Jak napisać przyjazny e-mail z przypomnieniem?

Trzymaj wiadomość krótko

W każdym i wszystkich celach pisania e-maila z przypomnieniem, musisz zachować krótką wiadomość. Musi być jasny, zwięzły i na temat, aby upewnić się, że nie wyjdziesz na oskarżyciela, niecierpliwego, a także aby zminimalizować możliwość, że przerywasz. Spraw, aby Twoja wiadomość do odbiorcy była łatwa do odczytania, a przekonasz się, że sami będą o wiele bardziej otwarci na odpowiadanie na nią w szybki i skuteczny sposób. Jeśli nie wiesz, jak zrobić to w odpowiedni sposób - poproś o pomoc autora eseju.

Utrzymanie krótkiego e-maila z przypomnieniem jest dużą częścią natknięcia się na przyjazny i pomocny, ponieważ podąża za formatem rozmowy znacznie bliżej niż długi i rozbudowany e-mail kiedykolwiek by. Na te trudno nawet patrzeć, a co dopiero czytać i odpowiadać, a Ty starasz się tu profesjonalnie podchodzić do swojej ciekawości. Pozostawiasz również wiadomość znacznie mniej otwartą na interpretację, a odbiorca nie będzie się zastanawiał, czy próbujesz sugerować coś na temat swojego postępowania poprzez wysłanie e-maila. Uważaj jednak na błędy gramatyczne czy ortograficzne. Mają tendencję do wyskakiwania bardziej w krótkim mailu niż w długim. Upewnij się, że używasz grammar checker i nie pozostawiasz błędów w swojej wiadomości.

Upewnij się, że odbiorca wie, o czym mówisz

Czy kiedykolwiek otrzymałeś maila i kompletnie nie zrozumiałeś o co w nim pytano? Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość od kogoś, kogo dobrze znasz, ale nie masz pojęcia, o czym mówi? Zdarza się to o wiele częściej niż mogłoby się wydawać i musisz być pewien, że nie jest to pułapka, w którą wpadasz również pisząc maila z przypomnieniem.

Podsumowując, kontekst jest numerem jeden przy wysyłaniu maila z przypomnieniem! Musisz mieć pewność, że osoba odbierająca e-mail wie, o czym mówisz i że może szybko odpowiedzieć w taki sposób, abyś był na bieżąco. Bądź więc konkretny w swoich przypomnieniach i upewnij się, że wyszczególniasz, choć krótko, o czym się kontaktujesz, aby przypomnieć danej osobie. Jeśli zadania, które przydzieliłeś danej osobie mają swój numer, koniecznie się do niego odnieś.

Zaproponuj użycie aplikacji do planowania

Aplikacja planowania może być prawdziwą pomocą dla każdego i wszystkich współpracowników w projekcie, dzięki ich wspólnych interfejsów i zdolność do pracy zbiorowej na projektach albo gospodarzem lub obsługiwane przez nich. W swoim e-mailu przypomnienia, jeśli starasz się być przyjazny, to dobry pomysł, aby natknąć się na pomocny, jak również, i sugerując aplikacji planowania, aby usunąć potrzebę dalszych przypomnień w przyszłości, łatwo to osiągnąć.

Upewnij się, że jest to aplikacja do planowania, którą sam uważasz za przydatną. Coś jak Bookafy, który w przeciwieństwie do innych aplikacji do planowania na rynku, może być używany zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach z systemem iOS i Android. Bookafy oferuje również niższe stawki abonamentowe niż podobne aplikacje i jest dobrym wyborem dla mniejszych, mniej zasobnych operacji, z którymi możesz pracować. Bookafy jest również dobrą aplikacją dzięki swojej polityce obsługi klienta, która oferuje zarówno wsparcie telefoniczne, jak i mailowe, zapewniając użytkownikom możliwość dotarcia do nich w każdej chwili w razie problemów.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.