Sinun ei tarvitse ponnistella ystävällisen muistutussähköpostin laatimiseksi.
Muistutussähköposti on välttämätön paha; et halua hoputtaa työntekijöitäsi tai freelancereitasi, kun he työskentelevät niin ahkerasti saadakseen toimeksiantamasi projektit valmiiksi. Myös tämä määräaika lähestyy kuitenkin nopeasti. Kun joudut tällaiseen tilanteeseen, sinun on pidettävä yhteyttä työntekijöihisi varmistaaksesi, että he ovat oikeassa paikassa ja että edistystä tapahtuu.
Muistutussähköpostin kirjoittaminen voi kuitenkin olla vaikeaa; luonteeltaan kiireisen mutta sävyltään kohteliaan viestin laatiminen on monimutkainen asia! Itse asiassa jopa jotkut työntekijät turvautuvat käytännössä erilaisiin asiantuntijoihin ja palveluihin, kuten kurssitöiden kirjoituspalveluihin, sisältömarkkinointialustoihin tai muihin affiliate-kumppaneihin, jotta heidän muistutussähköpostinsa olisivat täydellisiä kieliopin ja sanaston kannalta. Mutta siinä on taito, jonka aiomme jakaa kanssasi – muistutussähköpostien ei tarvitse olla kauhistuttava asia kirjoittaa ja vastaanottaa.
Ole kohtelias
Kun yrität kirjoittaa ystävällisen muistutuksen, sinun on ensinnäkin oltava kohtelias. Tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta kun et keskity siihen, miten vaikutat, vastaanottaja voi helposti tulkita sävysi väärin. Ole varovainen sähköpostin muotoilussa, jotta vaikutat ystävälliseltä ja keskustelunomaiselta sen sijaan, että olisit pelkkä liikesuhde vastaanottajan kanssa.
Mikä tärkeintä, varmista, että tarkistat lausunnon, jossa annetaan ymmärtää, ettei kukaan ole syyllinen.
Ehdota, että et ole huomannut heidän sähköpostiaan tai että jos he ovat olleet yhteydessä, sähköposti- tai viestijärjestelmäsi ei ole ilmoittanut siitä sinulle. Ehdota, että et ole saanut heidän sähköpostiaan, tai että jos he ovat olleet yhteydessä, viestijärjestelmäsi tai sähköpostin toimitusjärjestelmäsi ei ole ilmoittanut sinulle.
. Kun käytät tällaisia lauseita, muistutat vastapuolta siitä, että tarkistat tilanteen ilman syytöksiä, etkä vaikuta millään tavalla töykeältä tai kärsimättömältä. Esimerkiksi:
Pidä viestisi lyhyenä
Muistutussähköpostin kirjoittamisen yhteydessä sinun on pidettävä viestisi lyhyenä. Sen on oltava selkeä, ytimekäs ja ytimekäs, jotta et vaikuta syyttelevältä tai kärsimättömältä ja jotta minimoit sen mahdollisuuden, että keskeytät puhelun. Tee viestistäsi vastaanottajalle helppolukuinen, ja huomaat, että hän on paljon valmiimpi vastaamaan siihen nopeasti ja tehokkaasti. Jos et osaa tehdä sitä oikein – pyydä apua esseen kirjoittajalta.
Muistutussähköpostin pitäminen lyhyenä on suuri osa ystävällisen ja avuliaana vaikuttamista, koska se noudattaa keskustelun muotoa paljon tarkemmin kuin pitkä ja laaja sähköposti koskaan tekisi. Niitä on vaikea edes katsoa, saati sitten lukea ja vastata niihin, ja yrität olla ammattimainen uteliaisuutesi suhteen. Jätät viestin myös paljon vähemmän tulkinnanvaraiseksi, eikä vastaanottaja mieti, yritätkö sähköpostin lähettämisellä vihjata jotain hänen omasta käytöksestään. Ole kuitenkin varovainen kielioppi- ja kirjoitusvirheiden kanssa. Niillä on taipumus tulla paremmin esiin lyhyessä kuin pitkässä sähköpostissa. Varmista, että käytät kieliopin tarkistusohjelmaa ja että viestissäsi ei ole virheitä.
