Hoidke oma sõnum lühikeseks
Igasuguse meeldetuletusmeili kirjutamisel peate oma sõnumi lühikeseks hoidma. See peab olema selge, lühike ja täpne, et te ei mõjuks süüdistavalt, kannatamatuna ja et vähendada võimalust, et te katkestate. Tehke oma sõnum vastuvõtjale kergesti loetavaks ja te leiate, et nad on palju avatumad, et vastata sellele ise kiiresti ja tõhusalt. Kui te ei tea, kuidas seda õigesti teha - küsige abi essee kirjutajalt.
Meeldetuletuse lühikeseks pidamine on suur osa sõbraliku ja abivalmis olemisest, sest see järgib vestluse formaati palju täpsemalt kui pikk ja laiendatud e-kiri. Neid on raske isegi vaadata, rääkimata lugemisest ja vastamisest, ja sa üritad siin oma uudishimu professionaalselt väljendada. Samuti jätate sõnumi palju vähem tõlgendamisruumi ja saaja ei mõtle, kas püüate e-kirja saatmisega vihjata midagi tema enda käitumise kohta. Olge siiski ettevaatlik oma grammatika- või õigekirjavigadega. Nad kipuvad rohkem välja tulema lühikese e-kirja kui pika e-kirja puhul. Kasutage kindlasti grammatikakontrolliprogrammi ja ärge jätke oma sõnumisse vigu.
Veenduge, et vastuvõtja teab, millest te räägite
Kas olete kunagi saanud e-kirja ja saanud täiesti valesti aru, mida selles küsitakse? Kas olete kunagi saanud sõnumeid, mida keegi, keda tunnete hästi, kuid kellel pole aimugi, millest ta räägib? Seda juhtub palju rohkem, kui te arvate, ja te peate olema kindel, et see ei ole lõks, millesse te ka meeldetuletusmeili kirjutamisel langete.
Kokkuvõttes on kontekst meeldetuletusmeili saatmisel number üks! Peate tagama, et e-kirja vastuvõtja teab, millest te räägite, ja et ta suudab kiiresti vastata nii, et te olete kursis. Seega olge oma meeldetuletustes konkreetsed ja veenduge, et te täpsustate, kuigi lühidalt, mida te isikule meelde tuletate. Kui inimesele määratud ülesannetel on number, siis viita sellele kindlasti.
Soovitan kasutada ajaplaneerimise rakendust
Ajaplaneerimisrakendus võib olla tõeline abimees kõigile projektis osalejatele, tänu nende ühistele kasutajaliideseile ja võimalusele töötada ühiselt projektidega, mida nad kas majutavad või toetavad. Kui püüate oma meeldetuletusmeilis olla sõbralik, siis on hea mõte mõjuda ka abivalmina ning soovitades ajakava rakendust, mis kaotab tulevikus vajaduse edasiste meeldetuletuste järele, saavutate selle hõlpsasti.
Veenduge, et see on ajakava rakendus, mida te ise peate kasulikuks. Midagi nagu Bookafy, mida erinevalt teistest turul olevatest ajakava rakendustest saab kasutada nii brauseris kui ka iOS- ja Android-seadmetes. Bookafy pakub ka madalamaid liitumistariife kui sarnased rakendused ja on hea valik väiksematele, vähem ressursimahukatele ettevõtetele, kellega te võib-olla töötate. Bookafy on hea rakendus ka tänu klienditeeninduspoliitikale, mis pakub nii telefoni- kui ka e-posti tuge, tagades, et kasutajad saavad neid probleemide korral alati kätte.
Save time with automated scheduling
Bookafy handles online booking, reminders, and calendar sync so you can focus on the work.
Try Bookafy free
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.