Kako napisati prijateljski podsjetnik putem e-pošte?

Neka vaša poruka bude kratka

U bilo koju svrhu pisanja e-pošte s podsjetnikom, poruka mora biti kratka. Mora biti jasan, koncizan i konkretan, kako ne biste ispali optužujući, nestrpljivi, te kako biste smanjili mogućnost da prekidate. Neka vaša poruka primatelju bude laka za čitanje i vidjet ćete da će oni sami biti mnogo otvoreniji da na nju odgovore na brz i učinkovit način. Ako ne znate kako to učiniti na pravi način – zamolite esejista za pomoć.

Održavanje kratke e-pošte s podsjetnikom velik je dio toga da izgledate prijateljski i od pomoći, jer prati format razgovora puno bolje nego duga i proširena e-poruka. Teško ih je čak i pogledati, a kamoli pročitati i na njih odgovoriti, a vi ovdje pokušavate biti profesionalni u vezi sa svojom znatiželjom. Također ostavljate poruku daleko manje otvorenom za tumačenje, a primatelj se neće pitati pokušavate li implicirati nešto o njihovom vlastitom ponašanju putem slanja e-pošte. Međutim, budite oprezni s gramatičkim ili pravopisnim pogreškama. Više se pojavljuju u kratkoj e-poruci nego u dugoj. Svakako koristite alat za provjeru gramatike i ne ostavljajte pogreške u svojoj poruci.

Pobrinite se da primatelj zna o čemu govorite

Jeste li ikada primili e-poruku i potpuno krivo razumjeli o čemu se u njoj traži? Je li vam ikada netko koga dobro poznajete poslao poruku, ali nemate pojma o čemu priča? Događa se puno više nego što mislite i morate biti sigurni da to nije zamka u koju također upadate kada pišete e-poruku podsjetnika.

Sve u svemu, kontekst je broj jedan kada šaljete podsjetnik e-poštom! Morate osigurati da osoba koja prima e-poštu zna o čemu govorite i da može brzo odgovoriti na način koji vas drži u toku. Dakle, budite precizni u svojim podsjetnicima i pobrinite se da detaljno opišete, iako ukratko, o čemu kontaktirate da biste osobu podsjetili. Ako zadaci koje ste dodijelili osobi imaju broj, svakako ga navedite.

Predložite korištenje aplikacije za zakazivanje

Aplikacija za planiranje mogla bi biti od stvarne pomoći svim suradnicima na projektu, zahvaljujući njihovim zajedničkim sučeljima i mogućnosti zajedničkog rada na projektima koji se hostiraju ili podržavaju preko njih. U svojoj e-poruci podsjetnika, ako pokušavate biti prijateljski nastrojeni, bilo bi dobro da također budete korisni, a to ćete lako postići ako predložite aplikaciju za zakazivanje kako biste uklonili potrebu za daljnjim podsjetnicima u budućnosti.

Provjerite je li to aplikacija za zakazivanje koju i sami smatrate korisnom. Nešto poput Bookafyja, koji se, za razliku od drugih aplikacija za zakazivanje na tržištu, može koristiti i u pregledniku i na iOS i Android uređajima. Bookafy također nudi niže stope pretplate od sličnih aplikacija i dobar je izbor za manje, manje snalažljive operacije s kojima možda radite. Bookafy je također dobra aplikacija za korištenje zahvaljujući svojoj politici korisničke službe, koja nudi podršku telefonom i e-poštom, osiguravajući da ih korisnici mogu kontaktirati u svakom trenutku u vezi s problemima.

Casey Sullivan
Bookafy — online appointment scheduling for growing businesses.