Varmista, että vastaanottaja tietää mistä puhutte
Oletko koskaan saanut sähköpostia ja ymmärtänyt täysin väärin, mitä siinä kysyttiin? Oletko koskaan saanut viestin joltain, jonka tunnet hyvin, mutta jolla ei ole aavistustakaan, mistä hän puhuu? Sitä tapahtuu paljon useammin kuin luuletkaan, ja sinun on varmistettava, ettet lankea siihen ansaan myös muistutussähköpostia kirjoittaessasi.
Kaiken kaikkiaan asiayhteys on tärkeintä muistutussähköpostia lähetettäessä! Sinun on varmistettava, että sähköpostin vastaanottaja tietää, mistä puhut, ja että hän pystyy vastaamaan nopeasti niin, että pysyt ajan tasalla. Ole siis tarkka muistutuksissasi ja varmista, että kerrot yksityiskohtaisesti, vaikkakin lyhyesti, mistä asiasta muistutat henkilöä. Jos tehtävillä, jotka olet antanut henkilölle, on numero, muista viitata siihen.
Ehdota aikataulusovelluksen käyttöä
Aikataulusovelluksesta voi olla todellista apua kaikille projektin yhteistyökumppaneille, koska ne tarjoavat yhteisiä käyttöliittymiä ja mahdollisuuden työskennellä yhdessä joko isännöidyissä tai niiden tukemissa projekteissa. Jos yrität olla ystävällinen muistutussähköpostissasi, on hyvä idea vaikuttaa myös avuliaalta, ja ehdotat helposti aikataulusovellusta, joka poistaa muistutusten tarpeen tulevaisuudessa.
Varmista, että kyseessä on aikataulusovellus, joka on sinusta itsestäsi hyödyllinen. Kuten Bookafy, jota voi käyttää sekä selaimessa että iOS- ja Android-laitteissa, toisin kuin muita markkinoilla olevia aikataulusovelluksia. Bookafy tarjoaa myös alhaisempia tilausmaksuja kuin vastaavat sovellukset, ja se on hyvä valinta pienemmille, vähemmän resursseja omaaville yrityksille, joiden kanssa saatat työskennellä. Bookafy on myös hyvä sovellus sen asiakaspalvelukäytännön ansiosta, joka tarjoaa sekä puhelin- että sähköpostitukea, mikä takaa, että käyttäjät voivat aina tavoittaa heidät ongelmien suhteen.
Kiinnitä heidän huomionsa
Muistutussähköposti jää helposti huomaamatta, kuten edellä lyhyesti totesimme, koska kiireellisyyden tunne on vähentynyt. Vaikka tämä ei välttämättä ole huono asia, se tarkoittaa, että sinun on tehtävä jotain, joka kiinnittää vastaanottajan huomion. Sinun on varmistettava, että sähköpostisi erottuu muista, mikä voidaan saavuttaa monin eri tavoin.
Tarttuva otsikkorivi, huomiota herättävät kuvat viestin avaamisen yhteydessä tai jopa pelkkä ”TÄRKEÄÄ”-etuliite voivat tehdä ihmeitä saadaksesi jonkun kiinnittämään huomiota. Tietenkin sinun on vaikutettava ystävälliseltä, vaikka yritätkin herättää huomiota, joten yritä pitää kaikki nämä yritykset mahdollisimman rentoina.
Jotta sähköpostit eivät jäisi tulevaisuudessa huomaamatta, pyydä kaikkia työntekijöitäsi ja freelance-urakoitsijoitasi lajittelemaan sähköpostiosoitteesi ”tärkeä”-suodattimeen. Tämä tarkoittaa, että se ilmestyy heidän postilaatikkoonsa tähdellä varustettuna. Voisit myös vaatia heitä käyttämään työhön liittyvää kansiota, joka tarkistetaan päivittäin, jotta varmistat, ettei yksikään sähköpostisi joudu roskapostilaatikkoon.