Como escrever um e-mail de lembrete amigável?

Mantenha a sua mensagem curta

Para escrever uma mensagem de correio electrónico de lembrete, é necessário que a mensagem seja curta. Tem de ser claro, conciso e directo, para não parecer acusatório ou impaciente e para minimizar a possibilidade de estar a interromper. Torne a sua mensagem para o destinatário fácil de ler e verá que ele estará muito mais aberto a responder-lhe de forma rápida e eficaz. Se não souber como o fazer correctamente, peça ajuda ao redactor.

Manter uma mensagem de correio electrónico de lembrete curta é uma grande parte do processo de parecer amigável e útil, porque segue o formato da conversa muito mais de perto do que uma mensagem de correio electrónico longa e alargada alguma vez faria. É difícil olhar para elas, quanto mais ler e responder, e está a tentar ser profissional na sua curiosidade. Também deixa a mensagem muito menos aberta a interpretações e o destinatário não ficará a pensar se está a tentar insinuar algo sobre a sua própria conduta através do envio do e-mail. No entanto, tenha cuidado com os erros gramaticais e ortográficos. Tendem a destacar-se mais numa mensagem de correio electrónico curta do que numa longa. Certifique-se de que utiliza um corrector gramatical e não deixa erros na sua mensagem.

Certifique-se de que o destinatário sabe do que está a falar

Já alguma vez recebeu uma mensagem de correio electrónico e não percebeu completamente o que era pedido? Já alguma vez recebeu uma mensagem de alguém que conhece bem, mas que não faz ideia do que está a falar? Acontece muito mais do que se pensa e é preciso ter a certeza de que não é uma armadilha em que também se cai quando se escreve um e-mail de lembrete.

Em suma, o contexto é o mais importante quando se envia um lembrete por correio electrónico! Tem de garantir que a pessoa que recebe a mensagem sabe do que está a falar e que pode responder rapidamente de forma a mantê-lo actualizado. Por isso, seja específico nos seus lembretes e certifique-se de que detalha, ainda que brevemente, o motivo pelo qual está a entrar em contacto para lembrar a pessoa. Se as tarefas que atribuiu à pessoa tiverem um número, não se esqueça de o referir.

Sugerir a utilização de uma aplicação de agendamento

Uma aplicação de agendamento pode ser uma verdadeira ajuda para todos os colaboradores de um projecto, graças às suas interfaces partilhadas e à capacidade de trabalhar colectivamente em projectos alojados ou apoiados por eles. No seu e-mail de lembrete, se está a tentar ser amigável, é uma boa ideia parecer também útil e, ao sugerir uma aplicação de agendamento para eliminar a necessidade de mais lembretes no futuro, conseguirá facilmente fazê-lo.

Certifique-se de que se trata de uma aplicação de agendamento que considera útil. Algo como o Bookafy, que, ao contrário de outras aplicações de agendamento no mercado, pode ser utilizado tanto no browser como em dispositivos iOS e Android. A Bookafy também oferece taxas de subscrição mais baixas do que outras aplicações semelhantes e é uma boa opção para as operações mais pequenas e com menos recursos com que possa estar a trabalhar. A Bookafy é também uma boa aplicação para utilizar graças à sua política de serviço ao cliente, que oferece apoio por telefone e por correio electrónico, garantindo que os utilizadores podem contactá-los em qualquer altura relativamente a problemas.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.