Jak napsat přátelský připomínací e-mail?

Udržujte svou zprávu krátkou

Při psaní e-mailové upomínky je třeba, aby zpráva byla krátká. Musí být jasná, stručná a výstižná, abyste nepůsobili obviňujícím a netrpělivým dojmem a abyste také minimalizovali možnost, že přerušujete. Udělejte svou zprávu pro příjemce snadno čitelnou a zjistíte, že na ni bude mnohem ochotnější sám rychle a efektivně reagovat. Pokud nevíte, jak to udělat správně, požádejte o pomoc autora eseje.

Krátký e-mail s připomínkou je důležitou součástí přátelského a vstřícného chování, protože mnohem přesněji dodržuje formát konverzace, než by tomu bylo v případě dlouhého a rozsáhlého e-mailu. Na ty se nedá ani podívat, natož je číst a reagovat na ně, a vy se tu snažíte být profesionální, pokud jde o vaši zvědavost. Také ponecháte zprávu mnohem méně otevřenou interpretaci a příjemce nebude přemýšlet, zda se odesláním e-mailu nesnažíte naznačit něco o jeho vlastním chování. Dávejte si však pozor na gramatické a pravopisné chyby. V krátkém e-mailu mají tendenci vyniknout více než v dlouhém. Nezapomeňte použít kontrolu gramatiky a nenechávejte ve zprávě žádné chyby.

Ujistěte se, že příjemce ví, o čem mluvíte

Už se vám někdy stalo, že jste obdrželi e-mail a vůbec jste nepochopili, na co se vás ptá? Už se vám někdy stalo, že vám napsal někdo, koho dobře znáte, ale nemáte ponětí, o čem mluví? Stává se to mnohem častěji, než si myslíte, a musíte si být jisti, že se do této pasti nedostanete i při psaní e-mailu s upomínkou.

Celkově vzato, kontext je při zasílání e-mailové upomínky na prvním místě! Musíte se ujistit, že osoba, která e-mail přijímá, ví, o čem mluvíte, a že dokáže rychle reagovat tak, abyste byli v obraze. Buďte proto při připomínání konkrétní a nezapomeňte uvést, byť stručně, co chcete dotyčnému připomenout. Pokud mají úkoly, které jste dané osobě přidělili, nějaké číslo, nezapomeňte na něj odkázat.

Navrhnout použití aplikace pro plánování

Aplikace pro plánování by mohla být skutečně užitečná pro všechny spolupracovníky na projektu díky sdíleným rozhraním a schopnosti pracovat společně na projektech, které jsou buď hostovány, nebo podporovány jejich prostřednictvím. Pokud se v e-mailu s upomínkou snažíte být přátelští, je dobré působit také vstřícně, a když navrhnete aplikaci pro plánování, která v budoucnu odstraní potřebu dalších upomínek, snadno toho dosáhnete.

Ujistěte se, že jde o aplikaci pro plánování, kterou sami považujete za užitečnou. Něco jako Bookafy, kterou lze na rozdíl od jiných plánovacích aplikací na trhu používat jak v prohlížeči, tak v zařízeních se systémy iOS a Android. Bookafy také nabízí nižší ceny předplatného než podobné aplikace a je dobrou volbou pro menší, méně vynalézavé provozy, se kterými můžete pracovat. Aplikaci Bookafy je dobré používat také díky jejímu zákaznickému servisu, který nabízí telefonickou i e-mailovou podporu, takže uživatelé se s ní mohou kdykoli spojit v případě problémů.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.