Miten kirjoittaa ystävällinen muistutussähköposti?

Pidä viestisi lyhyenä

Muistutussähköpostin kirjoittamisen yhteydessä sinun on pidettävä viestisi lyhyenä. Sen on oltava selkeä, ytimekäs ja ytimekäs, jotta et vaikuta syyttelevältä tai kärsimättömältä ja jotta minimoit sen mahdollisuuden, että keskeytät puhelun. Tee viestistäsi vastaanottajalle helppolukuinen, ja huomaat, että hän on paljon valmiimpi vastaamaan siihen nopeasti ja tehokkaasti. Jos et osaa tehdä sitä oikein - pyydä apua esseen kirjoittajalta.

Muistutussähköpostin pitäminen lyhyenä on suuri osa ystävällisen ja avuliaana vaikuttamista, koska se noudattaa keskustelun muotoa paljon tarkemmin kuin pitkä ja laaja sähköposti koskaan tekisi. Niitä on vaikea edes katsoa, saati sitten lukea ja vastata niihin, ja yrität olla ammattimainen uteliaisuutesi suhteen. Jätät viestin myös paljon vähemmän tulkinnanvaraiseksi, eikä vastaanottaja mieti, yritätkö sähköpostin lähettämisellä vihjata jotain hänen omasta käytöksestään. Ole kuitenkin varovainen kielioppi- ja kirjoitusvirheiden kanssa. Niillä on taipumus tulla paremmin esiin lyhyessä kuin pitkässä sähköpostissa. Varmista, että käytät kieliopin tarkistusohjelmaa ja että viestissäsi ei ole virheitä.

Varmista, että vastaanottaja tietää mistä puhutte

Oletko koskaan saanut sähköpostia ja ymmärtänyt täysin väärin, mitä siinä kysyttiin? Oletko koskaan saanut viestin joltain, jonka tunnet hyvin, mutta jolla ei ole aavistustakaan, mistä hän puhuu? Sitä tapahtuu paljon useammin kuin luuletkaan, ja sinun on varmistettava, ettet lankea siihen ansaan myös muistutussähköpostia kirjoittaessasi.

Kaiken kaikkiaan asiayhteys on tärkeintä muistutussähköpostia lähetettäessä! Sinun on varmistettava, että sähköpostin vastaanottaja tietää, mistä puhut, ja että hän pystyy vastaamaan nopeasti niin, että pysyt ajan tasalla. Ole siis tarkka muistutuksissasi ja varmista, että kerrot yksityiskohtaisesti, vaikkakin lyhyesti, mistä asiasta muistutat henkilöä. Jos tehtävillä, jotka olet antanut henkilölle, on numero, muista viitata siihen.

Ehdota aikataulusovelluksen käyttöä

Aikataulusovelluksesta voi olla todellista apua kaikille projektin yhteistyökumppaneille, koska ne tarjoavat yhteisiä käyttöliittymiä ja mahdollisuuden työskennellä yhdessä joko isännöidyissä tai niiden tukemissa projekteissa. Jos yrität olla ystävällinen muistutussähköpostissasi, on hyvä idea vaikuttaa myös avuliaalta, ja ehdotat helposti aikataulusovellusta, joka poistaa muistutusten tarpeen tulevaisuudessa.

Varmista, että kyseessä on aikataulusovellus, joka on sinusta itsestäsi hyödyllinen. Kuten Bookafy, jota voi käyttää sekä selaimessa että iOS- ja Android-laitteissa, toisin kuin muita markkinoilla olevia aikataulusovelluksia. Bookafy tarjoaa myös alhaisempia tilausmaksuja kuin vastaavat sovellukset, ja se on hyvä valinta pienemmille, vähemmän resursseja omaaville yrityksille, joiden kanssa saatat työskennellä. Bookafy on myös hyvä sovellus sen asiakaspalvelukäytännön ansiosta, joka tarjoaa sekä puhelin- että sähköpostitukea, mikä takaa, että käyttäjät voivat aina tavoittaa heidät ongelmien suhteen.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.