คุณไม่จำเป็นต้องดิ้นรนเพื่อรวบรวมอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตร
อีเมลเตือนความจำเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็น คุณไม่ต้องการเร่งรีบให้พนักงาน/ฟรีแลนซ์ของคุณทำงาน ไม่ใช่เมื่อพวกเขาทำงานอย่างขยันขันแข็งเพื่อทำโครงการที่คุณได้รับมอบหมายให้เสร็จ อย่างไรก็ตาม กำหนดเวลาดังกล่าวก็ใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็วเช่นกัน เมื่อคุณตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณจะต้องติดต่อกับคนที่ทำงานให้คุณอยู่เสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องและกำลังดำเนินการอยู่
แต่การเขียนอีเมลเตือนความจำอาจเป็นเรื่องยาก การผสมผสานสิ่งที่รีบร้อนโดยธรรมชาติ แต่โทนสุภาพเป็นสิ่งที่ซับซ้อน! ตามความเป็นจริงแล้ว พนักงานบางคนยังฝึกฝนที่จะติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญและบริการต่างๆ เช่น บริการเขียนหลักสูตร แพลตฟอร์มการตลาดเนื้อหา หรือพาร์ทเนอร์ในเครืออื่นๆ โดยมีเป้าหมายให้อีเมลเตือนความจำดูสมบูรณ์แบบจากมุมมองด้านไวยากรณ์และคำศัพท์ แต่มีศิลปะที่เราจะแบ่งปันกับคุณ – อีเมลเตือนความจำไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่น่ากลัวในการเขียนและรับ
สุภาพ
สิ่งแรกที่ต้องทำ เมื่อใดก็ตามที่คุณพยายามเขียนเตือนความจำอย่างเป็นมิตร คือทำตัวให้สุภาพ แน่นอนว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่เมื่อคุณไม่ได้จดจ่อกับวิธีที่คุณพบเจอ น้ำเสียงของคุณอาจถูกผู้รับเข้าใจผิดได้ง่าย ระวังวิธีการใช้วลีอีเมลของคุณ เพื่อให้คุณดูเป็นมิตรและเหมือนการสนทนา แทนที่จะเป็นคนที่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เรียบง่ายกับผู้รับ
สิ่งสำคัญที่สุดคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบด้วยข้อความที่แสดงเป็นนัยว่าไม่มีใครผิด
แนะนำว่าคุณพลาดอีเมลของพวกเขา หรือหากพวกเขาติดต่อมา อีเมลหรือระบบการส่งข้อความของคุณไม่ได้แจ้งให้คุณทราบ แนะนำว่าคุณพลาดอีเมลของพวกเขา หรือหากพวกเขาได้รับการติดต่อ ระบบส่งข้อความหรือ ส่งอีเมล ของคุณไม่ได้แจ้งให้คุณทราบ
. เมื่อคุณใช้ข้อความแบบนี้ คุณจะเตือนอีกฝ่ายว่าคุณกำลังเช็คอินโดยไม่มีการตำหนิ และคุณไม่ได้มองว่าหยาบคายหรือใจร้อนแต่อย่างใด ตัวอย่างเช่น:
ทำให้ข้อความของคุณสั้น
ในการเขียนอีเมลเตือนความจำทุกวัตถุประสงค์ คุณต้องเขียนข้อความให้สั้นเข้าไว้ ต้องมีความชัดเจน รัดกุม และตรงประเด็น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกกล่าวหาว่าเป็นคนใจร้อน และเพื่อลดความเป็นไปได้ที่คุณจะขัดจังหวะ ทำให้ข้อความของคุณถึงผู้รับอ่านได้ง่าย และคุณจะพบว่าพวกเขาจะเปิดกว้างมากขึ้นในการตอบกลับอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ หากคุณไม่ทราบวิธีการทำอย่างถูกต้อง – ขอความช่วยเหลือจาก ผู้เขียนเรียงความ
การทำให้อีเมลเตือนความจำสั้นเป็นส่วนสำคัญของการเป็นมิตรและเป็นประโยชน์ เพราะมันเป็นไปตามรูปแบบการสนทนาอย่างใกล้ชิดมากกว่าอีเมลที่ยาวและขยายใหญ่อย่างที่เคยทำ สิ่งเหล่านี้ยากที่จะแม้แต่จะอ่าน ไม่ต้องพูดถึงการอ่านและตอบกลับ และคุณกำลังพยายามแสดงความอยากรู้อยากเห็นของคุณอย่างมืออาชีพ นอกจากนี้ คุณยังปล่อยให้ข้อความเปิดกว้างสำหรับการตีความน้อยลง และผู้รับจะไม่สงสัยว่าคุณกำลังพยายามบอกเป็นนัยเกี่ยวกับพฤติกรรมของตนเองผ่านการส่งอีเมลหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ระวังข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำของคุณ พวกเขามักจะปรากฏในอีเมลสั้น ๆ มากกว่าอีเมลยาว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ และไม่ทิ้งข้อผิดพลาดไว้ในข้อความของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร
