke at skynde på dine medarbejdere/freelancere, ikke når de arbejder så ihærdigt for at fuldføre de projekter, du har tildelt dem. Denne frist nærmer sig imidlertid også hurtigt. Når du er fanget i en situation som denne, er du nødt til at holde kontakten med de mennesker, der arbejder for dig, for at sikre, at de er på det rigtige sted, og at der sker fremskridt.
Men det kan være svært at skrive en påmindelsesmail; det er kompliceret at sammensætte noget, der har travlt, men som er høfligt i tonen! Faktisk er der endda nogle medarbejdere, der bruger forskellige eksperter og tjenester som f.eks. kursusskrivning, indholdsmarkedsføringsplatforme eller andre affilierede partnere med det formål at få deres påmindelsesmails til at se perfekte ud fra grammatiske og leksikalske synspunkter. Men der er en kunst i det, som vi vil dele med dig – påmindelsesmails behøver ikke at være en frygtet ting at skrive og modtage.
Vær høflig
Det første, du skal gøre, når du forsøger at skrive en venlig påmindelse, er at være høflig. Det kan selvfølgelig virke indlysende, men når du ikke koncentrerer dig om, hvordan du virker, kan modtageren let misforstå din tone. Vær forsigtig med, hvordan du formulerer din e-mail, så du fremstår venlig og konversationsagtig i stedet for at være en person, der kun har et forretningsmæssigt forhold til modtageren.
Vigtigst af alt er det at sørge for at tjekke ind med en erklæring, der antyder, at ingen er skyldige.
Foreslå, at du har overset deres e-mail, eller at hvis de har været i kontakt med dig, har dit e-mail eller meddelelsessystem ikke gjort dig opmærksom på det. Foreslå, at du har overset deres e-mail, eller at hvis de har været i kontakt med dig, har du ikke fået besked fra dit besked- eller e-mailleveringssystem.
. Når du bruger udsagn som disse, minder du personen i den anden ende om, at du tjekker ind uden at bebrejde nogen, og du virker ikke uhøflig eller utålmodig på nogen måde. For eksempel:
Hold dit budskab kort
Når du skriver en påmindelsesmail, er du nødt til at holde din besked kort, uanset hvad du gør. Den skal være klar og præcis og gå til sagen, så du ikke virker anklagende eller utålmodig, og så du minimerer risikoen for at afbryde. Gør din besked til modtageren let at læse igennem, og du vil opdage, at de vil være meget mere åbne for selv at svare på den hurtigt og effektivt. Hvis du ikke ved, hvordan du gør det på den rigtige måde, kan du bede essayforfatteren om hjælp.
At holde en påmindelsesmail kort er en vigtig del af at fremstå som venlig og hjælpsom, fordi den følger samtalens format meget tættere end en lang og omfattende mail nogensinde ville gøre. De er svære at se på, for slet ikke at tale om at læse og svare på, og du forsøger at være professionel med din nysgerrighed her. Du efterlader også budskabet langt mindre åbent for fortolkning, og modtageren vil ikke spekulere på, om du forsøger at antyde noget om deres egen adfærd ved at sende e-mailen. Vær dog forsigtig med grammatik- og stavefejl. De er mere tydelige i en kort e-mail end i en lang. Sørg for at bruge en grammatikkontroller, og sørg for, at der ikke er fejl i din besked.
Sørg for, at modtageren ved, hvad du taler om
Har du nogensinde modtaget en e-mail og helt misforstået, hvad den handlede om? Har du nogensinde fået en besked fra en person, som du kender godt, men som du ikke aner, hvad vedkommende taler om? Det sker meget oftere, end du måske tror, og du skal være sikker på, at det ikke er en fælde, du også falder i, når du skriver en påmindelsesmail.
Alt i alt er konteksten vigtigst, når du sender en påmindelsesmail! Du skal sikre dig, at den person, der modtager e-mailen, ved, hvad du taler om, og at vedkommende hurtigt kan svare på en måde, der holder dig opdateret. Så vær specifik i dine påmindelser, og sørg for at beskrive, om end kortfattet, hvad du kontakter personen for at minde ham om. Hvis de opgaver, du har tildelt personen, har et nummer, skal du sørge for at henvise til dette.
Foreslå at bruge en planlægningsapp
En planlægningsapp kan være til stor hjælp for alle samarbejdspartnere på et projekt takket være deres fælles grænseflader og mulighed for at arbejde kollektivt på projekter, der enten er hostet eller understøttet af dem. Hvis du forsøger at være venlig i din påmindelsesmail, er det en god idé at fremstå hjælpsom, og ved at foreslå en planlægningsapp, der fjerner behovet for yderligere påmindelser i fremtiden, kan du nemt opnå dette ved at foreslå en planlægningsapp.
Sørg for, at det er en planlægningsapp, som du selv finder nyttig. Noget som Bookafy, som i modsætning til andre planlægningsapps på markedet kan bruges både i browseren og på iOS- og Android-enheder. Bookafy tilbyder også lavere abonnementspriser end lignende apps og er et godt valg for mindre, mindre ressourcestærke virksomheder, som du måske arbejder med. Bookafy er også en god app at bruge takket være deres kundeservicepolitik, som tilbyder både telefon- og e-mail-support, hvilket sikrer, at brugerne altid kan få fat i dem, når de har problemer.
Fang deres opmærksomhed
En påmindelsesmail kan let blive overset, som vi kort har nævnt ovenfor, da der er en mindre følelse af, at det haster. Det er ikke nødvendigvis en dårlig ting, men det betyder, at du skal gøre noget, der fanger modtagerens opmærksomhed. Du skal sørge for, at din e-mail skiller sig ud, og det kan du gøre på flere forskellige måder.
En fængende emnelinje, nogle iøjnefaldende billeder, når du åbner beskeden, eller blot et “VIGTIGT”-præfiks kan gøre underværker for at få nogen til at være opmærksomme. Selv når du forsøger at få opmærksomhed, skal du selvfølgelig også virke venlig, så prøv at holde alle disse forsøg så afslappet som muligt.
For at undgå, at du går glip af e-mails i fremtiden, skal du naturligvis bede alle medarbejdere/freelancekontrahenter om at sortere din e-mailadresse i filteret “vigtig”. Det betyder, at den vil dukke op i deres indbakke med en stjerne som besked. Du kan også kræve, at de bruger en arbejdsrelateret mappe, som kontrolleres dagligt, for at sikre, at ingen af dine e-mails bliver filtreret i “spam”-boksen.