Du behöver inte kämpa för att skriva ett trevligt påminnelsemeddelande.
Ett påminnelsemail är ett nödvändigt ont; du vill inte skynda på dina anställda/frilansare, inte när de arbetar så ihärdigt för att slutföra de projekt som du har tilldelat dem. Den tidsfristen närmar sig dock snabbt. När du hamnar i en sådan situation måste du hålla kontakten med de personer som arbetar för dig för att se till att de är på rätt plats och att det går framåt.
Men det kan vara svårt att skriva ett påminnelsemail; det är komplicerat att skriva något som är brådskande till sin natur men artigt i tonen! Faktum är att till och med vissa anställda använder sig av olika experter och tjänster som skrivtjänster för kursarbeten, plattformar för innehållsmarknadsföring eller andra partnerföretag för att deras påminnelsemejl ska se perfekt ut ur grammatisk och lexikalisk synvinkel. Men det finns en konst som vi ska dela med oss av – påminnelsemejl behöver inte vara en fruktad sak att skriva och ta emot.
Var artig
Det första du ska göra när du försöker skriva en vänlig påminnelse är att vara artig. Detta kan förstås tyckas uppenbart, men om du inte koncentrerar dig på hur du framstår kan mottagaren lätt missförstå din ton. Var försiktig med hur du formulerar ditt e-postmeddelande så att du framstår som vänlig och konversationsliknande, istället för att vara en person som har en enkel affärsrelation med mottagaren.
Viktigast av allt är att se till att du kontrollerar ett uttalande som innebär att ingen är skyldig.
Föreslå att du har missat deras e-post eller att om de har varit i kontakt med dig har du inte fått reda på det genom ditt e-post- eller meddelandesystem. Föreslå att du missade deras e-post eller att om de har varit i kontakt med dig har ditt meddelande- eller e-postsystem inte gjort dig uppmärksam på det.
. När du använder sådana här uttalanden påminner du personen i andra änden om att du kollar in utan att klandra någon och att du inte på något sätt framstår som oförskämd eller otålig. Till exempel:
Håll ditt meddelande kort
När du skriver ett påminnelsemeddelande måste du alltid hålla ditt meddelande kort. Det måste vara tydligt, kortfattat och rakt på sak, så att du inte framstår som anklagande eller otålig och för att minimera risken för att du avbryter. Gör ditt meddelande till mottagaren lätt att läsa igenom, så kommer de att vara mycket mer öppna för att själva svara på det på ett snabbt och effektivt sätt. Om du inte vet hur du ska göra det på rätt sätt – be uppsatsförfattaren om hjälp.
Att hålla ett påminnelsemail kort är en viktig del av att framstå som vänlig och hjälpsam, eftersom det följer konversationsformatet mycket bättre än vad ett långt och utförligt mejl någonsin skulle göra. De är svåra att ens titta på, än mindre att läsa och svara på, och du försöker vara professionell i din nyfikenhet här. Du lämnar också meddelandet mycket mindre öppet för tolkning, och mottagaren kommer inte att undra om du försöker antyda något om deras eget beteende genom att skicka e-postmeddelandet. Var dock försiktig med grammatik och stavfel. De brukar framträda tydligare i ett kort mejl än i ett långt. Se till att du använder en grammatikgranskare och att du inte lämnar några fel i ditt meddelande.
Se till att mottagaren vet vad du pratar om
Har du någonsin fått ett e-postmeddelande och helt missförstått vad det handlade om? Har du någonsin fått ett meddelande från någon som du känner väl, men som inte har en aning om vad de pratar om? Det händer oftare än du tror, och du måste vara säker på att det inte är en fälla som du också går i när du skriver ett påminnelsemail.
Sammantaget är kontexten viktigast när du skickar ett påminnelsemail! Du måste se till att den person som tar emot e-postmeddelandet vet vad du pratar om och att han eller hon snabbt kan svara på ett sätt som håller dig uppdaterad. Var därför specifik i dina påminnelser och se till att du beskriver, även om det är kortfattat, vad du kontaktar personen för att påminna den om. Om de uppgifter som du har tilldelat personen har ett nummer, se till att ange detta.
Föreslå att du använder en schemaläggningsapp
En schemaläggningsapp kan vara till stor hjälp för alla medarbetare i ett projekt, tack vare deras gemensamma gränssnitt och möjligheten att arbeta kollektivt med projekt som antingen drivs eller stöds av dem. Om du försöker vara vänlig i ditt påminnelsemejl är det en bra idé att även framstå som hjälpsam, och genom att föreslå en schemaläggningsapp som gör att du slipper fler påminnelser i framtiden kan du enkelt åstadkomma detta.
Se till att det är en schemaläggningsapp som du själv tycker är användbar. Något som Bookafy, som till skillnad från andra schemaläggningsappar på marknaden kan användas både i webbläsaren och på iOS- och Android-enheter. Bookafy erbjuder också lägre prenumerationspriser än liknande appar och är ett bra val för mindre, mindre resursstarka verksamheter som du kanske arbetar med. Bookafy är också en bra app att använda tack vare sin kundtjänst, som erbjuder både telefon- och e-postsupport, vilket gör att användarna alltid kan nå dem om de har problem.
Fånga deras uppmärksamhet
Ett påminnelsemail kan lätt missas, vilket vi kortfattat påpekade ovan, eftersom det är mindre brådskande. Det är inte nödvändigtvis något dåligt, men det betyder att du måste göra något som fångar mottagarens uppmärksamhet. Du måste se till att ditt e-postmeddelande sticker ut, vilket du kan göra på flera olika sätt.
En catchy ämnesrad, några iögonfallande bilder när du öppnar meddelandet, eller till och med bara ett prefix ”VIKTIGT” kan göra underverk för att få någon att uppmärksamma dig. Även när du försöker dra uppmärksamheten till dig måste du förstås framstå som vänlig, så försök att hålla alla dessa försök så avslappnade som möjligt.
För att förhindra att e-postmeddelanden missas i framtiden bör du naturligtvis be alla anställda/frilansare att sortera din e-postadress i filtret ”viktigt”. Det betyder att det kommer att dyka upp i deras inkorg och meddelas med en stjärna. Du kan också kräva att de använder en arbetsrelaterad mapp som kontrolleras dagligen för att se till att ingen av dina e-postmeddelanden hamnar i skräppostlådan.