คุณเคยได้รับอีเมลและเข้าใจผิดโดยสิ้นเชิงว่าอีเมลนั้นถามเกี่ยวกับอะไร? คุณเคยได้รับข้อความจากคนที่คุณรู้จักดีแต่ไม่รู้ว่าเขากำลังพูดถึงอะไรอยู่หรือเปล่า? มันเกิดขึ้นมากกว่าที่คุณคิด และคุณต้องแน่ใจว่ามันไม่ใช่กับดักที่คุณเจอเมื่อเขียนอีเมลเตือนความจำ
สรุปแล้ว บริบทเป็นอันดับหนึ่งเมื่อส่งอีเมลเตือน! คุณต้องแน่ใจว่าคนที่ได้รับอีเมลนั้นรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร และพวกเขาสามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็วในลักษณะที่ทำให้คุณตามทัน ดังนั้น จงเจาะจงในการเตือนความจำของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ให้รายละเอียด แม้จะสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณติดต่อเพื่อเตือนบุคคลนั้น หากงานที่คุณมอบหมายให้บุคคลนั้นมีตัวเลข อย่าลืมอ้างอิงถึงสิ่งนี้
แนะนำการใช้แอพตั้งเวลา
แอปจัดตารางเวลาสามารถช่วยเหลือผู้ทำงานร่วมกันทุกคนในโครงการได้อย่างแท้จริง ต้องขอบคุณอินเทอร์เฟซที่ใช้ร่วมกันของพวกเขา และความสามารถในการทำงานร่วมกันในโครงการที่โฮสต์หรือสนับสนุนผ่านพวกเขา ในอีเมลเตือนความจำของคุณ หากคุณพยายามทำตัวเป็นมิตร คุณควรมองว่ามีประโยชน์เช่นกัน และด้วยการแนะนำแอพตั้งเวลาเพื่อลดความจำเป็นในการเตือนความจำเพิ่มเติมในอนาคต คุณจะทำสิ่งนี้ได้สำเร็จอย่างง่ายดาย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นแอพตั้งเวลาที่คุณพบว่ามีประโยชน์ บางอย่างเช่น Bookafy ซึ่งไม่เหมือนกับแอปจัดตารางเวลาอื่นๆ ในตลาด สามารถใช้ได้ทั้งในเบราว์เซอร์และบนอุปกรณ์ iOS และ Android นอกจากนี้ Bookafy ยังมีอัตราการสมัครสมาชิกที่ต่ำกว่าแอปที่คล้ายกัน และเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการดำเนินการที่มีขนาดเล็กและใช้ไหวพริบน้อยกว่าที่คุณอาจใช้งานด้วย Bookafy ยังเป็นแอปที่ดีที่น่าใช้ด้วยนโยบายการบริการลูกค้าซึ่งให้การสนับสนุนทั้งทางโทรศัพท์และอีเมล ทำให้ผู้ใช้สามารถติดต่อได้ตลอดเวลาเกี่ยวกับปัญหา
ดึงดูดความสนใจของพวกเขา
อีเมลเตือนความจำสามารถพลาดได้ง่ายๆ ดังที่เราได้กล่าวไว้สั้นๆ ข้างต้น เนื่องจากความรู้สึกเร่งด่วนลดลง แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่ใช่สิ่งเลวร้าย แต่ก็หมายความว่าคุณต้องทำบางสิ่งที่จะดึงดูดความสนใจของผู้รับ คุณต้องแน่ใจว่า อีเมลของคุณโดดเด่น ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี
หัวเรื่องที่ติดหู ภาพบางภาพที่ดึงดูดสายตาเมื่อเปิดข้อความ หรือแม้แต่คำนำหน้า ‘สำคัญ’ ก็สามารถทำงานได้อย่างมหัศจรรย์เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อื่น แน่นอนว่าแม้ในขณะที่กำลังดึงความสนใจ คุณก็ต้องดูเป็นมิตร ดังนั้นพยายามทำสิ่งเหล่านี้ให้เป็นกันเองที่สุดเท่าที่จะทำได้
แน่นอนว่า เพื่อพยายามป้องกันไม่ให้พลาดอีเมลใดๆ ในอนาคต อย่าลืมขอให้พนักงาน/ผู้รับเหมาอิสระทุกคนจัดเรียงที่อยู่อีเมลของคุณในตัวกรอง ‘สำคัญ’ ซึ่งหมายความว่าข้อความจะปรากฏในกล่องจดหมายที่แจ้งด้วยดาว คุณยังสามารถกำหนดให้พวกเขาใช้โฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับงาน ซึ่งจะถูกตรวจสอบเป็นประจำทุกวัน เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอีเมลใดของคุณถูกกรองลงในช่อง ‘สแปม’